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Digital Workplace bei agorum® - Teil 1

[fa icon="calendar"] 18.07.2018 21:58:23 / by Oliver Schulze

Businessman hand using mobile phone with digital layer effect as business strategy concept

Wie arbeiten wir hier bei agorum®? Wie sind wir organisiert? Und welche Tools setzen wir täglich ein? Bei allem, was wir tun gibt es einen Grundsatz: "Heute besser als gestern, morgen besser als heute". Nach diesem Grundsatz optimieren wir stetig unsere Arbeitsweise und unser Produkt - um höchstmöglich effizient zu sein. Dabei ist die Digitalisierung bei agorum® in allen Bereichen bereits sehr weit fortgeschritten. Eine Auswahl der Tools, welche wir bei agorum® intern im Einsatz haben und wie diese miteinander verzahnt sind, haben wir nachfolgend aufgelistet:

agorum®-Tools

 

Dateien/Dokumente (Fileserver)

Dokumente legen wir innerhalb von agorum® core ab. Durch das DMS-Laufwerk können wir auf diese wie ein ganz normales Netzlaufwerk eines Fileservers zugreifen. Dadurch können wir auch jedes Programm, welches ein Netzlaufwerk ansprechen kann, nutzen. Dies ist zum Beispiel bei vielen alltäglichen und allseits bekannten Programmen wie Office-Produkten, Adobe-Produkten, etc. der Fall.

 

E-Mails

Innerhalb von agorum® core ist ein vollwertiger Mailserver enthalten. Dieser kann einerseits E-Mails empfangen (SMTP), aber auch senden. Zudem lassen sich diverse Clients über die integrierte IMAP Schnittstelle anbinden, sodass beispielsweise auch Outlook, Thunderbird und auch die Smartphone Mail-Clients genutzt werden können. Wir arbeiten jedoch nicht mit einem gesonderten Mail-Client, sondern nutzen unseren eigenen, integrierten Web-Client für Mails.

 

Archivierung

Da alle Informationen automatisch in agorum® core zusammenlaufen (Dokumente, Mails, etc...), dient unser System auch gleichzeitig als Archivierungsserver.

 

Scanner

Unsere Scanner binden wir über eines der folgenden Protokolle an: SMB, FTP oder WebDAV. Wir haben ebenfalls einen mobilen Scanner im Einsatz mit der App ScanBot im Einsatz. Die App synchronisiert sich über WebDAV mit agorum® core und sendet alle gescannten Dokumente direkt in unser DMS.

 

Filesharing - Austausch mit Kunden und Partnern

Filesharing auf Unternehmensebene gewinnt täglich an Stellenwert. Da es hierbei um sensible Daten geht, sind öffentliche Cloud-Dienste meist nicht der richtige Weg. Aus diesem Grund können wir über das agorum® core Modul DataRoom eine Plattform bieten, in welcher wir Dokumente direkt mit externen Personen oder Firmen über unsere Weboberfläche teilen. Dabei werden einzelne Bereiche für Benutzer freigegeben, um beispielsweise bei Projekten einen effizienten Datenaustausch zwischen den Projektbeteiligten zu gewährleisten. Weiter können auch zeitlich begrenzte Up- und Downloadlinks generiert werden, damit externe Personen ohne direkten Zugang Dokumente oder Ordner herunter- oder hochladen können. 

Die Möglichkeit des direkten Dokumentenuploads kommt auch bei unseren Support-Tickets zum Einsatz. Dabei wird automatisiert für jedes Support-Ticket ein geschützter Upload-Link erzeugt, welcher der betreffenden Person zur Verfügung gestellt wird, um Logfiles oder ähnliches hochladen zu können, diese Dateien landen dann direkt im Ticket.

 

Vorgänge im Allgemeinen

Mit agorum® core Smart Organisation haben wir ein flexibel konfigurierbares Vorgangssystem, welches innerhalb von agorum® in allen Abteilungen eingesetzt wird. Vorgänge bündeln verschiedene Aufgaben, welche wiederum jemandem zugeteilt und/oder auf Wiedervorlage gelegt werden können. Zudem lassen sich Abhängigkeiten zwischen Aufgaben definieren, sodass beispielsweise eine Aufgabe erst aktiviert wird, sobald eine Andere beendet wurde. Für wiederkehrende, gleiche Abläufe können Templates, die eine Abfolge von Prozessschritten enthalten, erstellt und wiederverwendet werden. Wird also ein neuer Prozess bei uns benötigt, so muss lediglich eine Vorlage erstellt werden. Soll ein Prozessschritt in einer dieser Vorlagen geändert werden, so geschieht das durch Änderung der darin enthaltenen Aufgaben - und dazu braucht es kein ProgrammierwissenMit diesem Modul organisieren wir also den kompletten Arbeitsfluss innerhalb von agorum®.

 

CRM - Interessenten, Kunden, Partner

Wir nutzen agorum® core Smart Organisation für die komplette Steuerung von CRM Prozessen, wie Anfragen, Projekte, uvm. So haben wir in der Kundenberatung beispielsweise eine Vorgangsvorlage für Interessenten, die unsere "6 Schritte zu Ihrem DMS" abbildet. Füllt also ein Interessent das Kontaktformular auf unserer Webseite aus, so wird automatisch ein neuer Vorgang mit der genannten Vorlage gestartet und an die zuständigen Personen weitergereicht. Der Vorgang beinhaltet dann automatisch die genannten 6 Schritte als Aufgaben.

