Dokumentenmanagement Blog

Lean Management im Büro, Teil 5: die Volltextsuche und ihre Schwestern

[fa icon="calendar"] 09.07.2015 13:17:00 / by Birgit Werthebach

Lean Management im Büro die Volltextsuche

Suchen kostet Zeit, Nerven und im schlimmsten Fall sogar Kunden. Dafür müssen Informationen nicht einmal komplett verloren gehen. Sie nicht auf Anhieb finden zu können, genügt häufig schon, um beim Gesprächspartner einen schlechten Eindruck zu hinterlassen. Nicht umsonst zählen Such- und Wartezeiten zu den sieben Verschwendungen im Lean Management. 

Warten macht keinen Spaß, das wissen wir alle aus eigener Erfahrung. So sind für den Kunden am Telefon bereits wenige Minuten in der Warteschleife eine gefühlte Ewigkeit, während der Mitarbeiter am anderen Ende fieberhaft nach der gewünschten Information sucht - und wieder mal von einer Volltextsuche träumt. Wie schön wäre es jetzt, einfach ein Stichwort eingeben zu können und sofort die gesuchten Informationen auf dem Bildschirm zu haben, statt sich mühsam durch endlose Verzeichnisse und Unterverzeichnisse klicken zu müssen? 

 

Das Dokumentenmanagement-System findet, was Sie suchen

Die wenigsten Menschen können sich über Wochen und Monate im Detail merken, wo jedes ihrer Dokumente abgespeichert ist. Mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) brauchen sie das zum Glück auch gar nicht. Es genügt völlig, dass sie die Dokumente finden. Dem Chef, der einen Mitarbeiter nach einer Information fragt, ist es ja auch egal, woher der Mitarbeiter sie holt, Hauptsache, er kann sie sofort liefern.

Das DMS ist also quasi Ihr Mitarbeiter, der alle denkbaren Infos sofort parat hat. Bei einem guten Dokumentenmanagement haben Sie sogar verschiedene Möglichkeiten, danach zu fragen.

 

Alles finden mit der Volltextsuche

Dokumente im Volltext durchsuchen zu lassen, ist die gängigste Variante, im DMS abgelegte Informationen zu finden. Dazu wird der komplette Datenbestand - also alle Dokumente, Verzeichnisse, Metadaten und alle anderen im Dokumentenmanagement-System gespeicherten Daten - in einem Index erfasst. Das garantiert auch bei großen Datenmengen Suchergebnisse innerhalb von Sekunden. Die Bedienung ist denkbar einfach: Sie geben ein Stichwort ein und schon spuckt der Computer alle Informationen aus, die zu diesem Stichwort passen.

Je spezifischer das Stichwort ist, umso akkurater sind natürlich auch die Suchergebnisse. Ist das Stichwort allgemeiner oder haben Sie einen riesigen Datenbestand, kann es jedoch sein, dass diese Art der Suche zu viele Ergebnisse liefert. Deswegen haben sich Dokumentenmanagement-Systeme bewährt, die weitere Suchmöglichkeiten bieten.

 

Gezielt suchen über die Metadatensuche

Jedes im DMS abgelegte Dokument kann mit Stichworten, den sogenannten Metadaten, z.B. Rechnungsnummern oder Kundendaten versehen werden - in guten Dokumentenmanagement-Systemen geschieht das übrigens sogar vollautomatisch. Nach diesen Metadaten können Sie natürlich auch gezielt suchen. So ist es relativ einfach, sich beispielsweise alle Kunden in einem bestimmten PLZ-Gebiet anzeigen zu lassen oder alle Rechnungen eines Monats oder eines Kunden.

Die Metadatensuche geht noch schneller als die ohnehin schon schnelle Volltextsuche, weil nicht der komplette Datenbestand durchsucht wird, sondern nur die Dokumente, die mit dem entsprechenden Metadatum versehen sind.

 

Volltextsuche und Metadatensuche kombinieren

Für ganz gezielte Suchergebnisse lassen sich die beiden Suchvarianten auch kombinieren. Ein Beispiel verdeutlicht, wie das funktioniert: Für eine Statistik über die Teekannen-Verkäufe des letzten Jahres brauchen Sie alle Rechnungen, in denen eine Teekanne auftaucht. Sie kombinieren also das Volltext-Suchwort "Teekanne" mit zwei Metadaten, nämlich dem Dokumenttyp "Rechnung" und dem Datum "2014". Das DMS bekommt somit die Anweisung, in allen Dokumenten des Dokumenttyps "Rechnung", die das Datum "2014" tragen, nach dem Wort "Teekanne" zu suchen.

Wenn es darum geht, ob eine bestimmte Teekanne im Programm bleiben soll, könnten Sie in diesem Beispiel auch ganz gezielt nach der Modellbezeichnung suchen und können dann anhand der Rechnungen sehen, wie oft sich dieser Typ verkauft hat, in welche Region und so weiter. Den Suchmöglichkeiten sind kaum Grenzen gesetzt.

 

Die Favoritensuche - der komfortable 1-Klick-Finder

Die Favoritensuche ist die komfortabelste Art, Informationen zu suchen - und sie wirklich mit einem Klick zu finden, ohne weitere Daten eingeben zu müssen. Ein gutes DMS bietet nämlich die Möglichkeit, häufig benötigte Suchanfragen als Favoriten zu speichern und die Ergebnisse mit einem Klick abzurufen. Eine sehr zeitsparende Funktion, insbesondere bei komplizierteren, mehrfach verschachtelten Suchanfragen oder auch dort, wo regelmäßig die gleichen Auswertungen gebraucht werden oder es darum geht, häufige Kundenanfragen schnell zu beantworten.

 

Fazit: 

Ein Dokumentenmanagementment-System vergisst nichts, verliert nichts und stellt seine Inhalte schnell und zuverlässig wieder zur Verfügung. Dank der Volltextsuche und ihren Schwestern Metadatensuche und Favoritensuche finden die Mitarbeiter die gewünschten Informationen sofort, können souverän auf Anfragen reagieren und die richtigen Informationen weitergeben. Das schafft Vertrauen und damit Wettbewerbsvorteile. 

 

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Themen: Dokumentenmanagement




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