Dokumentenmanagement Blog

Nahezu jedes ERP ohne Aufwand ans Dokumentenmanagement-System anbinden

[fa icon="calendar"] 20.01.2016 10:05:08 / by Stefan Röcker

Nahezu jedes ERP ohne Aufwand ans Dokumentenmanagement-System anbinden

 

Dass es eine gute Idee ist, Ihr ERP- an ein Dokumentenmanagement-System anzubinden, habe ich vor kurzem in einem Blogartikel beschrieben: ERP und DMS - Warum eine Kopplung nur Vorteile bringt! In diesem Beitrag möchte ich mit dem Vorurteil aufräumen, dass so eine Kopplung zwangsläufig eine aufwändige Geschichte sein muss. Denn es kann auch sehr einfach gehen - wenn Sie mit dem richtigen DMS arbeiten.

Im ERP-System erzeugte Belege im DMS revisionssicher archivieren und schnell wiederfinden

Die beiden Funktionen, die bei einer Kopplung von ERP- mit Dokumentenmanagement-Systemen am häufigsten benötigt werden, sind die automatische revisionssichere Archivierung der im ERP erzeugten Belege und das schnelle Wiederfinden dieser Dokumente über eine komfortable Suche. 

Beides kann mit dem Dokumentenmanagement-System agorum® core erreicht werden, ohne dafür eine spezielle Schnittstelle programmieren zu lassen oder kaufen zu müssen. Denn agorum® core bietet den Zugang zum DMS über eine Standardschnittstelle als Netzlaufwerk an. Damit kann praktisch jede Software, die in der Lage ist, PDF-Dokumente zu erzeugen, diese Dateien auch automatisch im DMS ablegen.

 

Dokumente automatisch und revisionssicher in elektronischen Akten ablegen

Elektronische Akte in agorum® coreDie PDF-Dateien werden einfach vom ERP-System in ein Verzeichnis gedruckt. Um die Dokumente weiterverarbeiten zu lassen, wird dieses Verzeichnis im DMS von einem Workflow überwacht. Sobald ein Dokument eintrifft, kann es nach individuell festgelegten Regeln weiterverarbeitet werden. Meist werden von den eingehenden Dokumenten der Volltext und vordefinierte Metadaten erfasst, um die Dokumente automatisiert in elektronischen Akten zu archivieren. Anhand der erfassten Metadaten können beispielsweise Rechnungen direkt in der dazugehörigen Kundenakte in agorum® core revisionssicher abgelegt werden. 

 

Schnelles Wiederfinden der Belege über Volltext- und Metadatensuche

agorum® core BelegsucheDie vom Dokumentenmanagement-System erfassten Belege können entweder über die Volltextsuche oder gezielt über die Metadatensuche wiedergefunden werden. In agorum® core sind alle möglichen Suchanfragen denkbar. Sie können beispielsweise nach einer bestimmten Rechnungs- oder Lieferscheinnummer suchen, Rechnungen anzeigen lassen, die einen beliebigen Betrag übersteigen, die Rechnungen, Lieferscheine oder anderen Belege eines bestimmten Kunden aufrufen oder generell alle noch unbezahlten Rechnungen auflisten lassen. 

 

Das integrierte Netzlaufwerk ist perfekt geeignet, um praktisch jedes ERP-System einfach und schnell an agorum® core anzubinden

Über das integrierte Netzlaufwerk können so praktisch alle ERP-Systeme an agorum® core angebunden werden, zum Beispiel:

  • Sage (u.a. Sage One, Sage 50, Sage HWP, Sage Office Line, Sage Office Online, Sage New Classic, Sage X3, Sage XRT Treasury, Sage ERP b7, Sage WINCARAT, ...)
  • DATEV (u.a. DATEV Unternehmen Online, DATEV Mittelstand, DATEV Rechnungswesen pro, ...)
  • SAP (SAP Business ByDesign, SAP Business One, SAP ERP, SAP R/3, SAP S/4HANA, ...)
  • Oracle (Oracle ERP, Oracle FInancial Management, Oracle Advanced Procurement, Oracle Hyperion, Oracle E-Business Suite, ...)
  • Microsoft (Microsoft Dynamics ERP, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics AX, ...)
  • Infor (Infor Blending, Infor COM, Infor LN, Infor M3, Infor XPERT, infra:NET, Infor AS, ...)
  • Odoo (Open ERP, Odoo ERP, ...)
  • Haufe (Haufe Business Office Professional, Haufe Suite ..)
  • proAlpha
  • Helium V
  • und viele andere - fragen Sie uns einfach an: Kontakt

Die einzige Voraussetzung ist immer: Das ERP muss in irgendeiner Form in der Lage sein, PDF-Dateien zu drucken. 

 

Direkte Integration des DMS in das ERP-System ermöglichen weitere Funktionen

Eine tiefere Integration des Dokumentenmanagement-System in das ERP erlaubt auch weitergehende Funktionen, wie die direkte Belegsuche oder den direkten Aufruf von Dokumenten aus der Oberfläche des ERP-Systems heraus. Dafür haben wir erweiterte Schnittstellen für SAP ArchiveLink, DATEV Online, DATEV Rechnungswesen onlineMicrosoft Dynamics und Odoo. Weitere Schnittstellen und Funktionen sind auf Anfrage problemlos möglich.

 

Möchten Sie in einer individuellen Online-Demo sehen, wie wir Ihr ERP-System an unser DMS anbinden? Dann vereinbaren Sie einfach online einen Termin mit uns:

agorum core live erleben

Themen: Dokumentenmanagement




Kommentare

Wir freuen uns auf Ihr Feedback!