Die Stadtverwaltung Schwäbisch Hall setzt beim Thema Archivierung auf agorum core. Aus Überzeugung wurde gezielt nach einem Open Source Dokumentenmanagement-System gesucht. Das Konzept von agorum hat die Schwäbisch Haller überzeugt und war der Beginn einer beispielhaften Zusammenarbeit.
Wissen für die Nachwelt bewahren
Die exponentiell steigende Zunahme der anfallenden Daten macht sich in den Stadt- und Gemeindeverwaltungen besonders bemerkbar. Neben den Dokumenten aus der täglich Verwaltungsarbeit müssen zusätzlich öffentliche Dokumente, die von allgemeinem und öffentlichem Interesse sind, vom Stadtarchivar abgelegt werden, um das Wissen und die Historie für die Nachwelt zu bewahren. Da dieses Wissen nicht in den Köpfen der Menschen bleiben wird, ist es unabdingbar, diese Informationen auch für spätere Generationen wieder auffindbar zu machen. Dabei ist es wichtig, die Daten so zu hinterlegen, dass diese auch in Zukunft abrufbar und lesbar sind.
"Bei der Auswahl des Dokumentenmanagement-Systems legten wir großen Wert auf eine Open Source Lösung und vor allem darauf, dass die Software für den Anwender leicht zu bedienen ist. Nicht zuletzt aus diesen beiden Gründen fiel unsere Wahl auf das "unsichtbare" DMS agorum core."
Speicherplatz ist teuer und auch nicht unendlich vorhanden
Der Ablageplatz für die Papierdokumente in den Aktenschränken und für die elektronisch anfallenden Daten auf Festplatten und Servern ist teuer und auch endlich. Das führt irgendwann unweigerlich zu einem Rückstau, denn wo mehr produziert wird, als abgelegt werden kann, geht es irgendwann nicht mehr weiter. Sowohl bei den Papieren, aber vor allem auch bei den elektronisch produzierten Daten tragen redundant vorhandene Informationen dazu bei, dieses Problem noch zu verstärken.
"Die Ursache liegt meist in den individuellen Ablagestrategien vieler Mitarbeiter."
Die Ursache liegt meist in den individuellen Ablagestrategien vieler Mitarbeiter, die verschiedene Versionen des gleichen Dokumentes oder unterschiedliche Dokumente gleichen Inhalts, in unterschiedlichen Verzeichnissen lagern”, so Horst Bräuner, IT-Verantwortlicher der Stadt Schwäbisch Hall. Dazu kommt die Vermehrung von elektronischen Daten per E-Mail-Weiterleitung. Zusätzlichen “Datenmüll” auf den Fileservern erzeugen Informationen, welche für die öffentliche Verwaltung nicht relevant sind. Die berühmten privaten Urlaubsbilder und -videos für die Kollegen, sowie kurzlebige Dokumente, die schnell ihre Relevanz verlieren, beispielsweise E-Mails die nur eine Terminvereinbarung oder einen Geburtstagsgruß zum Inhalt haben, verstopfen die Festplatten zusätzlich.
Open Source als Sicherheitsfaktor
Schwäbisch Hall bewältigt diese Anforderungen mit dem Einsatz des Open Source DMS agorum core und dem Langzeitspeicher Grau Archiv. “Wir setzen schon seit Jahren auf unseren Desktop-Rechnern und Servern Open Source Software ein,” so Horst Bräuner.
"Ein auschlaggebender Punkt ist, dass die Daten auch in ferner Zukunft noch herstellerunabhängig geöffnet werden können."
“Ein ausschlaggebender Punkt ist, neben der vorhandenen Kosteneffizienz, die Sicherheit, dass die Daten dank der offenen Architektur auch in fernerer Zukunft noch herstellerunabhängig geöffnet werden können. Bei proprietärer Software ist das keinesfalls sicher gewährleistet. Ist der Hersteller nicht mehr am Markt, kann es leicht passieren, dass im Laufe der Zeit das Wissen, wie die Daten gespeichert wurden, verloren geht und die Dokumente nicht mehr zu öffnen sind,” erläutert Horst Bräuner. “Sicher dachten auch die alten Sumerer, dass ihre Schrifttafeln für die Ewigkeit sind. Diese sind zwar tatsächlich noch erhalten, aber teilweise nach über 4.500 Jahren noch nicht entziffert.” Aus diesem Grund war es klar, dass auch das Dokumentenmanagement-System Open Source sein sollte, um neben den offenen Dateiformaten auch ein offenes System zu haben.
