Wie so oft hängt es an den viel zitierten Kleinigkeiten, ob eine Software die Arbeit wirklich erleichtert und von den Nutzern akzeptiert wird. Daher legen wir bei agorum® den größten Wert darauf, dass agorum® core für die Nutzer einfach zu bedienen ist und auch in den vermeintlich kleinen Dingen des Alltags einen Mehrwert bietet. Das schlichte Öffnen und Bearbeiten eines Dokumentes ist so ein Beispiel. An sich nichts Besonderes, möchte man meinen. In Verbindung mit manchen Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) kann einem das aber so richtig die Laune verderben. Allerdings nicht mit agorum® core, warum? Das will ich Ihnen kurz zeigen.

Unsere Blogserie agorum® core im Alltag zeigt Ihnen viele nützliche Funktionen unseres Dokumentenmanagement-Systems, mit denen Sie sich den Arbeitsalltag vereinfachen. Heute möchte ich mich kurz mit einem Thema beschäftigen, das wir alle kennen: Die Telefonnotiz.

Für viele von uns sind dafür immer noch der gute alte Zettelblock und der Kugelschreiber die erste Wahl. Das geht aber viel einfacher und effizienter. Wie? Das zeige ich Ihnen gerne! 

Dokumente ablegen und suchen - das macht jeder von uns jeden Tag, ganz automatisch. Bei jeder Datei, die neu angelegt oder einfach nur abgelegt werden muss, wird nachgedacht, wo sie hingehört. Dann fängt die Klickerei durch den Verzeichnisbaum im Windows-Explorer, Apple-Finder oder Linux-Fileexplorer an, um den richtigen Ordner zu finden. Je strukturierter diese Verzeichnisbäume sind, umso schneller findet man sich zurecht.

Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) indexieren im Regelfall alle Texte und Metadaten aus Dokumenten, die im System gespeichert werden. Dabei ist es egal, ob der Text bereits durchsuchbar ist, wie zum Beispiel in einem Office-Dokument, oder aber in eine Bilddatei integriert ist, zum Beispiel in einer TIFF-Datei. Letztere werden mit einem Texterkennungsprogramm (OCR) komplett erfasst und durchsuchbar gemacht. Die indexierten Texte können über eine Volltextsuche abgerufen werden. Um bei häufig auftretenden Begriffen schneller zum gesuchten Dokument zu kommen, können bei agorum® core jetzt die Trefferlisten Schritt für Schritt mit weiteren Suchbegriffen eingeschränkt werden. Schneller finden leicht gemacht! 

Wenn wir die Menschen, die auf uns zukommen fragen, weshalb sie ein Dokumentenmanagement-System suchen, kommt sehr häufig die Antwort, dass sie einfach ihr Papier loswerden möchten. Sie wollen bestehende und neu hinzukommende Dokumente scannen und archivieren, um das Papier wegwerfen zu können und ihre Dokumente durchsuchbar zu machen. Nichts einfacher als das, mit dem Dokumentenmanagement-System (DMS) agorum® core helfen wir Ihnen sich von Ihrem Papier zu befreien, egal ob Sie hunderte oder hunderte Millionen Dokumente scannen möchten. 

Initiieren, Planen, Steuern, Kontrollieren und Abschließen von Projekten, das sind die wesentlichen Bestandteile im Projektmanagement. Um diese Schritte sauber hinzubekommen, braucht es viel Informationsaustausch, vor allem, wenn die Projektbeteiligten räumlich und zeitlich voneinander getrennt sind. Wie oft bei Projekten schon über das richtige Werkzeug dafür diskutiert wurde, will ich gar nicht wissen. Aber eins weiß ich, spätestens seit der Einführung des agorum® core Dashboards sind diese Diskussionen bei Anwendern unseres Dokumentenmanagement-Systems vorbei. Sie fragen weshalb? Das erläutere ich Ihnen gerne in meinem Blogbeitrag.

Vor wenigen Wochen noch ein Anwenderwunsch, heute schon Realität. Die erste Generation der agorum® core Dashboards bieten jedem Mitarbeiter den besten Überblick auf die für ihn wichtigen Informationen. Organisieren Sie mit Ihren individuellen Dashboards Ihre Projekte, Abteilungen, Aufgabenworkflows, To-do-Listen, elektronischen Akten, E-Mails und internen Mitteilungen. Legen Sie sich nach Ihrem Bedarf eigenen Dashboards an, um mit einem Mausklick alle wichtigen Inhalte zu einem Thema gesammelt auf dem Monitor zu sehen. 

Die Suche nach E-Mails kostete mich früher ganz schön viel Nerven. Ich kann mich daran erinnern, dass ich vor einigen Jahren in einer Agentur einen ganzen Tag lang damit beschäftigt war, eine alte E-Mail zu suchen. Niemand wusste mehr genau, wann und an wen die E-Mail geschickt worden war, klar war nur, dass sie wichtige Informationen enthielt, die dringend benötigt wurden. Aber auch wenn ich in einem Telefonat mal schnell auf eine E-Mail aus der letzten Woche zurückgreifen wollte, scheiterte die Suche oft an der schieren Flut an E-Mails, die im Posteingang schlummerten. Seit ich mit agorum® core arbeite, ist das vorbei. Die E-Mail-Suche ist innerhalb von Sekunden erledigt. 

Hat Ihr Unternehmen unterschiedliche Standorte? Dann haben Sie ganz sicher Daten, auf die gemeinsam zugegriffen werden muss. Verteilte Projektteams und Abteilungen arbeiten an gemeinsamen Dokumenten, die Fertigung braucht immer die aktuellsten Unterlagen aus der Entwicklung und dem Vertrieb, die Geschäftsführung möchte immer auf die neusten Zahlen aus der Finanzabteilung zugreifen, die an einem anderen Standort untergebracht ist. 

Wie Sie elegant und mit geringem Aufwand Ihre Standorte mit agorum® core verbinden, möchte ich Ihnen in diesem Blogartikel kurz schildern.

In den seltensten Fällen arbeiten heute noch restlos alle Mitarbeiter eines Unternehmens mit dem gleichen Betriebssystem auf den Rechnern. Häufig gibt es einen bunten Mix aus Windows-, Mac- und Linux-Betriebssystemen unterschiedlichster Versionen. Da wird es zum Problem, wenn das Dokumentenmanagement-System (DMS) nicht in der Lage ist mitzuhalten. agorum® core unterstützt Windows, Mac und Linux als Client-Betriebssysteme und ist abwärts kompatibel bis Windows XP.