Die Competence Site veranstaltet zur DMS EXPO einen virtuellen "Roundtable", mit verschiedenen Fragen rund um das Thema DMS. Der erste Teil beschäftigt sich mit Herausforderungen bei der Auswahl und Einführung von Dokumentenmanagement-Systemen. Hier dazu meine Antworten:

Was sind die Kriterien zur Auswahl eines DMS?

Eine für mich sehr angenehme Facette unseres Dokumentenmanagement-Systems ist der Fern-Zugang über die desk4web-Oberfläche. Damit habe ich Zugriff auf alle Dokumente und E-Mails aus unserem Dokumentenmanagement System und kann ganz bequem auch von zu Hause aus arbeiten. Über Notizen und Wikis kommt selbst die Kommunikation mit den Kollegen nicht zu kurz.

Die persönliche Zusammenarbeit ist zwar im Normalfall immer noch angenehmer als zu Hause alleine vor dem Bildschirm zu sitzen, aber manchmal ist es doch ganz praktisch vom heimischen Rechner aus arbeiten zu können. Ob sich der Schornsteinfeger zur Feuerstättenschau angemeldet hat, eine Waschmaschine irgendwann zwischen 10-15 Uhr geliefert werden soll, der Kindergarten wegen einer Grippewelle geschlossen ist oder man einfach nur dem freitäglichen Stau auf der Bundesstraße entgehen will - es gibt viele Gelegenheiten, in denen es von Vorteil ist, wenn man von außerhalb Zugriff auf alle Daten hat. Früher galt es das Arbeiten von zu Hause aus gut im Voraus zu planen, denn alle benötigten Daten mussten auf den Laptop gezogen werden und das konnten mitunter ganz schön viele sein. Da vergeht schon am Vortag der Abwesenheit viel Zeit, um alles vorzubereiten. Kam dann etwas Unvorhergesehenes hinzu, musste man die Kollegen im Büro anrufen und bitten die Daten per E-Mail zu schicken oder zum Download irgendwo auf einen FTP-Server zu laden - ganz schön umständlich, nervig und langwierig!

Elektronische Rechnungen werden vom Gesetzgeber den Rechnungen auf Papier gleichgestellt. Davon profitieren vor allem Unternehmen, die ein Dokumentenmanagement-System einsetzen.

Diese wirklich spannenden Fragen stellten sich mir, als ich das erste Mal mit Dokumentenmanagement in Berührung kam. Zunächst war diese Materie für mich sehr befremdlich. Bei meinem ersten Besuch auf der agorum® Website verwirrte mich ein Video sehr, das zeigt, wie man ein Word-Dokument zuerst ohne und dann mit dem agorum® Dokumentenmanagement-System abspeichert. Was mich überraschte und nachdenklich machte: Es gab überhaupt keinen Unterschied! „Wieso braucht man dann diese Software eigentlich?“, war für mich damals die Frage.
Weil es den Arbeitsalltag wirklich erleichtert! Damit kann ich inzwischen diese Frage aus Anwendersicht beantworten. Warum das so ist? Das versuche ich hier in diesem Blog gänzlich untechnisch zu beantworten.

Die Ursache: Das Fileserver-Problem