Weitere Anforderungen an das Projekt:
- die organisierte Produktion von Daten mit einer strukturierten Ablage, ohne die Anwender zu sehr in einem vorgegebenen Korsett einzuschränken,
- einfaches Bedienen der Software durch den Endanwender, die Vermeidung von irrelevanten Inhalten,
- eine teilautomatisierte Ablage von Dokumenten,
- die Trennung zwischen Daten, die schnell verfügbar sein müssen und Daten, die nur noch selten in Anspruch genommen werden,
- genügende Ressourcen für die Kurzzeit-Speicherung und praktisch endlose Ressourcen für die Langzeit-Speicherung.
Mit dem „unsichtbaren“ DMS, weiterarbeiten wie gewohnt
Die Wahl fiel auf agorum core, weil es diesen Ansprüchen gerecht werden konnte und sich hervorragend in die vorhandene Infrastruktur implementieren lässt. agorum core integriert sich für die Mitarbeitern in die Oberfläche der bereits vorhandenen Mail-Software Open-Xchange und verhält sich ansonsten, dank des agorum core DMS-Netzlaufwerkes wie das gewohnte Filesystem mit seinen Verzeichnissen.
"Alle E-Mails samt Anhängen, die nicht für die Verwaltung relevant sind, werden nicht in das DMS überführt und somit nicht archiviert."
E-Mails können in Open-Xchange per Drag & Drop direkt in Verzeichnissen archiviert werden und sind so gemeinsam mit den dazugehörigen Dokumenten archiviert, was bisher nicht möglich war, da E-Mails und Dokumente technisch bedingt nicht zusammen auf einem Fileserver archiviert werden konnten. Die Mitarbeiter sollen so zukünftig die relevanten E-Mails von den unwichtigen trennen.
"Ansonsten ist das DMS scheinbar unsichtbar, denn es sieht für die Anwender aus wie die Ordnerstruktur, mit der sie schon bisher gearbeitet haben."
Alle E-Mails samt Anhängen, die nicht für die Verwaltung relevant sind, werden nicht in das DMS überführt und somit nicht archiviert. Zudem können über Open-Xchange alle Dokumente aus dem DMS mit einem Klick aufgerufen, bearbeitet und wieder gespeichert werden. Ansonsten ist das DMS scheinbar unsichtbar, denn es sieht für die Anwender aus wie die Ordnerstruktur, mit der sie bisher schon gearbeitet haben. Über Zugriffsrechte und bis zu einer gewissen Ebene vorstrukturierten Verzeichnisbäumen, die nach den neuen Aktenplänen für Verwaltungen aufgebaut sind, wird der Wildwuchs, der bisher auf den Fileservern vorherrschte, eingedämmt. Die Mitarbeiter können ihre Dokumente nur dort ablegen, wo sie hingehören. Innerhalb dieser Bereiche können weiterhin eigene Verzeichnisse angelegt werden.
Das Langzeitarchiv entlastet das DMS
Daten, die nur noch selten benötigt werden, wandern entweder nach einer bestimmten Zeit oder manuell gesteuert in das Langzeitarchiv, wo sie das DMS entlasten, aber weiterhin verfügbar sind. Dubletten im DMS wird dadurch entgegengewirkt, dass Dokumente und E-Mails zusammen in Projektakten abgelegt werden, auf die alle Projektbeteiligten Zugriff besitzen. So entfällt das Weiterleiten der Dokumente per E-Mail. Dokumente, die für mehrere Projekte oder Stellen wichtig sind, müssen nicht mehrfach abgelegt werden, sondern werden einmal gespeichert und danach einfach in die Verzeichnisse, in denen sie benötigt werden, verlinkt. Sie erscheinen dort wie ein normales Dokument. Dadurch verringert sich nicht nur der Speicherbedarf, sondern auch die Gefahr, dass unterschiedliche Versionen des gleichen Dokuments im Umlauf sind.
FAZIT
agorum core ist bei der Stadtverwaltung Schwäbisch Hall seit 2010 im Einsatz. Durch die regelmäßige Wartung mit Updates läuft das System störungsfrei und unterstützt die Mitarbeiter im Tagesgeschäft. Die Daten der Stadtverwaltung sind bei agorum core in den besten Händen.
