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Warum ein papierloses Büro nicht für gute Digitalisierung steht

[fa icon="calendar"] 25.09.2019 12:45:18 / by Jonathan Stadelmaier

Papierloses Büro Digitalisierung DMS CRM Projektmanagement

Nutzen Sie das volle Potential Ihrer digitalisierten Akten? Selbst wenn alle Dokumente in elektronischer Form vorliegen, ist das noch keine Garantie für effiziente Digitalisierung. Erst durch das perfektes Zusammenspiel aller Systeme entsteht ein Mehrwert für Ihr Unternehmen.

Digitalisierung als Allheilmittel - manchmal wirkt es so, als sei der Begriff das Rezept für alle Probleme im Unternehmen. Alles wird einfacher, die Effizienz steigt und mehr Daten bringen mehr wertvolle Informationen. 

Die eigentliche Herausforderung der Digitalisierung wird dabei häufig unterschätzt: Gewonnene Informationen bündeln, automatisch verarbeiten und Vorteile daraus gewinnen. 

 

Mehr Systeme - mehr Daten - mehr Aufwand?

In Unternehmen sind - Digitalisierung sei dank - oft viele verschiedene Systeme im Einsatz: Mailserver, CRM, Archivierungssoftware, Ticketsystem und mehr. Die Vielzahl der verschiedenen Programme macht die Arbeit kompliziert. Alle Systeme müssen mit zusätzlichen Schnittstellen verbunden und bei der Suche nach Informationen einzeln durchsucht werden. In der ungeordneten Flut an Daten ist es schwierig, dass wichtige Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.

Auch die Zusammenarbeit mit Kollegen profitiert erst dann von digitalen Lösungen, wenn Dokumente automatisch an die richtige Stelle geleitet werden, ein einfacher Überblick über Projekte und Kunden möglich ist und der Austauch im richtigen Kontext erfolgt. Wenn diese Faktoren nicht umgesetzt werden, geht das eigentliche Potential eines digitalen Arbeitsplatzes verloren.

Außerdem bringt es Ihnen keinen Mehrwert, wenn Ihre Dokumente in digitalen Verzeichnissen "vergammeln". Dann können Sie die Akten auch im Keller lassen. Versehen Sie Ihre Dokumente lieber mit Metadaten und lassen Sie wichtige Informationen automatisch auswerten. Dadurch erhalten Sie einen 360-Grad Überblick über Ihre Projekte und Kundenbeziehungen. 

 

Sinnvolle Digitalisierung bei Firma Winkler

Verursacht Digitalisierung also mehr Aufwand als Nutzen? Nein. Entscheidend ist, wie digitalisiert wird. 

Ein gutes Beispiel für den sinnvollen und gewinnbringenden Einsatz einer digitalen Lösung ist die Firma Winkler. Der Brennstoffanbieter lässt erfasste Eingangsrechnungen und Lieferscheine automatisch auswerten und verarbeiten. Die Übergabe an die Finanzbuchhaltung/Warenwirtschaft und anschließende Archivierung erledigt agorum core selbstständig. Muss ein Sachbearbeiter in einem Prozess aktiv eingreifen, bekommt er vom System die relevanten Dokumente zum richtigen Zeitpunkt automatisch vorgelegt. Das spart Zeit und die vorhandenen Informationen liegen nicht ungenutzt in einem digitalen Verzeichnis. 

 

Bernd Winkler gewinnbringende Digitalisierung

"Dank 'richtiger' Digitalisierung haben wir unsere Dokumente nicht nur in elektronischer Form, sondern gewinnen dadurch zusätzliche Informationen und sparen täglich Arbeitszeit."

- Bernd Winkler

 

 

Besonderer Vorteil: Die eingesetzte Lösung agorum core bietet noch viele weitere Einsatzmöglichkeiten. Bei der geplanten Umsetzung der Ausgangsrechnungen und des Mahnwesens kann das Unternehmen auf die in agorum core integrierten Lösungen zurückgreifen und spart sich Aufwand durch zusätzliche Schnittstellen.

 

Ein zentrales System für volle Digitalisierungspower

Alleine die Abwesenheit von Papierakten in Ihrem Büro macht Sie noch nicht zum Gewinner der Digitalisierung. Sie müssen die Informationen auch sinnvoll nutzen und verknüpfen können. Je weniger verschiedene Systeme Sie dafür einsetzen und je höher der Grad an Automatisierung, desto mehr profitieren Sie. 

Damit wir selbst effizienter arbeiten können, haben wir agorum core entwickelt. Das System stellt Ihnen bereits eine Vielzahl an Funktionen in einer zentralen Umgebung zur Verfügung:

  • Echtzeitsuche für alle Dokumente
  • Ticketsystem
  • Mailserver
  • DMS
  • CRM
  • Projektmanagement
  • interne Kommunikation
  • Erfassung der Eingangspost mit automatischer Texterkennung
  • viele weitere Anforderungen

Sie wollen genau wissen, wie das aussieht? Dann vereinbaren Sie doch einen Termin zur kostenlosen Online-Demo. Unsere Experten zeigen Ihnen gerne, wie Sie Ihre Anforderungen mit agorum core erfüllen können. 

 

 

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Themen: Digitalisierung, integration, Digital Workplace




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