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E-Mail-Suche: So finden Sie Ihre Mails schneller!

[fa icon="calendar"] 24.02.2016 13:46:58 / by Stefan Röcker

E-Mail Suche: So finden Sie Ihre Mails schneller!

Die Suche nach E-Mails kostete mich früher ganz schön viel Nerven. Ich kann mich daran erinnern, dass ich vor einigen Jahren in einer Agentur einen ganzen Tag lang damit beschäftigt war, eine alte E-Mail zu suchen. Niemand wusste mehr genau, wann und an wen die E-Mail geschickt worden war, klar war nur, dass sie wichtige Informationen enthielt, die dringend benötigt wurden. Aber auch wenn ich in einem Telefonat mal schnell auf eine E-Mail aus der letzten Woche zurückgreifen wollte, scheiterte die Suche oft an der schieren Flut an E-Mails, die im Posteingang schlummerten. Seit ich mit agorum® core arbeite, ist das vorbei. Die E-Mail-Suche ist innerhalb von Sekunden erledigt. 

 

 

E-Mails ohne Zusatzaufwand automatisch archivieren

Um die komfortablen Such- und Archivierungsfunktionen nutzen zu können, müssen die E-Mails zuerst im Dokumentenmanagement-System (DMS) archiviert werden. Dazu bietet agorum® core mehrere Möglichkeiten an. Sie können Ihre E-Mails entweder einfach mit dem in agorum® core integrierten Mailserver verwalten oder per IMAP aus externen Postfächern abholen lassen. Beides funktioniert vollautomatisch und verursacht im laufenden Betrieb keinerlei Zusatzaufwand. Sollen nur ausgewählte E-Mails manuell im DMS archiviert werden, können Sie das sehr schnell per Drag & Drop aus jedem E-Mail-Programm heraus machen. Dazu nutzen Sie einfach die Dropfläche von agorum® core (Beispiel anhand von Outlook, die Dropfunktion funktioniert mit allen gängigen E-Mail-Clients).

 

Regelbasierte Zuordnung zu elektronischen Akten

Die E-Mails können in agorum® core regelbasiert abgelegt werden. Am einfachsten werden alle E-Mails nach Empfängern abgelegt. Jeder Mitarbeiter hat einen Ordner, in dem alle seine E-Mails archiviert werden. Zusätzlich können E-Mails aber auch automatisch in andere elektronische Akten verlinkt werden. Zum Beispiel anhand von konkreten E-Mail-Adressen, Projektnummern oder Absenderdomains. So können zum Beispiel alle E-Mails eines Kunden anhand der Adresse identifiziert werden und automatisch in seine Kundenakte verlinkt werden. (Siehe Screenshot)

E-Mails in der Kundenakte

So sind alle E-Mails, die einen Kunden betreffen, zentral in seiner elektronischen Kundenakte archiviert. Allen Personen, die Zugriff auf die Akte haben, steht die komplette Korrespondenz übersichtlich zur Verfügung. 

 

Gezielte E-Mail-Suche innerhalb von Sekunden

Eine Übersicht über alle E-Mails eines Kunden oder Projekts zu haben ist das eine, eine gezielte E-Mail-Suche das andere. In agorum® core steht Ihnen eine komfortable Suchmaske zur Verfügung, mit der Sie jede E-Mail innerhalb von Sekunden wiederfinden. Suchen Sie zum Beispiel nach Betreff, Absender, Empfänger, Erstelldatum, Änderungsdatum, angehängten Notizen und/oder im Volltext. Damit hätte ich die eingangs erwähnte E-Mail innerhalb kürzester Zeit gefunden, anstatt einen Tag lang zu suchen.

 

E-Mail-Suche in agorum® core

 

Fazit:

Die Archivierung von E-Mails in agorum® core bringt Übersicht und spart jede Menge Zeit bei der E-Mail-Suche

 

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Themen: Dokumentenmanagement, agorum core im Alltag, Elektronische Akte




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