Dokumentenmanagement Blog

Unstrukturierte Daten strukturieren: der agorum core smart folder

[fa icon="calendar"] 10.04.2019 15:42:41 / by Petra Kayser

agorum core smart folder dynamische Ordnerstru

Die Baumstruktur auf dem Fileserver: Selbst gemachte Datensilos in denen unstrukturierte Daten in Ordnern versinken. Häufig so gut weggepackt, dass sie niemand, außer dem Bearbeiter selbst, wiederfindet. Diese Daten lassen sich nicht auswerten, sie liefern nur unzureichende Informationen für Dashboards und sie arbeiten den Anwendern nicht zu, sondern halten sie auf. Die Thematik ist weit verbreitet. Die feine Lösung sind virtuelle, dynamische Ordnerstrukturen.  

 

Informationen landen in der Versenkung

Sie kennen das: Der Vertrieb denkt in Kunden, der Einkauf in Lieferanten und das Marketing in Kampagnen. Alle legen ihre Daten in einer Baumstruktur ab und fügen bei Bedarf weitere Ordner hinzu. Als logische Folge wächst und gedeiht der Baum wie in der Natur. Besonders bei Projekten mit langen Laufzeiten und vielen beteiligten Abteilungen entsteht so ein historisch gewachsener Wildwuchs. Oder nennen wir es Urwald. 

 

Die Risiken von unstrukturierten Daten

Bewerbungsunterlagen, Mandantenakten, Verfahrensanweisungen, die E-Mail mit der finalen Freigabe, Rechnungen - die Aufzählung ließe sich endlos erweitern - all das sind Daten und Informationen, die nach den gesetzlichen Vorgaben (DSGVO, GoBD, ISO-Normen) verwaltet und archiviert werden müssen. Wilde Datenansammlungen ohne Kategorisierung sind lost in Space. Sie stellen ...

  • ein hohes Datenschutzrisiko dar,
  • können nicht selektiv durch Filterfunktionen ausgewertet werden und
  • kosten viel wertvolle Zeit, die Mitarbeiter für Suchen und Finden aufbringen müssen.

 

Die Chancen von strukturierten Daten

Die Nutzbarmachung von unstrukturierten Daten ist die Herausforderung bei der Bewältigung von großen Datenmengen. Für den mittelständischen Getränkehandel gleichermaßen wie für die Big Player. Hier fällt schnell der Begriff Big Data

Bei der Priorisierung von Digitalisierungsprojekten ist das "Aufräumen" der Baumstruktur ein sinnvoller Anfang. In dem Moment, wo Daten durch Metadaten kategorisiert werden, arbeiten sie Ihnen zu. Das ist auch eine wichtige Voraussetzung, um gesetzeskonform zu archivieren. 

Die Steigerung sind dynamische Ordnerstrukturen. Damit passen sich die Ordner mit benutzerzentrierten Ansichten den jeweiligen Abteilungen an. D. h. der Einkauf hat den Blick auf die Lieferanten mit allen Angeboten, Rechnungen und Verträgen. Die Produktion sieht z. B. den Laufzettel aus der Fertigung oder die aktuellen Maschinendaten. Übergeordnet entsteht eine kontextbezogene Projektakte, auf die alle Abteilungen zugreifen können. Die Vorteile:  

  • Hohe Zeiteinsparung und eine deutliche Effizienzsteigerung durch schnelles Auffinden von Informationen.

 

Dynamische Ordnerstrukturen - kurz erklärt

Bei einer virtuellen, dynamischen Ordnerstruktur liefert die Software eine suchzentrierte Ansicht. Das Ganze basiert auf Suchanfragen, die sich die Informationen über Metadaten suchen. Im Backend fungiert ein performantes Netzwerk, das die Informationen innerhalb der Knoten weitergibt. 

Der agorum core smart folder ist ab der agorum core Version 9.0 integriert. Die dynamischen Ordner werden für die Unternehmen konfiguriert und bilden danach exakt deren Prozesse ab. 

Die Einsatzgebiete und Möglichkeiten sind groß: der agorum core smart folder ist in sämtlichen Branchen im Einsatz. Darunter sind Kanzleien, die produzierende Industrie, der Dienstleistungssektor, die Immobilienbranche, IT-Unternehmen, usw..  Die Prozesse sind bei allen Kunden unterschiedlich, das Ergebnis sind jedoch immer suchzentrierte Ansichten auf Projektakten. 

 

Lernen Sie den agorum core smart folder kennen

Starre Baumstrukturen sind Relikte aus den Anfängen der Digitalen Welt. Sie kosten Zeit, Geld und stellen ein hohes Datenschutzrisiko dar. Dynamische Ordnerstrukturen hingegen haben ein schier grenzenloses Potenzial in der Verwaltung von Projektakten. Wie groß, zeigen Ihnen Indra Cloet und Rolf Lang bei einer Online-Demo. 

 

Jetzt Online-Demo buchen. 

auch interessant: 

Revisionssicher archivieren nach GoBD

Knowledge Management

Entscheidungsfindung für ein DMS

Themen: Elektronische Akte, Dokumentenverarbeitung, dokumentenverwaltung




Kommentare

Wir freuen uns auf Ihr Feedback!