Dokumentenmanagement Blog

Strukturierter arbeiten mit dem agorum® Eingangs-Dashboard.

[fa icon="calendar"] 13.12.2017 12:20:03 / by Stefan Röcker

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Unsere Lebens- und Arbeitswelt wird praktisch jeden Tage ein Stück komplexer. Über unzählige Kanäle prasseln mehr und mehr Informationen auf uns ein. Kunden, Lieferanten, Interessenten, Bewerber, Netzwerker,... alle versorgen uns mit Nachrichten, E-Mails und Dokumenten. Auf den meisten Smartphones finden sich heute deutlich mehr Messenger und Mailaccounts, als man an zwei Händen abzählen kann. Hier den Überblick zu behalten, ist schwierig und schnell geht etwas in der Fülle der Informationen verloren. Um am Arbeitsplatz den Überblick zu behalten und effizient zu arbeiten, haben wir auf Basis unserer individuell anpassbaren Oberflächen ein Eingangs-Dashboard entwickelt, mit dem Sie Ihre Informationen strukturiert bearbeiten. So geht nichts mehr verloren. 

 

 

Überblick über für mich relevante Informationen

Sämtliche Informationen und Dokumente, die wir für unsere Arbeit benötigen, verwalten wir natürlich über unser DMS agorum® core. Das sind alle Inhalte, die wir selbst produzieren, und die Informationen, die von außen zu uns herein kommen. Organisiert und sichtbar gemacht werden diese Daten über unser webbasiertes Eingangs-Dashboard. Es sammelt alle Dokumente, E-Mails, Mitteilungen und Aufgaben für einen Mitarbeiter zusammen und listet diese zunächst einmal chronologisch auf - über verschiedene Filterfunktionen kann die Liste eingeschränkt oder erweitert werden, dazu später aber mehr.  Der Eingang befindet sich im Dashboard in der rechten Spalte: 

agorum® core Eingangsdashboard

 

 


Interne Editoren
E-Mails, Aufgaben, elektronische Akten, Workflows, integrierte Dokumente (HTML) und Nachrichten aus dem internen Messenger bearbeiten Sie mit einem Klick direkt in der Weboberfläche.  

agorum® core E-Mail-Editor

 


Client-Programme
Office-Dokumente, PDF und andere Dateien aus Drittprogrammen öffenen Sie mit einem Klick in Ihrem Client-Programm. 
 

 

agorum® core Office-Dokument bearbeiten

 

 

Taggen und Filtern 

Tasks, die nicht sofort erledigt werden, markieren Sie mit einer Priorität von z.B. 1-3, um sie in die mittlere Spalte des Dashboards zu verschieben. Die Tasks werden dort entsprechend ihrer Priorität aufgelistet und können später bearbeitet werden. Oft nutze ich diese mittlere Spalte für E-Mails, die nicht so dringend sind und später beantwortet werden können, oder für Dokumente, die ich noch lesen möchte. Tasks, die Teil eines Projektes sind oder eine größere Aufgabe "wert" sind, ordne ich über das Kontextmenü unserem Projektmanagement-Tool Smart Organisation zu, indem ich aus dem Objekt eine Aufgabe erstelle oder sie einem Vorgang zuordne. Wie das funktioniert, lesen Sie im oben verlinkten Blog.   

Objekte markieren

 


Objekte taggen
Auf der linken Seite befinden sich Objekte, die mit einem Tag versehen sind. Diese Tags sind von jedem Benutzer frei definierbar. Ich verwende diese Spalte zum Beispiel als eine Art Favoritenliste. Sie beinhaltet Dokumente, Verzeichnisse und Akten, die ich praktisch täglich benötige und auf die ich einen schnellen Zugriff haben möchte. Der Anfangsbuchstabe des Tags wird als Markierung in unterschiedlichen Farben angezeigt. 

Benutzertags vergeben

 


Objekte filtern
Über umfangreiche Filterfunktionen sortieren sie den Inhalt der der Spalten neu. Sie klicken einfach die Objekte an, die Sie sehen möchten, z.B. nur die Aufgaben oder Notizen oder alle Objekte mit einem bestimmten Tag. In den angezeigten Ergebnissen können Sie in das Suchfeld oben rechts Begriffe eingeben, nach denen in der Ergebnisliste gesucht werden soll, um diese weiter zu verfeinern. 

Objekte filtern

 


Nach Prioritäten filtern
So wie Sie in der linken Spalte nach Tags filern, filtern Sie in der mittleren Spalte nach Prioritäten.  

Nach Prioritäten filtern

 


Eingänge filtern
Der Eingang rechts zeigt ihnen im Standard alle Objekte an, die Sie betreffen. Sie können aber beispielsweise auch chronologisch auflisten, welche Objekte sie zuletzt bearbeitet haben, welche von Ihnen erstellt wurden, was direkt an Sie adressiert wurde oder alles, was in Ihrem Unternehmen, Ihrer Abteilung oder Ihrem Team aktuell läuft. 

Eingang wählen

 


Objekttypen anzeigen lassen
Zusätzlich können Sie auch hier nach Objekttypen filtern und sich nur bestimmte Bereiche anzeigen lassen.  

Eingang filtern

 


Volltext- und Metadatensuche
Natürlich steht Ihnen im Eingangsdashboard auch eine Volltext- und Metadatensuche über alle Ihnen zugänglichen Bereiche zur Verfügung, die Sie nach Ihren Bedürfnissen anpassen und eingrenzen können.  

Volltext- und Metadatensuche

  

Bequem in einer Oberfläche arbeiten

Alle Dokumente, Verzeichnisse, Mitteilungen, Aufgaben und elektronischen Akten rufen Sie über eine Oberfläche im Dashboard auf. Zum Beispiel die Kundenakte der Est AG, die links in meinem Favoriten gelistet ist, rufe ich über einen Klick auf und bin sofort in der Verzeichnisstruktur und kann die von mir gewünschten Dokumente öffnen, erstellen, bearbeiten und wieder speichern. 
 

Kundenakte

 


Beispiel: Kundendashboard
Für einen 360-Grad-Überblick, was bei dem Kunden gerade alles läuft, öffnen Sie mit einem Klick auf den Button oben rechts (siehe Screen oben), das Kundendashboard, in dem Sie auf einen Blick alle wichtigen Informationen wie Stammdaten, Ansprechpartner, Aufgaben, Vorgänge und Projekte sehen, sowie sich wichtige Informationen und Dokumente anzeigen lassen und nicht zuletzt direkt in der Akte im Volltext suchen können. 

Kundendashboard

 


Das Eingangs- und das Kundendashboard sind nur zwei Beispiele für die flexibel anpassbaren Oberflächen in agorum® core. Welche Ideen und Wünsche haben Sie für Ihr Unternehmen? 

 

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Themen: agorum core im Alltag




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