Über unser 360 Grad-Dashboard für Kunden, Partner und Interessenten sehen wir dann die wichtigsten Informationen auf einen Blick - es kann als digitale Kunden-/Partner-/Interessentenakte verstanden werden. Hier sehen wir alle zugehörigen Vorgänge, Aufgaben, Projekte, wichtige Informationen, Dokumente, Mails, usw. Die Anlage der Akten erfolgt automatisiert nach Erfassung der Daten in unserem ERP.

Ein weiterer Vorzug: E-Mails, die mit einem Interessenten, Kunden oder Partner ausgetauscht werden, landen durch einen Automatismus direkt in der jeweiligen Akte und Vorgang und stehen jedem Berechtigten sofort zur Verfügung, unabhängig vom eigentlichen Empfänger.

 

Projekte - Projektmanagement

Wir bei agorum® führen Projekte ausschließlich agil durch. Dies gilt für Kundenprojekte, als auch für unsere internen Projekte. Dazu nutzen wir das in agorum® core Smart Organisation integrierte Projektmanagement. Dieses besteht neben den bereits oben genannten Vorgängen und Aufgaben zudem noch aus: Anforderungen und Sprints.

Ein Projekt besteht aus Anforderungen (z.B. vom Kunden formulierte Umsetzungswünsche), welche priorisiert und in Sprints gebündelt werden. Anforderungen wiederum bestehen aus mehrern "internen" Aufgaben, die zur Erfüllung der Anforderungen benötigt werden. Neben der kompletten Planung von Sprints, erfolgt auch die Abschätzung und später die Abrechnung über unser Projektmanagement.

Da das Projektmanagement direkt in unser Dokumentenmanagement agorum® core integriert ist, lassen sich auch E-Mails, Dokumente, Kunden, usw. direkt damit verknüpfen. So können z. B.: E-Mails, die zur Detaillierung einer Anforderung notwendig waren, direkt mit der jeweiligen Anforderung verknüpft werden und stehen dann in diesem Kontext zur Verfügung - ohne langes Suchen.

 

Ticketsystem - Support

Auch das Ticketsystem basiert auf unserer agorum® core Smart Organisation. Sobald jemand auf unserer Website das Support-Formular ausgefüllt hat, findet ein automatisierter Prozess innerhalb von agorum® core statt, der basierend auf den ausgefüllten Informationen einen Supportvorgang anlegt und den zuständigen Personen zuteilt.

Mit der Anlage des Tickets wird ebenfalls vollautomatisch eine Antwortmail an denjenigen gesendet, der das Supportformular ausgefüllt hat. Darin enthalten ist die Ticketnummer im Betreff, sowie ein Uploadlink für weitere Informationen. Werden nun Dokumente, Mails, Logs, etc ... über diesen Uploadlink hochgeladen, landen diese automatisch im Supportvorgang. Wird auf solche eine Supportmail geantwortet (sodass die Ticketnummer im Betreff steht), landet der komplette E-Mail Verkehr ebenfalls im Supportvorgang. Somit sind alle Informationen automatisch an einer Stelle gebündelt und wir haben bei der Bearbeitung des Supportfalles stets alles Wichtige im Blick.

 

Dokumentationssystem

Für unsere Dokumentation nutzen wir das agorum® core Dokumentationssystem. Mit dem integrierten HTML Editor erstellen wir Dokumentationen und durch Tags werden die Dokumente organisiert und gebündelt. Da das Dokumentationssystem direkt in unserem DMS agorum® core läuft, können auch Dokumente des DMS direkt in die Dokumentationen eingefügt werden. Ändert sich ein verknüpftes Dokument, ist die Änderung direkt sichtbar.

Für die Präsentation und Suche der Dokumente haben wir ein Dashboard erstellt, welches von außen erreichbar ist, sodass die Dokumentation auch von Kunden und Partnern sehr leicht durchsucht und gelesen werden kann. 

 

Automatisierung im Marketing

Auch im Marketing werden diverse Aktionen mit Hilfe von agorum® core bei uns automatisiert. Wenn wir beispielsweise Freitickets für eine Messe vergeben, dann gibt es ein Formular auf unserer Website, bei dem man sich registrieren kann. Füllt jemand das Formular aus, so läuft ein Automatismus in agorum® core ab, der dann via Mail eine neue Messe-Ticketnummer an den Empfänger sendet. So haben wir beispielsweise im Jahr 2017 über 800 Tickets ausgeliefert.

 

Wir sehen uns für die Zukunft rund um den Digital Workplace gut aufgestellt, bleiben aber beständig dran, um die Prozesse effizient zu halten und das passende Tool für den jeweiligen Verwendungszweck zu finden.

 

Darf's ein bisschen mehr sein? Oder viel mehr? 

Heute haben Sie Teil 1 unserer Serie "Digital Workplace"  gelesen. Wir haben aber noch viel mehr bei uns im Einsatz.

Lesen Sie in Teil 2, wie wir effizient nach unseren Informationen suchen, wie unsere Entwicklung organisiert ist, wie unsere Serverlandschaft aussieht und vieles mehr. Seien Sie gespannt! 

 

Digital Workplace Teil 2

Digital Workplace Teil 3

 

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Themen: Digital Workplace




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