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Digitales Dokumentenmanagement - ABER: Open Source

[fa icon="calendar"] 30.01.2019 13:38:12 / by Anne Klein

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Wie läuft es heutzutage mit dem Datenschutz bei internetbezogenen Diensten? Es ist ein umfassendes Thema, überall hört man davon und die Nachrichten berichten von Datenlecks, wo Millionen von personenbezogenen Daten auf einmal frei einsehbar waren oder ein Kunde plötzlich die persönlichen Aufnahmen eines Anderen geschickt bekam. Solche Daten-GAUs betreffen nicht nur schlecht gewartete Systeme kleiner Firmen, sondern auch große, bekannte Firmen stehen immer wieder am Pranger, wenn so etwas passiert.

Viele kostenfreie Dienste wie Whatsapp, Dropbox und Co. lassen die Benutzer oftmals im Dunkeln, wenn es darum geht, wo ihre Daten gespeichert werden – und noch viel schlimmer: mit wem sie für welche Zwecke geteilt werden. Das ist besorgniserregend.

Privatpersonen haben selbst zu verantworten, wo sie sich anmelden und ob Sie dabei einfach schnell bei „Ich habe die Vereinbarung gelesen“ ein Häkchen machen, ohne diese tatsächlich gelesen zu haben - nur um den Dienst sofort nutzen zu können. Argumente wie „Wen interessiert schon, was ich mache“ oder „Ich habe sowieso nichts zu verbergen“ werden oft genannt, jedoch machen es sich dabei viele zu einfach.

Die oben genannten Argumente mögen sicherlich auch in vielen Fällen zustimmen, im professionellen Bereich und in Unternehmen gelten aber verschärfte Regeln – und den bereits genannten Argumenten geht die Luft aus.

 

Was wird auf digitalem Wege geteilt?

Geschäftsinterne, vertrauliche und geheime Informationen müssen innerhalb eines Unternehmens sicher zur Verfügung gestellt werden, individuelle Berechtigungen sorgen dafür, dass diese Daten nur von den richtigen Personen eingesehen und bearbeitet werden können und dürfen.

Elektronische Archivierung, die zudem sicher und einfach zu bedienen ist, gehört dazu, um am Puls der Zeit zu bleiben und den Anschluss nicht zu verlieren. Besteht keine Möglichkeit, intern elektronisch Dateien auszutauschen, lassen sich Wege finden: Mitarbeiter legen auf eigene Faust schnell und einfach einen kostenlosen Dropbox-Account an, um dort ihre Daten mit anderen Mitarbeitern austauschen. Der Freigabe-Link zum Betrachten und Bearbeiten ist ebenfalls schnell und einfach verschickt.

 

Soweit so gut, schnell und einfach ist es ja… aber sicher?

Wo landen auf einmal die Geschäftsgeheimnisse oder Kundendaten? Wer kann dem Unternehmen versichern, dass der Freigabe-Link nicht von den eigenen Mitarbeitern an unternehmensexterne Personen oder die private E-Mail-Adresse an den Heim-Computer weitergeleitet wurde, an dem auch der Nachwuchs spielen darf? Dann könnte das gut gemeinte Filesharing des Mitarbeiters im worst case auf einer anderen Plattform landen…

Nicht zu vergessen der kleine USB-Stick, der im Unternehmen die Runde macht, aber aus Versehen im Bus liegen gelassen wurde? Sowas kann schnell passieren.

An diesen Beispielen wird direkt deutlich, dass es insbesondere für Unternehmen essenziell ist, ihren Mitarbeitern geeignete Tools für das digitale Dokumentenmanagement zur Verfügung zu stellen, mit denen sie direkt und ohne Umwege kommunizieren und Daten sicher teilen können.

 

Sicherheit - ja bitte!

Die Installation eines elektronischen Archivierungssystems hilft dabei, die anfallende Datenmenge eines Unternehmens zu erfassen und mithilfe von Metadaten sicher und zudem gesetzeskonform abzulegen. In sogenannten Data Rooms steht eine sichere Filesharing-Umgebung zur Verfügung.
Um dem Datenschutz zu 100% Folge leisten zu können, sorgen Open Source Dokumentenmanagementsysteme durch den offen liegenden Quellcode dafür, dass die Administratoren sehen können, was unter der Motorhaube passiert: Alle Funktionen und Datenströme sind einsehbar und alles kann direkt nachverfolgt werden. Das geschieht auf eigenen Servern, entweder am Standort selbst oder auch cloudbasiert. Das Unternehmen behält die volle Kontrolle über die eigenen Daten.

 

Nur Open Source Dokumentenmanagement Systeme bieten absolute Transparenz 

Hersteller von Open Source Software teilen eine Gemeinsamkeit: Sie sind offen, bieten also auch offene Standards und möchten absolute Transparenz. Es ist ein großer Unterschied zu behaupten, ein sicheres System anzubieten oder zu wissen, dass man ein sicheres System anbietet. Und dieses Versprechen lässt sich jederzeit überprüfen. Mehr dazu auch in unserem Blogartikel "Warum Open Source die bessere Wahl ist".

 

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... wir können Ihnen helfen, Ihre elektronische Ablage sicher zu gestalten. Sie erreichen uns unter der Rufnummer +49 (0) 711 358718-20. Oder Sie füllen einfach unser Kontaktformular aus und teilen uns mit, wann wir Sie am besten erreichen können. Hier. 

 

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Themen: Dokumentenmanagement, Open Source, open source dms




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