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Knowledge Management - Tools und Systeme für den Wissenstransfer

[fa icon="calendar"] 11.09.2018 17:41:26 / by Petra Kayser

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Das wertvollste Gut eines Unternehmens? Richtig! Es sind die Menschen. Die Mitarbeiter mit all ihrem Know-how, ihrer Erfahrung und ihrem Herzblut. Menschen, die jeden Tag dafür sorgen, dass tolle Produkte, Dienstleistungen oder Handwerk auf den Weg zu ihren Kunden kommen. Aber der Arbeitsmarkt zirkuliert und Menschen wechseln die Abteilung, gehen in den Ruhestand oder kündigen. Und das Know-how geht mit ihnen. Diesen Wissensverlust gilt es zu minimieren und für das Unternehmen zu sichern. 

 

Inseln mit Brücken verbinden

Um einen Wissenstransfer herzustellen, müssen Wissensinseln verbunden werden. Damit sind einzelne Applikationen und Systeme gemeint, z. B. ein ERP, ein Buchhaltungsprogramm, ein CAD Programm, ein Fileserver, ein Programm für das Projektmanagement und dann natürlich - ganz wichtig - das Mailprogramm. Alles Orte, wo Daten, Wissen und Informationen gespeichert sind. Stellen wir uns ein interdisziplinäres Projekt vor, gibt es 101 Möglichkeiten, wo Informationen liegen können. Und das ist das Aus für einen guten Informationsfluss. Im Idealfall haben alle Mitarbeiter einen digitalen 360 Grad Blick auf ihr Projekt. Dafür spielt Knowledge Management eine wichtige Rolle. Für den internen schnellen Wissens-Austausch sind Chatfunktionen Gold wert (aber immer im Vorgang und für alle einsehbar). Die Kommunikation erfolgt remote und in Echtzeit. Versionen von Dokumenten sind eindeutig und Telefonate nach dem Motto "Können Sie mir bitte den letzten Stand vom XY-Report mailen" sind damit Vergangenheit. Alle Daten und die gesamte Kommunikation sind vollständig im Vorgang hinterlegt und zu jeder Zeit von allen auffindbar. 

 

Wissen finden und Teilen

Um Unternehmenswissen einfach zu finden, muss es verwaltet werden. Da gibt es Datenbanken, Dokumentationen, News-Archive und Regelkommunikation - je nachdem, wie sich ein Unternehmen organisiert. Nun stellen wir uns einmal einen neuen Mitarbeiter vor, der zu einem 5 Jahre zurückliegenden Projekt eine ganz bestimmte E-Mail-Korrespondenz sucht. Jetzt wird es spannend bis nahezu unmöglich.

Wie viel Zeit in Unternehmen für das Auffinden von Informationen und Daten verwendet wird, können Sie hier nachrechnen. Gute Knowledge Management Systeme verwalten das gesamte Unternehmenswissen. Sie sind das Archiv mit leistungsstarker Suchmaschine. Für Mitarbeiter bedeutet dies, dass sie wie im Internet in ein Suchfeld ihren Suchbegriff eingeben und binnen Sekunden eine Ergebnisliste bekommen. Wenn zum Beispiel nach einer Exceltabelle mit den Produktionszahlen gesucht wurde, können die Mitarbeiter direkt im Suchergebnis in die Liste gehen, diese bearbeiten und schließen. Ihre Änderungen sind auch remote für alle Anderen sichtbar. Kein Wechsel von einem Programm ins Nächste. Sie kennen ja das Prozedere.

Knowledge Management Tools können in allen Branchen eingesetzt werden: ob in Metallverarbeitenden Betrieben, in Anwaltskanzleien oder im Dienstleistungssektor, Handel, usw.  - jeder profitiert von einem guten Wissensmanagement.

 

Was sind die Voraussetzungen für den Einsatz eines Knowledge Management Systems?

Die erste und elementarste Voraussetzung ist sich in die Richtung eines papierlosen Büros zu entwickeln. Der Gang ins Archiv oder die Suche in physischen Papierordnern muss Geschichte werden. Je mehr Daten in digitaler Form vorliegen, desto größer wird ihr digitales Archiv. Und je größer dieses ist, so effizienter ist die Nutzung eines Knowledge Managment Systems. Nehmen wir das Beispiel der Verwaltung: Wird dort ein Dokumentenmanagement implementiert, kann dies den gesamten Dokumentenfluss steuern. Eine Volltextsuche hilft den Mitarbeitern dann bei der Suche nach den gewünschten Dokumenten, ohne dass diese physisch ihren Schreibtisch verlassen müssen. 

 

Technische Aspekte bei Knowledge Management Systemen

Knowledge Management Tools beinhalten die Bereiche Deployment (Softwareverteilung), Versionierung, Social Collaboration, Datenmanagement und Dokumentenmanagement. Der Trend von Deployment-Strategien entwickelt sich dabei stark zu homogenen Softwareumgebungen hin, also so wenige Applikationen wie möglich. Im besten Fall handelt es sich bei diesen um Open Source basierte Systeme, die automatisiert updatefähig sind. Dadurch können auch die gesetzlichen Sicherheitsrichtlinien einfacher umgesetzt werden. Die Vorteile liegen auf der Hand: deutlich weniger Verwaltungsaufwand, Kosteneinsparungen bei Lizenzen und ein hohes Eínsparpotenzial in der Administration. 

Beim Auswahlprozess sollten Unternehmen sorgfältig prüfen, welches Leistungsportfolio ein Hersteller hat. Gute Knowledge Management Systeme sind individualisierbar und werden exakt auf die Prozesse des jeweiligen Unternehmens konfiguriert, sodass das Unternehmenswissen optimal gemanagt wird. Eine unflexible Standardlösung kann das nicht leisten. 

 

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Themen: Administration, ecm, papierlos, Dokumentenmanagement-System, Digital Workplace




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