Dokumentenmanagement Blog

agorum® core 8.2 released

[fa icon="calendar'] 25.01.2018 09:24:53 / von Stefan Röcker veröffentlicht in News, Dokumentenmanagement

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Das soeben veröffentlichte agorum® core 8.2 bringt neue Funktionen, zahlreiche Erweiterungen und diverse Bugfixes mit. Eine der wichtigsten neuen Funktionen ist die agorum® graphical user interface loader abstraction, kurz: aguila. Mit aguila lassen sich noch einfacher individuelle Nutzeroberflächen erstellen, die sich exakt an die Bedürfnisse der Anwender anpassen. Auch für das agorum® core Storage-Modul gibt es neue Funktionen und das Zusatzmodul agorum® core Storage Container, mit dem Sie große Datenmengen einfacher administrieren. 

 

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Hierarchisches Speichermanagement für ein bedarfsoptimiertes Storage 

[fa icon="calendar'] 18.01.2018 10:03:30 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Das Datenaufkommen in Unternehmen wächst stetig. Weil immer mehr Daten natürlich auch immer mehr Speicherplatz brauchen, sind die IT-Verantwortlichen gefragt, eine Datenspeicherungsstrategie zu entwickeln, die den verschiedenen Arten von Daten ebenso gerecht wird wie dem Nutzerverhalten und dem Gebot der Geschäftsleitung, Kosten zu sparen. In diesem Zusammenhang hört man immer wieder das Schlagwort "hierarchisches Speichermanagement". Was es damit auf sich hat und warum Sie diese Funktion für Ihr Storagekonzept nutzen sollten, möchte ich heute kurz beleuchten.

 

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Digitale Steuerprüfung? Richtig vorbereitet kein Grund zur Panik.

[fa icon="calendar'] 10.01.2018 13:23:22 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Betriebsprüfungen stehen bei den meisten Unternehmen ganz weit unten in der Beliebtheitsskala, denn sie kommen in der Regel ungelegen und sind fast immer mit zusätzlichem Aufwand verbunden. Oft bricht sogar regelrechte Panik aus, beispielsweise wenn der Prüfer nach Unterlagen fragt, die irgendwo im Archiv verschollen sind.  Dabei ist es heute einfacher denn je, sich richtig auf eine digitale Steuerprüfung vorzubereiten. Einige Hinweise dazu möchte ich Ihnen heute geben.

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Wie kann ich dokumentenbezogene Prozesse optimieren?

[fa icon="calendar'] 03.01.2018 18:05:01 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Dokumente jeglicher Art - von der Aktennotiz über die E-Mail bis zum Vertrag - begegnen uns jeden Tag. Manche sind dringlich und wichtig und sollen schnell bearbeitet werden, andere müssen lediglich zur Kenntnis genommen und abgelegt werden. Teilweise sind die Dokumente geheim und nur für eine Person bestimmt, teilweise ist es notwendig, dass auch andere Personen die Informationen erhalten oder zusammen an einem Dokument arbeiten. Die Verteilung und Bearbeitung von Dokumenten geschieht auf unterschiedlichste Arten, die sich deutlich in ihrer Effizienz unterscheiden. Im folgenden Blogbeitrag möchte ich Ihnen einige Tipps geben, wie Sie Ihre dokumentenbezogenen Prozesse mit einem DMS optimieren. 

 

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Aufbewahrungsfristen 2018: Welche Dokumente können zum 1. Januar weg?

[fa icon="calendar'] 27.12.2017 15:47:05 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Alle Jahre wieder... kommt erst das Christkind und dann das große Ausmisten im Büro. Denn die meisten Menschen möchten ohne Altlasten ins neue Arbeitsjahr starten und nutzen die ruhige Zeit um den Jahreswechsel, um den Arbeitsplatz auf Vordermann zu bringen. Die alten Aktenordner kommen in den Keller, neue werden angelegt und in der elektronischen Ablage wird ebenfalls "klar Schiff" gemacht. Vorgänge, die schon länger auf dem Schreibtisch liegen, wandern im Eifer des Gefechts oft ungeprüft in die Ablage P. Aber dürfen die das überhaupt? Wer da auf der sicheren Seite sein möchte, sollte die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen kennen.

