Dokumentenmanagement Blog

Die ersten Schritte in die Digitalisierung mit einer Dokumentenmanagement-Software

[fa icon="calendar"] 24.10.2018 14:52:22 / by Anne Klein

agorum Dokumentenmanagement Software Digitalisierung Nehmen wir mal an, dass Sie vorhaben, dem Papierkram in Ihrer Institution den Kampf anzusagen und die ganzen Daten zu digitalisieren, um sich so für die Zukunft bereit zu machen. Das ganze Gesuche haben Sie satt und wollen keine Zeit mehr damit verschwenden…

Sie haben sich schlau gemacht

In Suchmaschinen sind Sie auf Dokumentenmanagement-Software (DMS) gestoßen und sind sich sicher: Genau sowas brauchen wir bei uns, die ganzen Informationen liegen ja schon vor unserer Nase. Das, was wir bisher haben, ist leider einfach nur umständlich, kostet sehr viel Zeit sowohl zum Ablegen als auch zum Wiederfinden und zudem im Laufe der Jahre auch viel Lagerplatz. Zudem ist es immer schwierig, an welcher Stelle man im Archiv das Papier einordnet: Beim Kunden oder doch eher beim Projekt, was durchgeführt wurde? Der eine Mitarbeiter sortiert es lieber hier ein, der andere lieber dort. E-Mails landen im einen oder anderen Postfach, bereits digital vorliegende Dokumente sind auf diversen Desktops, Servern etc. wiederzufinden. Das übliche Chaos halt. Und was das für die spätere Suche nach wichtigen Infos, die schnell benötigt werden, bedeutet, kann sich jeder ausmalen…

Ach ja, ganz nebenbei grätschen da auch noch wichtige gesetzliche Regelungen schön quer mit rein, die auch noch beachtet werden müssen (Stichwort: revisionssichere Ablage).

Um das alles richtig mit einzubeziehen, braucht es für solche Fälle eine Struktur, wie Papierdokumente digitalisiert und gemeinsam mit bereits digital vorhandenen Daten gesetzeskonform abgelegt werden können – und genau da springt eine Dokumentenmanagement-Software rettend ein.

Sie sorgt unter anderem dafür, dass

  • Inhalte schnell und überall verfügbar und
  • Zusammenhänge zwischen den Inhalten leicht erkennbar sind,
  • sinnvolle Arbeit mit den ganzen Inhalten möglich und
  • das Teilen von Informationen zwischen Mitarbeitern schnell möglich wird,
  • wiederkehrende, lästige Prozesse automatisiert werden können sowie
  • die elektronische Ablage endlich schnell und einfach geht

 

Ein DMS lohnt sich daher aus den folgenden Gründen

Es passt sich flexibel an die wachsenden Herausforderungen an, speichert dabei jegliche Art von Informationen und macht diese schnell und einfach wieder auffindbar. Zudem werden es die Benutzer durch die einfache Bedienung schätzen, wenn das DMS bisherige lästige Arbeiten abnimmt. agorum core kann zwar auch Dokumente managen, aber das ist nur ein kleiner Teil dessen, was unter der Haube steckt. Es setzt da noch eine Schippe drauf und steht für ein Digital Workplace, was auch als Enterprise Content Management System (ECM) bezeichnet werden kann. Dabei sollen sämtliche Informationen des ganzen Unternehmens digital abgebildet und die Prozesse unterstützt werden.

Und wenn das DMS dann auch noch als Open Source Software noch zukunftssicher ist und der Quellcode öffentlich einsehbar ist, dann hört sich das alles soweit ja super an. Aber sind da nicht auch Zweifel angebracht? Wird es teuer, so ein System zu implementieren? Müssen dann alle Prozesse kompliziert umgestellt werden?

Wenn so weitergemacht wird mit der alten analogen Ablage, dann ist das ganz klar der mittel- bis langfristig teurere Weg. Und auch die Software kann mit einem besser gesteuerten Informationsfluss (das gilt generell, aber insbesondere bei Projekten mit vielen Informationen) die Prozesse deutlich unterstützen und beschleunigen.

Die vorangegangenen Informationen machen deutlich, dass so ein DMS weitreichende Auswirkungen hat - es betrifft einfach alles. Und das hört sich nach viel Arbeit an.
Daher kommen wir zurück zur Frage nach dem Einstieg in das Thema: Wo packt man das Thema dann am Besten an?

 

Das geht recht einfach: Klein starten aber gleichzeitig groß denken!

Wie laufen die Informationen momentan? Wo gibt es Engpässe und Schnittstellenprobleme, seien sie von den bisher eingesetzten unterschiedlichen Systemen oder auch zwischen den Abteilungen Ihrer Institution? Befragen Sie diejenigen, die es betrifft (dabei ist es ganz egal, ob Mitarbeiter, Vorgesetzte, Vorstände aber auch Ihre Kunden!) nach ihren Erfahrungen, und lassen sie diese dabei nicht an Kritik sparen. Das macht es deutlich leichter, die Anforderungen an das neue DMS zu finden.

 

Zum Schluss noch ein ganz kurzer Rückblick

... in die Zeit unserer Eltern, Urgroßeltern usw… Es hätte ja so schön sein können: Man hat ein oder mehrere Blatt Papier, bearbeitet den Inhalt und legt alles in einem oder mehreren dicken schwarzen Ordnern ab und stellt ihn ins Regal und holt ihn bei Bedarf wieder raus, blättert etwas und hat dann die Information.
So war es halt früher, die „Ablagetechnik“ hat sich seitdem nicht wirklich verändert bzw. verbessert. Daher darf aber mal die folgende Frage gestellt werden: Wir leben im 21. Jahrhundert und wollen weiterhin unsere wertvollen Daten in dieser schnelllebigen Zeit einer langsamen und somit teuren, unwirtschaftlichen „Technik“ anvertrauen?

Diese Frage beantwortet sich wohl von selbst – und für Ihre weiteren Fragen haben wir von agorum bestimmt eine Antwort und freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme. 

Ich möchte mehr erfahren.

 

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Themen: Dokumentenmanagement-System, papierlos, open source dms, DMS-Hersteller, Ablage




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