Zu Ostern steht das Suchen wieder hoch im Kurs - aber wer je im Büro verloren gegangene Dokumente suchen musste, kann die Suchbegeisterung aus Kindheitstagen kaum mehr nachvollziehen. Denn das Suchen nach Ostereiern haben die meisten von uns als angenehme Erfahrung in Erinnerung, und es besteht eine positive Verknüpfung zwischen dem Finden von Ostereiern und den daraus resultierenden Glücksgefühlen.
Verloren gegangene Dokumente nach langem Suchen endlich wiedergefunden zu haben, löst sicherlich ebenfalls Glücksgefühle aus, die aber teuer erkauft werden mit jeder Menge Zeit, die man auch sinnvoller hätte nutzen können. Denn tatsächlich ist es immer noch so, dass Menschen in Unternehmen sehr viel Zeit mit der Suche nach Dokumenten verbringen. Wie viel? Das können Sie hier erfahren.
Da leben wir in einer hochtechnisierten Welt mit enorm vielen technischen Möglichkeiten, und trotzdem werden auch heute noch E-Mails ausgedruckt und in Papierordner geheftet, Rechnungen in Papierform von einem Arbeitsplatz zum nächsten geschleust. Und wenn dann mal etwas gesucht wird, geht das Durchblättern der Aktenordnern los.
Die Glücksgefühle weichen dabei einem zunehmenden Frust - oder würden Sie gerne jeden Tag mehrmals nach Ostereiern suchen müssen?
Das muss nicht sein, wozu gibt es Dokumentenmanagement-Systeme?
Dokumentenmanagement-Systeme helfen, Dokumente und E-Mails so zu speichern und zu organisieren, dass alle wichtigen Informationen innerhalb von Sekunden gefunden werden können, Stichwort "papierloses Büro".
Aber Achtung: Falls Sie in Erwägung ziehen, ein DMS in Ihrem Unternehmen einzuführen, achten Sie darauf, dass dieses sich sehr leicht in den Arbeitsalltag der Benutzer einfügt. Es soll für die Benutzer kein Mehraufwand entstehen, sonst kommt zum Frust bei der Suche noch der Frust bei der Ablage hinzu. Lesen Sie hierzu auch den Artikel: "Checkliste Dokumentenmanagement - 10 Punkte, die bei der DMS Auswahl helfen"
Wie sieht es bei Ihnen aus?
Haben Sie in Ihrem Unternehmen bereits ein DMS im Einsatz? Oder wird bei Ihnen auch dann noch mühselig nach Papierdokumenten gesucht, wenn die österliche Suchbegeisterung schon lange vorbei ist? Ich freue mich auf Ihre Erfahrungen und Rückmeldungen unten im Kommentarbereich.
