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Das Pflichtenheft mit Festpreis - bewährt oder ausgedient?

[fa icon="calendar"] 06.03.2019 13:45:04 / by Petra Kayser

agorum Preise Pflichtenheft DMS

Bis heute werden viele und vor allem größere Projekte klassisch nach Pflichtenheft und mit einem Festpreis realisiert. Kunden investieren viel Zeit, Engagement und Manpower in die Ausarbeitung. Auf Dienstleisterseite wird 'versucht', das Projekt zu budgetieren. Ein am Reißbrett entworfenes Softwarekonstrukt ohne Detailausarbeitung und ohne Testings, das kann nicht gut gehen. Warum ein Festpreis bei größeren IT-Projekten zum Scheitern verurteilt ist lesen Sie hier. 


Komplexe (IT-)Projekte verlaufen nie linear

Es ist nichts Neues: ein verabschiedetes Pflichtenheft und/oder Konzept ändert sich mit dem Beginn der Ausarbeitung. Je komplexer, desto höher die Wahrscheinlichkeit. Warum? Stellen Sie sich vor, Sie bauen ein Haus. Dem Architekt sagen Sie, wie Sie es gerne haben möchten. Dieser legt los und Sie sehen sich erst bei der Schlüsselübergabe wieder. Nichts ist so, wie es sein soll - bis auf die Tatsache, dass Sie ein Dach über dem Kopf haben. 

 

Das Pflichtenheft, die Wasserfallmethode und der Festpreis

Belehren Sie uns eines Besseren: Das eine, in Stein gemeißelte, perfekte Pflichtenheft für ein komplexes Projekt gibt es nicht. Eines, das genau so umgesetzt werden kann, wie ursprünglich geplant war. Dafür braucht es den Röntgenblick, der kleinste Prozesse aufzeigt, die dann in der Softwarearchitektur abgebildet werden. Diese Ausarbeitung geht über den Umfang eines Pflichtenhefts hinaus. 

Die Wasserfallmethode ist stark vereinfacht so ähnlich wie das Beispiel mit dem Architekten: Entwickler programmieren entsprechend dem Pflichtenheft und nach 6 Monaten wird implementiert. Es ist nahezu unmöglich, dass die Software alle Details Ihrer Unternehmensprozesse abbilden kann. 

Jetzt wird verständlich, warum es für Dienstleister schwierig ist, alleine auf Basis eines Pflichtenheftes, einen seriösen Festpreis ab zugegeben. Zu viel unbekannte Größen. Wenn überhaupt, kann eine grobe Kostenschätzung genannt werden. Aber ist ein Preis erst mal kommuniziert, wird daran festgehalten. 

Jedem von Ihnen fallen spontan Projekte ein - gerne aus dem öffentlichen Bereich - die Preisexplosionen zur Folge hatten und die viel teurer geworden sind, als ursprünglich angenommen. Aber noch viel fataler ist es, wenn alles fertig ist und dann der Reset-Button gedrückt werden muss.  

 

Warum agile Methoden die bessere Wahl sind.

Ganz einfach: weil das Ergebnis das sein wird, was Sie tatsächlich benötigen und Sie auch nur diese Leistung bezahlen. Beim agilen Vorgehen sind die IT-Spezialisten früher im Boot. Mit deren Wissen werden aus User Stories Workflows. Sie haben das technische Verständnis, damit aus den Informationen ein realistischer Systementwurf entstehen kann. Sie heben auch die Hand, wenn wichtige Zusammenhänge nicht bedacht werden. Das frühe Einbinden von Experten ist maßgebend für den Projektverlauf und das Ergebnis.

Ein weiterer zentraler Aspekt bei der agilen Vorgehensweise ist der, dass Kunden von Beginn an 'mitarbeiten' müssen. D. h. auf Kundenseite werden Key-User bestimmt, welche die Aufgabe des Testens übernehmen. Ihr Feedback fließt dann in die Entwicklung ein. Dieser Prozess wird bis zur Finalisierung fortgesetzt, sodass am Ende jedes Stück Code von den Key-Usern intensiv getestet wurde. Das Team der Key-User spielt auch nach Ende der Softwareentwicklung eine wichtige Rolle beim Roll-Out im Unternehmen. 

