Den klassischen sieben Verschwendungsarten im Lean Management im Büro wurde im Laufe der Zeit eine achte hinzugefügt: Die Fähigkeiten von Mitarbeitern werden nicht voll genutzt. Oft können viele Fähigkeiten von Mitarbeitern nicht genutzt werden, weil der Büroalltag es nicht zulässt. Routineaufgaben nehmen viel Zeit in Anspruch und lassen nur wenig Raum für Kreativität.
Viele dieser Routineaufgaben können im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung der Arbeit automatisiert werden und schaffen so mehr Raum, um die Fähigkeiten der Mitarbeiter dafür einzusetzen, das Unternehmen voranzubringen und innovativer zu machen. Die Basis dafür sind moderne Dokumentenmanagement-Systeme (DMS).
Das Potenzial der Mitarbeiter sinnvoll nutzen
Ein Dokumentenmanagement-System stellt Ihnen viele wertvolle Hilfsmittel zur Verfügung, mit denen Sie alltägliche Routineaufgaben im Büro automatisieren können. Das sind vor allem die Erfassung, Verteilung und Bearbeitung von Dokumenten und Informationen, die täglich im Unternehmen produziert werden oder auf unterschiedlichsten Kanälen im Unternehmen eintreffen:
- Eingehende Post wird beispielsweise eingescannt und innerhalb von Sekunden auf elektronischem Weg verteilt und archiviert.
- Rechnungen werden vollautomatisch erfasst und inhaltlich und rechnerisch geprüft, statt aufwendig kopiert und von Schreibtisch zur Schreibtisch transportiert und manuell geprüft zu werden.
- Die Ablage und Archivierung von Dokumenten wird durch Funktionen unterstützt, die innerhalb kürzester Zeit den richtigen Ablageort finden.
- Langwierige Suchen nach Informationen werden stark abgekürzt, indem man über Volltext- und Metadatensuche die benötigten Unterlagen innerhalb von Sekunden findet.
Alle diese und noch viele weitere Funktionen ersparen Ihnen und Ihren Mitarbeitern viele lästige Tätigkeiten und sie gewinnen Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben, in denen sie ihre Fähigkeiten voll ausspielen können und die Ihr Unternehmen weiterbringen und wettbewerbsfähig halten.
Wissen teilen und nutzen
Zusätzlich bildet ein DMS die ideale Grundlage, um gemeinsam an Projekten zu arbeiten und Wissen zu speichern, zu teilen und weiterzuentwickeln. Elektronische Akten vereinfachen beispielsweise die gemeinsame Arbeit an Projekten, indem alle notwendigen Informationen zentral und transparent bereitgestellt werden. Alle Mitarbeiter, die auf diese Dokumente zugreifen können, haben die Möglichkeit sich eine Meinung zu bilden und ihr Wissen und ihre Fähigkeiten mit einzubringen. Das geschieht über Social-Media-Funktionen, wie Notizen direkt an Dokumenten, Chats, Wikis und Foren.
Mit dieser transparenten Form der Informations- und Wissensspeicherung bieten Sie die Möglichkeit, dass Ihre Mitarbeiter ihre Fähigkeiten, Erfahrungen und Kompetenzen voll nutzen und einbringen können.
FAZIT
Mit einem DMS ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern ihr Potenzial voll auszunutzen!
