Die Frage nach den Hardware-Anforderungen von agorum® core können wir leider nicht in einem Satz beantworten. Eine der Stärken des Dokumentenmanagement-Systems (DMS) ist schließlich, dass es modular aufgebaut ist. Es skaliert mit Ihren persönlichen Anforderungen. Wir können Ihnen aber eine Orientierung und Vorschläge an die Hand geben, wie Sie abhängig von Ihren Wünschen das Beste aus Ihrem DMS herausholen können.

Wie so oft lässt sich die Frage aus der Überschrift mit einem glasklaren "es kommt darauf an" beantworten. Viele Programme erfüllen in der Standardausführung die Wünsche der Nutzer und bieten alle Funktionalitäten, die sie im Alltag benötigen. Das sind meist Apps für den persönlichen Zweck oder Software, die Basisfunktionen bereitstellt. Dabei denke ich an Browser, E-Mail-Clients und Office-Produkte. Schwieriger wird es, wenn es darum geht, Prozesse abzubilden oder Informationen schnell und transparent zu teilen und zur Verfügung zu stellen. Hier stoßen Standardprodukte sehr schnell an ihre Grenzen, denn jede Organisation tickt anders und nicht sämtliche Abläufe lassen sich in einen Standard quetschen. Die Gretchenfrage lautet hier, in Dienstleistung investieren und maßgeschneiderte Software zum Einsatz bringen oder sich in das enge Korsett eines Standards zwängen? 

Immer wieder erleben wir bei unseren Online-Demos verwirrte Nachfragen, wenn wir die Funktionsweise von agorum® core vorstellen: "Haben Sie gerade die Datei einfach mit Doppelklick geöffnet?" „Wo ist dieses Laufwerk gehostet, ich dachte, das agorum® wäre eine Datenbank.“ Lösungen können manchmal so einfach sein, dass ihre Einfachheit zu Verwirrung oder gar Unglauben führt. Zeit, um Klarheit zu schaffen, wie wir Standards bei der Bedienbarkeit setzen. 

Manche Anwender wollen einfach nur Dokumente und Daten archivieren. Funktionen, die den Prozess sinnvoll automatisieren, sind dabei natürlich willkommen. Aber mehr erwarten sie sich nicht von einem Dokumentenmanagement-System. Und wollen sie vielleicht auch gar nicht. Gerade kleine Unternehmen wünschen sich oft so eine Basisfunktion. Ohne großen Konfigurationsaufwand und hohe Kosten. agorum® präsentiert mit Basic Archive auf der CEBIT die Antwort: ein Add-on für das DMS agorum® core, das alle wichtigen Archivierungsfunktionen mitbringt. Das vorkonfiguriert und direkt einsetzbar ist – mit der Pro- wie auch der Open-Version. Und das Sie für die Open-Version sogar völlig kostenlos herunterladen können. 

Automatisierung ist eine feine Sache. Sie kommt aber leider nicht von alleine, sondern setzt immer standardisierte Prozesse voraus. Die müssen erstmal etabliert werden. Und wehe, es ändert sich was am Ablauf... Das Modul DocForm im DMS agorum® core hilft in dieser Hinsicht beim Erfassen und Verarbeiten von Dokumenten schon ein großes Stück weiter. Sich ändernde Formate stellen so bereits jetzt kein Problem dar. Auf der CEBIT 2018 zeigen wir, wie künstliche Intelligenz (KI) in Zukunft dabei helfen kann, automatisierte Prozesse noch effizienter zu gestalten. Zum Beispiel mit einem Posteingang, der lernen kann, auch völlig formlose Dokumente richtig einzuordnen. 

„Enterprise Content Management“ (ECM) ist als Begriff hierzulande kaum bekannt. Das verwundert uns bei agorum®. Denn Kunden und Interessenten schildern uns oft Probleme, die genau dadurch gelöst werden. Und es ist einer der Gründe, warum wir unser Produkt agorum® core ein DMS nennen, obwohl es weit mehr als das leistet. Was ist ECM? Und warum sollte sich Ihr Unternehmen dafür interessieren?

Klassischerweise werden Unternehmen nach Funktionen organisiert, die in den entsprechenden Abteilungen gebündelt werden, z.B. Einkauf, Vertrieb, Personalwesen oder Buchhaltung. Mit zunehmender Kundenorientierung arbeiten diese Abteilungen aber nicht mehr isoliert, sondern sind miteinander verzahnt, um Kundenprojekte bestmöglich umzusetzen. Abteilungsübergreifende Geschäftsprozesse sind keine Ausnahme mehr, sondern die Regel. Hat die funktionsorientierte Organisation daher ausgedient? Sind Unternehmen mit einer prozessorientierten Organisation besser dran? Oder geht sogar beides - und wenn ja, wie? Diese Fragen möchte ich im Folgenden kurz untersuchen. 

Inselsysteme sind IT-Verantwortlichen ein Dorn im Auge. Aus gutem Grund: In solchen "Datensilos" isoliert gespeicherte Informationen lassen sich nur schwer abteilungsübergreifend nutzen oder in automatische Prozesse einbinden. Also ab mit den Daten in ein zentrales Dokumentenmanagement-System? Bei manchen IT'lern schrillen auch hier wieder die Alarmglocken im Kopf, sie fürchten ein riesiges Datensilo statt vieler kleiner. Manchmal klingt gar die diffuse Angst durch, die Daten könnten in einem DMS wie in einem schwarzen Loch auf Nimmerwiedersehen verschwinden.  Dabei ist genau das Gegenteil der Fall - wenn Ihr DMS wie agorum® core auf offene Schnittstellen setzt.

Bei der Auswahl der richtigen Software stehen viele IT-Verantwortliche vor einem Dilemma. Wählen sie ein Produkt aus dem Regal, erhalten sie ausschließlich die enthaltenen Standardfunktionen. Entscheiden sie sich für eine Lösung, die sich an ihren individuellen Abläufen und Bedürfnissen orientiert, sind sie meist gezwungen, sie speziell anpassen zu lassen. Beim Erzeugnis von der Stange drohen resignierte Anwender und ineffiziente Prozesse. Im anderen Szenario erwarten Sie unter Umständen hohen Kosten für das Customizing, bei dem schlimmstenfalls Insellösungen entstehen, die nicht updatefähig sind. Im besten Fall wählen Sie eine Software, die im Standard flexibel anpassungsfähig ist. Sie sollte, nach Ihren Wünschen konfiguriert, genau das tun, was Sie möchten. Und ja, die gibt es, wie ich Ihnen im folgenden Artikel erläutere.

 
Digitale Buchführung ist für viele Unternehmen ein Thema mit ständigem Optimierungsbedarf, auch wenn die wenigsten ihren Steuerberater heute noch mit Papierbelegen "beglücken".  Aber auch digital bedeutet nicht zwangsläufig effizient.  Ideal wäre es doch, die Belege nur noch einmal erfassen zu müssen, oder? Umso besser, wenn sie dabei gleich revisionssicher archiviert und automatisch bei der DATEV verbucht werden. Das ist keine Zukunftsmusik, sondern schon lange Realität - zumindest für Unternehmen, die ein gutes Dokumentenmanagement-System nutzen. Mit den DATEV-Schnittstellen von agorum® core erledigt Ihr DMS die Belegbuchung beispielsweise in DATEV Unternehmen Online oder dem Rechnungswesen-Modul von DATEV Mittelstand Faktura fast von allein.