Dokumentenmanagement Blog

Mehrere Filialen, überall einheitliche Daten mit agorum® core Sync

[fa icon="calendar'] 07.02.2018 13:38:07 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Vom Bäcker um die Ecke über das mittelständische Industrieunternehmen mit zwei oder drei Werken bis zum weltweit agierenden Großkonzern: Die Frage "Wie stelle ich einen einheitlichen Datenbestand sicher?" beschäftigt jedes Unternehmen mit mehreren Standorten.  Je öfter Mitarbeiter von unterschiedlichen Standorten aus auf die gleichen Daten zugreifen müssen, umso wichtiger ist ein sinnvolles, nachhaltiges Synchronisierungskonzept. Welche Möglichkeiten ein gutes Dokumentenmanagement-System hier bietet, möchte ich am Beispiel agorum® core aufzeigen.

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agorum® core: mehr Usability für jedes Alter und jede Arbeitsweise

[fa icon="calendar'] 01.02.2018 09:04:00 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Ältere Mitarbeiter tun sich schwerer mit neuer Software, jüngere hingegen zeigen kaum Toleranz für altmodische Oberflächen und eine umständliche, wenig intuitive Bedienung. So das Klischee, das durch diverse Studien ebenso untermauert wird wie das Gegenteil. Einig sind sich jedoch alle Usability-Experten in einem Punkt: Die Akzeptanz durch die Benutzer entscheidet maßgeblich, ob eine Software erfolgreich eingeführt wird oder eben nicht. Gerade bei einem Dokumentenmanagement-System (DMS), das naturgemäß sehr tief in die Prozesse des Unternehmens eingreift, macht es also Sinn, genau zu schauen, wie die Benutzer ticken, was sie sich wünschen und wie sie arbeiten.

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agorum® bei den digiTagen: Digitaler Wandel - das papierarme IP-Büro 

[fa icon="calendar'] 31.01.2018 13:24:30 / von Stefan Röcker veröffentlicht in News, Dokumentenmanagement, Messen und Veranstaltungen

Viele Aufträge, verbunden mit Leistungs- und Termindruck, führen auch in IP-Büros (Intellectual Property) zu immer mehr Zeitmangel. Patentabteilungen und Kanzleien, die sich mit gewerblichem Rechtsschutz beschäftigen, brauchen daher neue digitale Strategien, um ihre Arbeitseffizienz zu steigern. Welche Möglichkeiten es hierfür gibt, soll bei den cidora-digiTagen im April 2018 in Stuttgart erörtert werden.

 

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agorum® core 8.2 released

[fa icon="calendar'] 25.01.2018 09:24:53 / von Stefan Röcker veröffentlicht in News, Dokumentenmanagement

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Das soeben veröffentlichte agorum® core 8.2 bringt neue Funktionen, zahlreiche Erweiterungen und diverse Bugfixes mit. Eine der wichtigsten neuen Funktionen ist die agorum® graphical user interface loader abstraction, kurz: aguila. Mit aguila lassen sich noch einfacher individuelle Nutzeroberflächen erstellen, die sich exakt an die Bedürfnisse der Anwender anpassen. Auch für das agorum® core Storage-Modul gibt es neue Funktionen und das Zusatzmodul agorum® core Storage Container, mit dem Sie große Datenmengen einfacher administrieren. 

 

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Hierarchisches Speichermanagement für ein bedarfsoptimiertes Storage 

[fa icon="calendar'] 18.01.2018 10:03:30 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Das Datenaufkommen in Unternehmen wächst stetig. Weil immer mehr Daten natürlich auch immer mehr Speicherplatz brauchen, sind die IT-Verantwortlichen gefragt, eine Datenspeicherungsstrategie zu entwickeln, die den verschiedenen Arten von Daten ebenso gerecht wird wie dem Nutzerverhalten und dem Gebot der Geschäftsleitung, Kosten zu sparen. In diesem Zusammenhang hört man immer wieder das Schlagwort "hierarchisches Speichermanagement". Was es damit auf sich hat und warum Sie diese Funktion für Ihr Storagekonzept nutzen sollten, möchte ich heute kurz beleuchten.