 

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Projektmanagement: Was ist ein Projekt und wie wird es organisiert?

[fa icon="calendar'] 12.12.2017 09:53:01 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Projektmanagement ist heute für jedes Unternehmen ein Thema, aber lange nicht alle möchten dafür eine spezielle Software kaufen, Experten einstellen oder gar eine eigene Abteilung gründen.  Also lieber eins der vielen elektronischen Tools zur Projektplanung nutzen? Klingt verlockend, aber bei der Entscheidung, ob so ein Tool wirklich Sinn macht, und wenn ja, welche Software die Richtige ist, hat sich schon so manch einer im Dschungel der Möglichkeiten verirrt. Dabei sind in vielen Unternehmen durchaus "Bordmittel" vorhanden, die beim Projektmanagement unterstützen können. Warum also nicht mal einen Blick auf die eigenen Systeme werfen? 

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Fünf Tipps, die bei der Wahl der richtigen Archivierungssoftware helfen

[fa icon="calendar'] 07.12.2017 09:26:00 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Viele Unternehmen sind aktuell auf der Suche nach einer Lösung zur digitalen Archivierung ihrer Dokumente. Welche Archivierungssoftware am besten ins eigene Unternehmen passt, hängt aber von so vielen Faktoren ab, dass es schwierig ist, eine pauschale Aussage à la "Software A ist auf jeden Fall besser als Software B" zu treffen. Um Ihnen die Beurteilung verschiedener Systeme zu erleichtern, möchte ich in diesem Beitrag auf fünf grundlegende Dinge eingehen, die eine zeitgemäße Archivierungssoftware können sollte.  

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8 Gründe, warum ein DMS Zeit und damit Geld spart

[fa icon="calendar'] 22.11.2017 15:47:00 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Zeit und damit Geld sparen - diese simple Begründung taucht immer wieder auf, wenn Sie sich mit dem Thema Dokumentenmanagement beschäftigen. Manchmal hört sich das etwas konstruiert und sehr abstrakt an, Fakt ist aber, dass ein Dokumentenmanagement-System (DMS) viele Funktionen aufweist, die in der täglichen Arbeit nicht nur das Leben erleichtern, sondern auch wirklich Zeit und Geld sparen!

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Papierloses Büro: Existiert es wirklich nur auf dem Papier?

[fa icon="calendar'] 01.11.2017 10:52:00 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Meine Antwort darauf lautet eindeutig: Jein! Es wird noch einige Zeit so bleiben, dass Papier nicht komplett aus den Büros verschwindet. Aber es ist eindeutig auf dem schnellen Rückzug, denn immer mehr Dokumente werden nur noch elektronisch verarbeitet und archiviert. Wichtigster Treiber für ein papierloses Büro ist die Wirtschaftlichkeit, die sich vor allem durch gesparte Kosten im Personalbereich und durch weniger Ausgaben im Einkauf bemerkbar macht. Aber auch das gesteigerte Bewusstsein für die Umwelt spielt eine Rolle, wenn es darum geht, Papier zu sparen. Rechtliche Rahmenbedingungen, die es erlauben, Dokumente elektronisch zu verschicken und zu archivieren, begünstigen und beschleunigen den Trend, immer mehr Papier durch elektronische Dokumente zu ersetzen. 

 

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Fünf einfache Wege zu einer besseren Datenqualität im Unternehmen

[fa icon="calendar'] 19.10.2017 09:56:28 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Eine bestmögliche Datenqualität gehört auf die Agenda eines jeden Unternehmens. Glauben Sie nicht? Dann stellen Sie sich mal vor, was passiert, wenn in der Produktion auch nur ein Maß nicht stimmt oder bei einem verbindlichen Angebot versehentlich das Komma um eine Stelle nach vorne gerutscht ist. Ganz klar, Datenfehler machen Arbeit und kosten Geld - ob nun wie im ersten Beispiel massenhaft Ausschuss produziert wird oder das Unternehmen beim neuen Kunden gleich einen schlechten Eindruck macht, wenn das Angebot aus dem zweiten Beispiel korrigiert werden muss. Dabei lässt sich die Datenqualität oft überraschend einfach verbessern - einige Tipps dazu möchte ich heute mit Ihnen teilen.

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