Dokumentenmanagement Blog

Mein DMS ist kein Datensilo! agorum® core setzt auf offene Schnittstellen

[fa icon="calendar'] 22.02.2018 09:44:12 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Inselsysteme sind IT-Verantwortlichen ein Dorn im Auge. Aus gutem Grund: In solchen "Datensilos" isoliert gespeicherte Informationen lassen sich nur schwer abteilungsübergreifend nutzen oder in automatische Prozesse einbinden. Also ab mit den Daten in ein zentrales Dokumentenmanagement-System? Bei manchen IT'lern schrillen auch hier wieder die Alarmglocken im Kopf, sie fürchten ein riesiges Datensilo statt vieler kleiner. Manchmal klingt gar die diffuse Angst durch, die Daten könnten in einem DMS wie in einem schwarzen Loch auf Nimmerwiedersehen verschwinden.  Dabei ist genau das Gegenteil der Fall - wenn Ihr DMS wie agorum® core auf offene Schnittstellen setzt.

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Genau mein DMS - agorum® core mit JavaScript optimal individualisieren

[fa icon="calendar'] 20.02.2018 16:20:21 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement


Bei der Auswahl der richtigen Software stehen viele IT-Verantwortliche vor einem Dilemma. Wählen sie ein Produkt aus dem Regal, erhalten sie ausschließlich die enthaltenen Standardfunktionen. Entscheiden sie sich für eine Lösung, die sich an ihren individuellen Abläufen und Bedürfnissen orientiert, sind sie meist gezwungen, sie speziell anpassen zu lassen. Beim Erzeugnis von der Stange drohen resignierte Anwender und ineffiziente Prozesse. Im anderen Szenario erwarten Sie unter Umständen hohen Kosten für das Customizing, bei dem schlimmstenfalls Insellösungen entstehen, die nicht updatefähig sind. Im besten Fall wählen Sie eine Software, die im Standard flexibel anpassungsfähig ist. Sie sollte, nach Ihren Wünschen konfiguriert, genau das tun, was Sie möchten. Und ja, die gibt es, wie ich Ihnen im folgenden Artikel erläutere.

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Digitale Buchführung mit agorum® core: unsere DATEV-Schnittstellen

[fa icon="calendar'] 14.02.2018 12:43:50 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 
Digitale Buchführung ist für viele Unternehmen ein Thema mit ständigem Optimierungsbedarf, auch wenn die wenigsten ihren Steuerberater heute noch mit Papierbelegen "beglücken".  Aber auch digital bedeutet nicht zwangsläufig effizient.  Ideal wäre es doch, die Belege nur noch einmal erfassen zu müssen, oder? Umso besser, wenn sie dabei gleich revisionssicher archiviert und automatisch bei der DATEV verbucht werden. Das ist keine Zukunftsmusik, sondern schon lange Realität - zumindest für Unternehmen, die ein gutes Dokumentenmanagement-System nutzen. Mit den DATEV-Schnittstellen von agorum® core erledigt Ihr DMS die Belegbuchung beispielsweise in DATEV Unternehmen Online oder dem Rechnungswesen-Modul von DATEV Mittelstand Faktura fast von allein.

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Mehrere Filialen, überall einheitliche Daten mit agorum® core Sync

[fa icon="calendar'] 07.02.2018 13:38:07 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Vom Bäcker um die Ecke über das mittelständische Industrieunternehmen mit zwei oder drei Werken bis zum weltweit agierenden Großkonzern: Die Frage "Wie stelle ich einen einheitlichen Datenbestand sicher?" beschäftigt jedes Unternehmen mit mehreren Standorten.  Je öfter Mitarbeiter von unterschiedlichen Standorten aus auf die gleichen Daten zugreifen müssen, umso wichtiger ist ein sinnvolles, nachhaltiges Synchronisierungskonzept. Welche Möglichkeiten ein gutes Dokumentenmanagement-System hier bietet, möchte ich am Beispiel agorum® core aufzeigen.

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agorum® core: mehr Usability für jedes Alter und jede Arbeitsweise

[fa icon="calendar'] 01.02.2018 09:04:00 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Ältere Mitarbeiter tun sich schwerer mit neuer Software, jüngere hingegen zeigen kaum Toleranz für altmodische Oberflächen und eine umständliche, wenig intuitive Bedienung. So das Klischee, das durch diverse Studien ebenso untermauert wird wie das Gegenteil. Einig sind sich jedoch alle Usability-Experten in einem Punkt: Die Akzeptanz durch die Benutzer entscheidet maßgeblich, ob eine Software erfolgreich eingeführt wird oder eben nicht. Gerade bei einem Dokumentenmanagement-System (DMS), das naturgemäß sehr tief in die Prozesse des Unternehmens eingreift, macht es also Sinn, genau zu schauen, wie die Benutzer ticken, was sie sich wünschen und wie sie arbeiten.