 

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Digitale Steuerprüfung? Richtig vorbereitet kein Grund zur Panik.

[fa icon="calendar'] 10.01.2018 13:23:22 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Betriebsprüfungen stehen bei den meisten Unternehmen ganz weit unten in der Beliebtheitsskala, denn sie kommen in der Regel ungelegen und sind fast immer mit zusätzlichem Aufwand verbunden. Oft bricht sogar regelrechte Panik aus, beispielsweise wenn der Prüfer nach Unterlagen fragt, die irgendwo im Archiv verschollen sind.  Dabei ist es heute einfacher denn je, sich richtig auf eine digitale Steuerprüfung vorzubereiten. Einige Hinweise dazu möchte ich Ihnen heute geben.

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Wie kann ich dokumentenbezogene Prozesse optimieren?

[fa icon="calendar'] 03.01.2018 18:05:01 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Dokumente jeglicher Art - von der Aktennotiz über die E-Mail bis zum Vertrag - begegnen uns jeden Tag. Manche sind dringlich und wichtig und sollen schnell bearbeitet werden, andere müssen lediglich zur Kenntnis genommen und abgelegt werden. Teilweise sind die Dokumente geheim und nur für eine Person bestimmt, teilweise ist es notwendig, dass auch andere Personen die Informationen erhalten oder zusammen an einem Dokument arbeiten. Die Verteilung und Bearbeitung von Dokumenten geschieht auf unterschiedlichste Arten, die sich deutlich in ihrer Effizienz unterscheiden. Im folgenden Blogbeitrag möchte ich Ihnen einige Tipps geben, wie Sie Ihre dokumentenbezogenen Prozesse mit einem DMS optimieren. 

 

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Aufbewahrungsfristen 2018: Welche Dokumente können zum 1. Januar weg?

[fa icon="calendar'] 27.12.2017 15:47:05 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Alle Jahre wieder... kommt erst das Christkind und dann das große Ausmisten im Büro. Denn die meisten Menschen möchten ohne Altlasten ins neue Arbeitsjahr starten und nutzen die ruhige Zeit um den Jahreswechsel, um den Arbeitsplatz auf Vordermann zu bringen. Die alten Aktenordner kommen in den Keller, neue werden angelegt und in der elektronischen Ablage wird ebenfalls "klar Schiff" gemacht. Vorgänge, die schon länger auf dem Schreibtisch liegen, wandern im Eifer des Gefechts oft ungeprüft in die Ablage P. Aber dürfen die das überhaupt? Wer da auf der sicheren Seite sein möchte, sollte die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen kennen.

 

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Projektmanagement: Was ist ein Projekt und wie wird es organisiert?

[fa icon="calendar'] 12.12.2017 09:53:01 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Projektmanagement ist heute für jedes Unternehmen ein Thema, aber lange nicht alle möchten dafür eine spezielle Software kaufen, Experten einstellen oder gar eine eigene Abteilung gründen.  Also lieber eins der vielen elektronischen Tools zur Projektplanung nutzen? Klingt verlockend, aber bei der Entscheidung, ob so ein Tool wirklich Sinn macht, und wenn ja, welche Software die Richtige ist, hat sich schon so manch einer im Dschungel der Möglichkeiten verirrt. Dabei sind in vielen Unternehmen durchaus "Bordmittel" vorhanden, die beim Projektmanagement unterstützen können. Warum also nicht mal einen Blick auf die eigenen Systeme werfen? 

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Fünf Tipps, die bei der Wahl der richtigen Archivierungssoftware helfen

[fa icon="calendar'] 07.12.2017 09:26:00 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Viele Unternehmen sind aktuell auf der Suche nach einer Lösung zur digitalen Archivierung ihrer Dokumente. Welche Archivierungssoftware am besten ins eigene Unternehmen passt, hängt aber von so vielen Faktoren ab, dass es schwierig ist, eine pauschale Aussage à la "Software A ist auf jeden Fall besser als Software B" zu treffen. Um Ihnen die Beurteilung verschiedener Systeme zu erleichtern, möchte ich in diesem Beitrag auf fünf grundlegende Dinge eingehen, die eine zeitgemäße Archivierungssoftware können sollte.  

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