Die Langzeitarchivierung ist in jedem Unternehmen ein Thema. Nach Handelsgesetzbuch und Steuerrecht sind relevante elektronische Dokumente bis zu 10 Jahren aufbewahrungspflichtig und müssen bis zum Ablauf dieser Frist auch wieder auffindbar und lesbar sein. In der Medizin gelten Aufbewahrungsfristen bis zu 30 Jahre, in der öffentlichen Verwaltung sogar weit darüber hinaus. Wie können diese Daten sicher verwaltet und kosteneffizient archiviert werden?
Die optimalen Speichermedien im Lebenszyklus einer Datei
Nimmt man allgemein die Datenspeicherung und Langzeitarchivierung zusammen, kann man sich eine Datenpyramide vorstellen. Ganz an der Spitze stehen die Daten, die häufig und schnell zur Verfügung stehen müssen. Das sind meist aktuelle Daten, die zur raschen Bearbeitung am besten auf schnellen Speichern gesichert sind. Oft sind das SSDs oder SAS-RAID-Systeme. Den Vorteil der Schnelligkeit bezahlt man hier allerdings mit höheren Kosten für Hardware und Energie.
In der Mitte der Pyramide stehen Daten, die zwar hin und wieder benötigt werden, bei denen es aber nicht auf darauf ankommt, möglichst schnell darauf zuzugreifen. Hier kommen oft SATA-RAID-Systeme oder immer häufiger auch Public- oder Private Cloud-Lösungen zum Einsatz. Die sind in der Anschaffung günstiger und verbrauchen weniger Strom.
Der breite Sockel der Pyramide besteht aus Archivdaten, die meist nur vorgehalten werden, um gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen, oder aus anderen Gründen langfristig aufbewahrt werden sollen. Diese werden nur äußerst selten benötigt und deshalb in kostengünstige und langlebige, aber auch langsamere Archive verlagert. Beispiele hierfür sind optische Datenträger, NAS-Systeme, Sicherungsbänder oder Cloud-Lösungen.
Datenspeicherung und Langzeitarchivierung mit dem Dokumentenmanagement-System (DMS) organisieren
In jeder Lebensphase eines Dokuments gilt eines: Es muss identifiziert und wiedergefunden werden können. Um das zu gewährleisten, ist es sinnvoll, die Dateien mit einem Dokumentenmanagement-System abzulegen, das die Dokumente im Volltext indexiert und mit Metadaten anreichert. Damit ist gewährleistet, dass die Suche nach dem richtigen Dokument eingegrenzt werden kann und schnellstens zum Erfolg führt. Damit aber nicht genug: Moderne Dokumentenmanagement-Systeme sind auch in der Lage, die Organisation der Daten von der Spitze bis zum Sockel der Speicherpyramide zu übernehmen. Diese DMS-Lösungen können die unterschiedlichsten Storages einbinden und verwalten. Sie speichern die Daten dorthin, wo es am besten passt, meist ohne dass der Benutzer etwas merkt oder dazu tun muss. Stichwort: HSM (Hierarchisches Speichermanagement oder Hierarchical storage management)
Über elektronische Akten und individuell anpassbare Workflows werden die Dateien automatisch dorthin archiviert, wo sie am besten aufgehoben sind. Zum Beispiel könnte die elektronische Akte eines laufenden Projekts auf einem schnellen Speicher vorgehalten werden und nach Beendigung zunächst auf einen langsameren verschoben werden. Werden die Daten nicht mehr im laufenden Betrieb benötigt, kann die Akte, z.B. nach Ablauf einer bestimmten Zeit automatisch in ein angeschlossenes Langzeitarchiv überführt werden.
Nach welchen Kriterien die Dateien verteilt werden, ist individuell anpassbar. So könnte man zum Beispiel Workflows einrichten, die Dateien automatisch in das Langzeitarchiv verschieben, wenn Sie eine bestimmte Zeit lang nicht mehr geöffnet wurden. Oder zum Beispiel alle Rechnungen, die in einem Workflowprozess automatisch verarbeitet wurden, gleich revisionssicher in das Langzeitarchiv überführen.
Achtung: Daten aus der Langzeitarchivierung müssen auch nach einem Jahrzehnt noch lesbar sein!
Eine wichtige Sache gilt es dabei zu beachten. Die Dokumente müssen bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist auch lesbar bleiben, daher ist es zu empfehlen, auf Software und Dateiformate zu setzen, die offenen Standards folgen. Bei Dokumentenmanagement-Systemen sollte darauf geachtet werden, dass die Schnittstellen offen und dokumentiert sind. Am besten ist sogar das ganze System Open Source, denn nur so ist absolut sichergestellt, dass die Daten auch dann dauerhaft im Zugriff bleiben, wenn die Software nicht mehr vom Hersteller unterstützt wird oder es den Hersteller möglicherweise nicht mehr gibt. Auch bei den verwendeten Dateiformaten sollte, wenn möglich, auf offene Standards zurückgegriffen werden, zum Beispiel: TIFF, PNG, XML oder PDF/A.
Fazit: Mit einem DMS verwalten Sie Ihre Daten sicher und effizient über ihren gesamten Lebenszyklus.
