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Digitales Archiv: die Software agorum core basic archive / Freeware

[fa icon="calendar"] 08.05.2019 14:32:37 / by Petra Kayser

Baisc Archive Überblick

Im Dokumentenmanagement Umfeld ist agorum core eine feste Größe. Der hohe Individualisierungsgrad und die schier grenzenlosen Möglichkeiten in der Automatisierung sind die Merkmale, die Unternehmen so schätzen. Rückblickend auf die Entwicklung der letzten 20 Jahre, können wir sagen, dass das Thema Archivierung eines der gefragtesten ist und war. Und passend zum Open Source Gedanke, schenken und teilen wir heute mit Ihnen das DMS agorum core basic archive. 

 

Das agorum core basic archive im Video: 

 

 

 

Wir feiern Geburtstag und Sie bekommen ein Geschenk

Anlässlich unseres Jubiläumsjahres können jetzt alle die Paradefunktion "Archivierung" im agorum core basic archive nutzen. Das Plugin wurde pünktlich fertig und kann über den Plugin-Manager der Version 9.0 aktiviert werden. Die Archivierungsfunktion war bisher den agorum core pro Kunden vorbehalten und ist ab sofort das Highlight in der agorum core open. 

 

Das will ich sehen! Hier. 

Jetzt werden DSGVO und GoBD zur Kür

Diese beiden Verordnungen lösen im Kopf und Körper wohl ähnliche Reaktionen wie die Steuererklärung aus. Mit dem DMS agorum core basic archive erfüllen Sie gesetzeskonforme Archivierung über den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten. D. h. Sie haben allen Grund entspannt zu bleiben. 

 

Die wichtigsten Fakten

Wie sieht das "Innenleben" vom agorum core basic archive aus? 

Über den agorum core smart assistant geht es zu Ihrem digitalen Archiv. Ein "kluges" Aktentemplate, das aus verschiedenen Ordnern mit Unterordnern besteht, bildet hier den Kern. Die Ordner im Template werden automatisch erstellt und können individuell benamt werden. 

 

Wie kommen die physischen Dokumente in das agorum core basic archive?

Das System ist mit einem zentralen Eingang ausgestattet. Es gibt drei Möglichkeiten, wie die Dokumente ins System gelangen können:

  1. Über einen Scanner, der Dateien in ein Netzwerk speichern kann. Ganz einfach das Dokument scannen und es wandert direkt in den zentralen Eingang. 
  2. Dokumente können vom Desktop oder von agorum core selbst per Drag & Drop in das basic archive verschoben werden.
  3. Über eine Dropfläche (erhältlich in der agorum core pro Version). Das ist ein Bereich auf Ihrem Desktop, auf den Sie die Dokumente via Drag and Drop ziehen. Von dort geht das Dokument direkt in den zentralen Eingang, ohne dass hierfür agorum core geöffnet sein muss. 

 

Wie werden die Dokumente aus dem zentralen Eingang in die verschiedenen Ordner verteilt? 

Über das Modul "Verschlagwortung und Ablage" wird die Ablage für das jeweilige Dokument festgelegt und, abhängig vom Dokumenttyp, die benötigten Metadaten ausgefüllt. Die Erfassung erfolgt hier manuell.

 

Wie funktioniert das Suchen & Finden im agorum core basic archive?

  1. Über die Metadaten-Suche. Tragen Sie in das Suchfeld ein, wonach Sie suchen: z. B. Mustermann AG, Rechnung, 2016. 
  2. Über eine Volltext-Suche. Wenn Sie zum Beispiel nach einer E-Mail suchen, wo es um ein Vertriebsmeeting in Bamberg ging, tragen Sie diese Informationen in das Suchfeld ein und werden fündig. 

 

Welche Dokumentationen stehen zur Verfügung? 

Damit Sie das agorum core basic archive installieren und sicher betreiben können, stehen Ihnen folgende Informationsquellen zur Verfügung. 


Gibt es Support in der agorum core open?

Das agorum core basic archive ist kostenfrei und beinhaltet dementsprechend keine Supportleistungen. Für den Einsatz in Unternehmen empfehlen wir die agorum core pro Version mit Wartungsvertrag. 

 

Ist ein Umstieg von der agorum core open zu agorum core pro möglich?

Das agorum core basic archive ist ideal für Kleinunternehmen oder Privatpersonen, die ein digitales Archiv nutzen möchten. Wachsen Ihre Anforderungen, ist ein Upgrade auf agorum core pro jederzeit möglich. Als einer der wenigen Hersteller bieten wir den großen Vorteil, dass alle Daten die Sie bisher in der Open verarbeitet haben, auch nahtlos übernommen werden können. Deshalb eignet sich die agorum core open ideal, um das System kennen zulernen und bei größeren Anforderungen, auf die agorum core pro zu wechseln. 

 

Welche Vorteile bietet die agorum core pro gegenüber der agorum core open

  • Das System kann unter Wartung und Support gestellt werden und es ist somit garantiert, dass Ihnen immer die neueste Version zur Verfügung steht. (Bugs werden durch Patches zeitnah behoben).
  • Das System kann durch unsere angebotenen Module erweitert werden.
  • Das System kann individuell auf Ihre Anforderungen angepasst werden.
  • Prozesse können automatisiert werden.
  • Die revisionssichere Archivierung ist in beiden Versionen möglich, jedoch ist nur die agorum core pro Version durch unseren Wirtschaftsprüfer dahingehend abgenommen. 
  • Bei der agorum core pro Version kann eine
    • "Checkliste zur Erstellung der Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege „Ersetzendes Scannen“ und eine
    • "Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege" bei uns angefordert werden. Damit haben Sie eine Grundlage zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation.

Haben wir Sie neugierig gemacht?

Dann laden wir Sie herzlich zum Webinar ein:

Webinar 15. Mai 2019 um 15 und 19 Uhr

Thema: agorum core basic archive

Zum Webinar anmelden

 

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Themen: Archiv, Datenarchivierung, software




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