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agorum® bei den digiTagen: Digitaler Wandel - das papierarme IP-Büro 

[fa icon="calendar'] 31.01.2018 13:24:30 / von Stefan Röcker veröffentlicht in News, Dokumentenmanagement, Messen und Veranstaltungen

Viele Aufträge, verbunden mit Leistungs- und Termindruck, führen auch in IP-Büros (Intellectual Property) zu immer mehr Zeitmangel. Patentabteilungen und Kanzleien, die sich mit gewerblichem Rechtsschutz beschäftigen, brauchen daher neue digitale Strategien, um ihre Arbeitseffizienz zu steigern. Welche Möglichkeiten es hierfür gibt, soll bei den cidora-digiTagen im April 2018 in Stuttgart erörtert werden.

 

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agorum® core 8.2 released

[fa icon="calendar'] 25.01.2018 09:24:53 / von Stefan Röcker veröffentlicht in News, Dokumentenmanagement

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Das soeben veröffentlichte agorum® core 8.2 bringt neue Funktionen, zahlreiche Erweiterungen und diverse Bugfixes mit. Eine der wichtigsten neuen Funktionen ist die agorum® graphical user interface loader abstraction, kurz: aguila. Mit aguila lassen sich noch einfacher individuelle Nutzeroberflächen erstellen, die sich exakt an die Bedürfnisse der Anwender anpassen. Auch für das agorum® core Storage-Modul gibt es neue Funktionen und das Zusatzmodul agorum® core Storage Container, mit dem Sie große Datenmengen einfacher administrieren. 

 

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Hierarchisches Speichermanagement für ein bedarfsoptimiertes Storage 

[fa icon="calendar'] 18.01.2018 10:03:30 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Das Datenaufkommen in Unternehmen wächst stetig. Weil immer mehr Daten natürlich auch immer mehr Speicherplatz brauchen, sind die IT-Verantwortlichen gefragt, eine Datenspeicherungsstrategie zu entwickeln, die den verschiedenen Arten von Daten ebenso gerecht wird wie dem Nutzerverhalten und dem Gebot der Geschäftsleitung, Kosten zu sparen. In diesem Zusammenhang hört man immer wieder das Schlagwort "hierarchisches Speichermanagement". Was es damit auf sich hat und warum Sie diese Funktion für Ihr Storagekonzept nutzen sollten, möchte ich heute kurz beleuchten.

 

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Digitale Steuerprüfung? Richtig vorbereitet kein Grund zur Panik.

[fa icon="calendar'] 10.01.2018 13:23:22 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Betriebsprüfungen stehen bei den meisten Unternehmen ganz weit unten in der Beliebtheitsskala, denn sie kommen in der Regel ungelegen und sind fast immer mit zusätzlichem Aufwand verbunden. Oft bricht sogar regelrechte Panik aus, beispielsweise wenn der Prüfer nach Unterlagen fragt, die irgendwo im Archiv verschollen sind.  Dabei ist es heute einfacher denn je, sich richtig auf eine digitale Steuerprüfung vorzubereiten. Einige Hinweise dazu möchte ich Ihnen heute geben.

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Wie kann ich dokumentenbezogene Prozesse optimieren?

[fa icon="calendar'] 03.01.2018 18:05:01 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Dokumente jeglicher Art - von der Aktennotiz über die E-Mail bis zum Vertrag - begegnen uns jeden Tag. Manche sind dringlich und wichtig und sollen schnell bearbeitet werden, andere müssen lediglich zur Kenntnis genommen und abgelegt werden. Teilweise sind die Dokumente geheim und nur für eine Person bestimmt, teilweise ist es notwendig, dass auch andere Personen die Informationen erhalten oder zusammen an einem Dokument arbeiten. Die Verteilung und Bearbeitung von Dokumenten geschieht auf unterschiedlichste Arten, die sich deutlich in ihrer Effizienz unterscheiden. Im folgenden Blogbeitrag möchte ich Ihnen einige Tipps geben, wie Sie Ihre dokumentenbezogenen Prozesse mit einem DMS optimieren. 

 

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