Dokumentenmanagement Blog

#HomeOffice #FutureWorkplace #DigitalWorkplace

[fa icon="calendar"] 05.09.2018 14:24:48 / by Petra Kayser

#HomeOffice #FutureWorkplace #DigitalWorkplace #agorum

Viele Begrifflichkeiten die im Grunde Eines meinen: Arbeiten von irgendwo aus und keinen Unterschied merken. Den Rechner starten und loslegen. Elementar hierbei ist eine Technik, die es erlaubt, dass Teams remote zusammenarbeiten. Alle Informationen für Alle in Echtzeit. Das Arbeiten aus dem Home Office ist in Deutschland zwar noch ein Stiefkind, nimmt aber stetig zu. 

 

Aller Anfang ist das Vertrauen

Die Voraussetzung zum Arbeiten aus dem Home Office ist das Vertrauen und zwar in beide Richtungen. Die Geschäftsleitung zu den Mitarbeitern und umgekehrt. Aber die zunehmende Internationalisierung, das hohe Tempo im Tagesgeschäft und die flexiblen Arbeitszeitmodelle zwingen Unternehmen zum Handeln. Effizienz durch Vertrauen. Viele Mitarbeiter schätzen es sehr, wenn sie hochkonzentriert an einer Sache dranbleiben können und dies ist oft im Büro eben nicht der Fall. Wichtig für das Team sind regelmäßige, persönliche Meetings im Büro trotzdem. Die besten Ideen kommen manchmal schließlich beim Plausch mit den Kollegen beim Kaffee trinken.

 

Die technische Ausstattung

Telefonie, Soft- und Hardware müssen für das Home Office Bestleistungen liefern. Ein uneingeschränkter Zugriff auf die internen Softwareprogramme muss gegeben sein und vor allem muss darin auch gearbeitet werden können. Nichts ist schlimmer als nachträglich im Büro alles einpflegen zu müssen. Viele und oft mächtige Programme setzen eine leistungsfähige Hardware voraus. Was aber noch bei vielen eine Wunschvorstellung ist, sind Systeme, die alle miteinander kommunizieren, z.B. wenn der Fileserver mit dem Projektmanagement-Tool verknüpft ist und man in einem System arbeitet.  

 

Der Dreh- und Angelpunkt ...

... ist ein papierloses Büro. Das heißt, alle Dokumente sind digital und verschlagwortet im System abgelegt und werden mit wenigen Mausklicken gefunden.  Auch aus dem Home Office. Wenn Mitarbeiter ihre Dokumente in Form von physischen Ordnern mit nach Hause nehmen müssen, wird es schwierig. 

 

Über die üblichen Kanäle erreichbar sein

Im Grunde darf es keine Rolle spielen, ob ein Kollege im Home Office, in der Geschäftsstelle in den USA oder im Büro gegenüber sitzt. Alle Leitungen und Systeme müssen reibungslos funktionieren und den Mitarbeiter ohne Einschränkung unterstützen. Technische Probleme sollte es im Idealfall nicht geben und Konferenzschaltungen & Co. reibungslos funktionieren. Aber dabei bleiben wir realistisch: (kleine) Ausnahmen bestätigen schließlich die Regel.

 

IT-Security für mobiles Arbeiten

Die Anzahl der Endgeräte, mit denen auf Systeme zugegriffen wird, steigt stetig. Applikationen sind auf Smartphone, Tablett, PC und selbst auf der Uhr am Handgelenk installiert. Dies stellt hohe Anforderungen an die IT-Security und beschäftigt viele Mitarbeiter in den IT-Abteilungen. Aber auch der administrative Aufwand ist enorm und steigt mit jeder neuer Anwendung. Lizenzverwaltung, Updates und Synchronisation (sofern überhaupt möglich) benötigen viel Manpower. Die langfristige Lösung liegt ganz klar in einer Konsolidierung der vielen verschiedenen Systeme und Tools. Weniger wird künftig mehr sein.  

 

Wie sieht der moderne Arbeitsplatz der Zukunft aus? 

Digital Workplace oder Future Workplace bedeutet uneingeschränktes, digitales Arbeiten. Egal von wo und mit welchen Endgeräten. Teams kollaborieren ohne Grenzen und Zeitzonen miteinander. Alle Informationen werden für Alle in Echtzeit sichtbar. Leistungsstarke Suchmaschinen helfen Mitarbeitern beim Suchen & Finden von Informationen. Leisten kann das ein ECM System, in dem das ganze Unternehmenswissen verwaltet, gesteuert und archiviert wird. Bei den Funktionalitäten sind die Unternehmen frei und Prozesse können genau so konfiguriert werden, wie es ihren Anforderungen entspricht. Das ist die Zukunft des modernen Arbeitens. 

 

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