Der Einsatz von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) spart Zeit und Geld. Dass diese Aussage mehr ist als nur ein leeres Versprechen, möchte ich Ihnen in diesem Blogbeitrag zeigen. Geschäftsprozesse automatisieren heißt dabei nicht nur, schneller und kostengünstiger zu sein, sondern auch für den Menschen lästige Tätigkeiten dem DMS zu überlassen. Damit verschaffen Sie Ihren Kollegen mehr Raum für andere, spannendere Tätigkeiten. Die dadurch gesteigerte Motivation sorgt zudem für eine höhere Produktivität in Ihrem Unternehmen. Die folgenden fünf Beispiele zeigen Ihnen, welche Prozesse Sie mit einem DMS intelligenter gestalten können:

Wir möchten Sie über eine aktuelle Sicherheitslücke informieren, die in agorum® core allerdings nur dann ausgenutzt werden kann, wenn die von uns empfohlenen Sicherheitseinstellungen nicht befolgt worden sind und der Applikationsserver direkt über das Internet verfügbar ist. 

Die papierlose Rechnungsverarbeitung ist heute kein Zukunftsszenario mehr, sondern in vielen Unternehmen bereits voll integriert. Die Vorteile der digitalen Verarbeitung von Eingangsrechnungen liegen auf der Hand: Der elektronische Prozess ist schneller, einfacher und verursacht erheblich weniger Kosten als die manuelle Bearbeitung von Rechnungen. Der agorum®-Partner NOVISTA aus Biel/Bienne in der Schweiz, hat eine Schnittstelle zwischen dem Open Source Dokumentenmanagement-System (DMS) agorum® core und dem ERP-System Sage 50 entwickelt, mit dem die automatische Rechnungsverarbeitung auch für kleinere und mittlere Unternehmen in der Schweiz wirtschaftlich äußerst attraktiv ist. Lesen Sie, wie Sie auch Ihre Eingangsrechnungen schon bald effizienter verarbeiten. 

IT & Business - Fachmesse für digitale Prozesse und Lösungen

Die IT & Business in Stuttgart bringt die komplette Bandbreite der Unternehmens-IT unter einem Dach zusammen. IT-Hersteller und -Integratoren präsentieren Lösungen, mit denen Unternehmen durch digitale Optimierung und Automatisierung ihre betrieblichen Abläufe effizienter, einfacher und kostengünstiger machen. Sichern Sie sich gleich eine Tageskarte, besuchen Sie die agorum® Software GmbH in Halle 1, Stand A16 und lassen Sie sich zeigen, wie Sie auch Ihre Prozesse mit dem Open Source Dokumentenmanagement-System agorum® core optimieren. 

Die grösste IT-Fachmesse der Schweiz findet dieses Jahr am 30. und 31. August in der Messe Zürich statt. Der Fokus der topsoft liegt auf Software, die sich eng am Bedarf von kleineren und mittleren Unternehmen orientiert.

Zusammen mit dem Schweizer Partner NOVISTA ist die agorum® Software GmbH auch dieses Jahr wieder im DMS-Park präsent, um Ihnen das Open Source Dokumentenmanagement-System agorum® core vorzustellen. Sichern Sie sich dafür gleich Ihr kostenloses Ticket und besuchen Sie uns am Stand 5b im DMS-Park.

Unser Hauptantrieb ist es, Ihnen das Arbeitsleben zu vereinfachen, deshalb entwickeln wir immer wieder neue Ideen, wie wir Ihnen lästige Schritte abnehmen können. In diesem Blogartikel möchte ich Ihnen kurz darstellen, wie wir Ihnen bei einer ganz alltäglichen Aufgabe einige unliebsame Details ersparen können.

Stellen Sie sich bitte einfach einmal vor, Sie müssten für einen Kunden einen Bericht über ein laufendes Projekt erstellen, wofür Sie eine Wordvorlage verwenden möchten. Dazu würden Sie jetzt Word öffnen und in den zuletzt verwendeten Dateien schauen, ob sich dort noch der Bericht von letzter Woche befindet. Aber wie so oft, haben Sie leider Pech, die Datei ist nicht mehr in der Liste, also bleibt nur der lange Weg durch die Verzeichnisse.

Mit der engen Verknüpfung von agorum® core und Odoo digitalisieren und automatisieren Sie viele Routineprozesse, z.B. in der Buchhaltung oder der Unternehmensorganisation. Im ERP-System erzeugte Objekte und Dokumente, wie Adressdaten, Angebote, Lieferscheine und Rechnungen, werden über Workflows strukturiert in elektronischen Akten im Dokumentenmanagement-System (DMS) abgelegt, systematisch bearbeitet und revisionssicher archiviert. Umgekehrt liefert das DMS automatisch aus Dokumenten erfasste Daten an das ERP-System, die dort direkt einem Vorgang zugeordnet werden. Sind die vom DMS erfassten Daten buchungsrelevant, werden sie mit Buchungsvorschlägen versehen, die Sie nur noch bestätigen oder anpassen müssen. Das macht den Umgang mit Dokumenten wesentlich effizienter, einfacher und kostengünstiger. 

Wie so oft hängt es an den viel zitierten Kleinigkeiten, ob eine Software die Arbeit wirklich erleichtert und von den Nutzern akzeptiert wird. Daher legen wir bei agorum® den größten Wert darauf, dass agorum® core für die Nutzer einfach zu bedienen ist und auch in den vermeintlich kleinen Dingen des Alltags einen Mehrwert bietet. Das schlichte Öffnen und Bearbeiten eines Dokumentes ist so ein Beispiel. An sich nichts Besonderes, möchte man meinen. In Verbindung mit manchen Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) kann einem das aber so richtig die Laune verderben. Allerdings nicht mit agorum® core, warum? Das will ich Ihnen kurz zeigen.

Unsere Blogserie agorum® core im Alltag zeigt Ihnen viele nützliche Funktionen unseres Dokumentenmanagement-Systems, mit denen Sie sich den Arbeitsalltag vereinfachen. Heute möchte ich mich kurz mit einem Thema beschäftigen, das wir alle kennen: Die Telefonnotiz.

Für viele von uns sind dafür immer noch der gute alte Zettelblock und der Kugelschreiber die erste Wahl. Das geht aber viel einfacher und effizienter. Wie? Das zeige ich Ihnen gerne! 

Dokumente ablegen und suchen - das macht jeder von uns jeden Tag, ganz automatisch. Bei jeder Datei, die neu angelegt oder einfach nur abgelegt werden muss, wird nachgedacht, wo sie hingehört. Dann fängt die Klickerei durch den Verzeichnisbaum im Windows-Explorer, Apple-Finder oder Linux-Fileexplorer an, um den richtigen Ordner zu finden. Je strukturierter diese Verzeichnisbäume sind, umso schneller findet man sich zurecht.