Zeit und damit Geld sparen - diese simple Begründung taucht immer wieder auf, wenn Sie sich mit dem Thema Dokumentenmanagement beschäftigen. Manchmal hört sich das etwas konstruiert und sehr abstrakt an, Fakt ist aber, dass ein Dokumentenmanagement-System (DMS) viele Funktionen aufweist, die in der täglichen Arbeit nicht nur das Leben erleichtern, sondern auch wirklich Zeit und Geld sparen!
Meine Antwort darauf lautet eindeutig: Jein! Es wird noch einige Zeit so bleiben, dass Papier nicht komplett aus den Büros verschwindet. Aber es ist eindeutig auf dem schnellen Rückzug, denn immer mehr Dokumente werden nur noch elektronisch verarbeitet und archiviert. Wichtigster Treiber für ein papierloses Büro ist die Wirtschaftlichkeit, die sich vor allem durch gesparte Kosten im Personalbereich und durch weniger Ausgaben im Einkauf bemerkbar macht. Aber auch das gesteigerte Bewusstsein für die Umwelt spielt eine Rolle, wenn es darum geht, Papier zu sparen. Rechtliche Rahmenbedingungen, die es erlauben, Dokumente elektronisch zu verschicken und zu archivieren, begünstigen und beschleunigen den Trend, immer mehr Papier durch elektronische Dokumente zu ersetzen.
Eine bestmögliche Datenqualität gehört auf die Agenda eines jeden Unternehmens. Glauben Sie nicht? Dann stellen Sie sich mal vor, was passiert, wenn in der Produktion auch nur ein Maß nicht stimmt oder bei einem verbindlichen Angebot versehentlich das Komma um eine Stelle nach vorne gerutscht ist. Ganz klar, Datenfehler machen Arbeit und kosten Geld - ob nun wie im ersten Beispiel massenhaft Ausschuss produziert wird oder das Unternehmen beim neuen Kunden gleich einen schlechten Eindruck macht, wenn das Angebot aus dem zweiten Beispiel korrigiert werden muss. Dabei lässt sich die Datenqualität oft überraschend einfach verbessern - einige Tipps dazu möchte ich heute mit Ihnen teilen.
Das digitale Zeitalter, in dem wir leben, bringt es mit sich, dass sich unsere Kommunikation im Allgemeinen stark verändert hat. Über zahlreiche elektronische Endgeräte sind wir praktisch jederzeit auf unterschiedlichsten Kanälen erreichbar. Über Messenger, SMS, E-Mail, Social Media-Kanäle, Chat-Systeme und auch noch das gute alte Papier erreichen uns in einem ständigen Fluss verschiedenste Informationen. Dabei den Überblick zu behalten, ist mittlerweile im privaten Bereich schon schwer, im beruflichen Alltag ob der Masse der eingehenden Informationen noch viel schwerer. Wie Sie es in Ihrem Unternehmen schaffen, mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) den internen Informationsfluss in den Griff zu bekommen und zu steuern, möchte ich Ihnen im folgenden Blogartikel darstellen.
Unterschiedlichste digitale und analoge Informationskanäle machen das Arbeitsleben nicht unbedingt einfacher. Rechnungen und Verträge kommen häufig noch per klassischer Briefpost, die allgemeine geschäftliche Korrespondenz läuft meist über E-Mail ab, größere Dokumente und Dateien werden per Dropbox & Co verteilt und die Kommunikation im Projektteam läuft über einen internen Messenger oder womöglich sogar über einen externen Dienst wie Whatsapp ab. Das Ergebnis: Ständig muss zwischen unterschiedlichen Programmen, Geräten oder Medien gewechselt werden und es gibt keine zentrale Stelle, an der die Informationen strukturiert und ohne Medienbrüche zusammenkommen. Dass es besser geht, zeigt das Open Source Dokumentenmanagement-System agorum® core.
In den seltensten Fällen arbeiten heute noch restlos alle Mitarbeiter eines Unternehmens mit dem gleichen Betriebssystem auf den Rechnern. Häufig gibt es einen bunten Mix aus Windows-, Mac- und Linux-Betriebssystemen unterschiedlichster Versionen. Da wird es zum Problem, wenn das Dokumentenmanagement-System (DMS) nicht in der Lage ist mitzuhalten. agorum® core unterstützt Windows, Mac und Linux als Client-Betriebssysteme und ist abwärts kompatibel bis Windows XP.
E-Mails und deren Anhänge im Unternehmen sicher zu archivieren, ist eine nicht zu unterschätzende Aufgabe. Machen Sie es sich am besten so einfach wie möglich und nutzen Sie das Mailarchiv-Template von agorum® core. Sie installieren das Template einfach in agorum® core und legen sofort los. Das agorum® core Mailarchiv hilft Ihnen, die gesetzlichen Anforderungen an die E-Mail-Archivierung zu erfüllen, schützt vor Datenverlust, verhindert Manipulation, entlastet den Mailserver, macht E-Mails durchsuchbar und integriert sie in Ihre Geschäftsprozesse und elektonischen Akten.
In Unternehmen, die mit elektronischem Dokumentenmanagement arbeiten, spielt das Dokumentenmanagement-System meist die zentrale Rolle in der IT. Alle wichtigen Informationen, die das Unternehmen betreffen, werden in Form von Dokumenten im DMS gespeichert: E-Mails, Angebote, Verträge, Dokumentationen, Präsentationen, Tabellen, Zeichnungen, und vieles mehr. Das gesamte Wissenskapital der Firma wird zentral im DMS archiviert und organisiert. Know-How und Zahlen, die nicht in falsche Hände geraten dürfen, aber für immer zugänglich bleiben sollten.
Unternehmen und Organisationen, die große E-Mailarchive mit agorum® core verwalten, können mit dem neuen Modul agorum® core Mail Compression den Speicherbedarf für E-Mails um mindestens 50% reduzieren.
Bereits während der Entwicklung bekam unser Supporttool den Spitznamen "des Administrators Liebling". Aus gutem Grund, denn es ist als Standardmodul bereits in Ihrem DMS integriert und vereint alle wichtigen Admin-Funktionen in einem einzigen Tool. Das zentrale Dashboard zeigt auf einen Blick, was im DMS gerade passiert. So kann der Admin die Systemparameter zuverlässig überwachen. Integrierte Checks helfen, die Hard- und Software gezielt zu optimieren. Module werden einfach per Klick aktiviert und direkt im Supporttool konfiguriert. Außerdem kann der Administrator Patches und Zertifkate installieren, Logfiles komfortabel durchsuchen und vieles mehr.