Die Vorteile der agilen Methode 

  • Hohe Qualität der Software
  • Mit der Finalisierung ist bereits jeder Teil des Programmcodes von den Key-Usern getestet
  • In internen Code-Reviews analysieren die Entwicklerteams laufend die Codes
  • Die Systemarchitektur entspricht genau den Unternehmensprozessen
  • Projekte werden schlanker und effektiver

 

Sind agile Projekte kalkulierbar? 

Zeitlich: 

Unternehmen und IT Dienstleister bilden ein Team. Die Entwickler erstellen erste Codes, die in einer Testumgebung beim Kunden implementiert werden. Jetzt sind die Unternehmen am Zug und müssen mit den Tests beginnen und Feedback an die Entwickler geben. Dieses wird eingearbeitet und der Prozess wiederholt sich so lange, bis der Teilabschnitt freigegeben ist. Erst dann wird mit dem nächsten Entwicklungszyklus (Sprint) begonnen. Für den Projektfortschritt sind beide Seiten also gleichermaßen verantwortlich.

Monetär:

Die Preisbildung bei agorum erfolgt folgenderweise: 

1.) Erste Preisinfo: Aus den Anforderungen der Kunden ergeben sich die agorum core module. Der zweite Parameter sind die Anzahl der User. Mit diesen beiden Angaben können die Lizenzkosten ermittelt werden und eine grobe Schätzung für die Dienstleistung abgegeben werden.

Wir unterscheiden zwischen folgenden Kosten: 

  • Einmalige Kosten: Lizenzkosten
  • Laufende Kosten: Wartungsvertrag
  • Aufwandsbezogene Kosten: Dienstleistungen

2.) Verbindliches Dienstleistungsangebot: Für das verbindliche Dienstleistungsangebot müssen Details wie zum Beispiel Userstories und Workflows in die Tiefe ausgearbeitet werden. Das machen unsere Experten gemeinsam mit Ihnen in einem kostenpflichtigen Workshop. Je nachdem, wie Ihre Anforderungen sind, ergeben sich weitere Parameter, die für die Preisermittlung erforderlich sind. Hier einige Beispiele:

  • Umfang und Komplexität der Workflows
  • Höhe des Automatisierungsgrades 
  • Umfang des Implementierungsaufwandes
  • Abschätzung der Schulungen

Diese Detailausarbeitung ist notwendig, um den Aufwand seriös zu ermitteln und ist gleichzeitig die Grundlage, auf dem unser Dienstleistungsangebot basiert. 

 

Ein Projekt zum Festpreis? Gibt es natürlich auch!

Ein definiertes Projekt, von dem der Umfang bekannt ist, wird auch bei agorum über ein Angebot mit Festpreis realisiert. Keine Frage. Aber sobald eine Thematik komplexer wird, zahlt sich die agile Methode aus.

 

Lessons learned

Nach über 20 Jahren in der Softwareentwicklung haben wir bei agorum den steinigen Weg des Festpreises und der Wasserfallmethode hinter uns gelassen. Die anstrengenden Budgetcalls und Meetings mit großen Exceltabellen waren für alle Beteiligten zeitraubend. Das Tauziehen um Funktionalitäten, die nicht im Pflichtenheft waren und für die es kein Budget mehr gab, kennen wir heute nicht mehr. Heute besprechen wir mit unseren Kunden jeden Entwicklungszyklus (Sprint) ganz im Detail und auch was er kostet. Das Ergebnis: hohe Softwarequalität ohne Kompromisse, effiziente Projekte, Planungssicherheit und ein deutlich entspannteres Arbeiten für uns und für unsere Kunden.  

 

FAZIT

Disruptive Märkte, der hohe Innovationsdruck und die Geschwindigkeit, mit der sich das Business entwickelt, fordern das Loslassen von alten Vorgehensweisen. Agilität wird künftig zur Haltung, wie Unternehmen auf innere und äußere Einwirkungen reagieren und wie flexibel sie sich im Kleinen wie im Großen anpassen. Vor allem komplexe Vorhaben und Projekte verlangen eins: schon im kleinsten Detail den besten Weg zu gehen und das von Beginn an. Nicht irgendwie ans Ziel kommen und auf der Strecke viele Kompromisse eingehen. Das Pflichtenheft in Kombination mit der Wasserfallmethode und einem Festpreis sind bei komplexen Projekten Geschichte. 

 

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