Mit DocForm lite bietet agorum® für sein DMS agorum® core ab der Version 9.0 eine Lösung für das manuelle Erfassen von Dokumenten an. Das Modul richtet sich an Anwender, die keinen Bedarf an einer automatisierten Lösung haben. Etwa, weil sie relativ wenige Dokumente erfassen müssen, oder weil die eingehenden Dokumente nicht oder selten von gleicher Form sind. Das leistungsstarke OCR erlaubt dem Nutzer, Metadaten spielend leicht durch Markieren der relevanten Dokumenteninhalte auszulesen. Mit diesen Metadaten lassen sich die Dokumente dann zielgenau ablegen oder an Workflows weiterleiten.

Die „vierte industrielle Revolution“ ist ein etwas irreführendes Schlagwort, da es uns den Blick auf das Wesentliche verstellt. Es drückt in gewissem Sinn das Gegenteil von dem aus, was passiert: Wir erleben keinen abrupten Umsturz, sondern einen allmählichen digitalen Wandel. Eine Evolution. Denn im Wettrennen ums digitale Dasein setzt sich wie auch in der Natur nicht der „Stärkste“ durch, sondern der Anpassungsfähigste. Das hat Auswirkungen nicht nur auf das, was wir tun, und wie wir es tun, sondern auch, wie wir uns dabei organisieren.

Was passiert eigentlich mit Ihren Daten, wenn Sie diese in ein Dokumentenmanagement-System packen? Revisionssicher ablegen und schnell wiederfinden ist ja schön und gut. Wichtig sogar! Aber was, wenn Sie mit den Dokumenten wieder arbeiten wollen? Erst mühsam herunterladen, bearbeiten, dann wieder hochladen? Das ist nicht effizient. Das müssen Sie mit agorum® core aber auch nicht. Das DMS-Laufwerk bildet alle Inhalte Ihres DMS mithilfe eines virtuellen Laufwerks ab. Bedeutet: Ob im File-Explorer oder in der Web-Oberfläche arbeiten Sie mit Ihren Dokumenten weiter, wie Sie es gewohnt sind. Ein so flexibler Zugriff bedeutet, dass die Arbeit mit dem DMS Spaß macht und sofort Akzeptanz findet.

agorum® core ist mehr als „nur“ DMS. Unser übergreifendes Ziel ist es, das Arbeiten noch besser und noch einfacher machen. Im digitalen Zeitalter ist davon ein wesentlicher Bestandteil, den Zugang zu Informationen effizient und zielgenau zu ermöglichen. Mit dem agorum® core Information Center gehen wir in dieser Hinsicht jetzt den nächsten Schritt. Es ersetzt die bisherige Suchfunktion und erlaubt nicht nur das hochexakte Filtern von Daten und Dokumenten, sondern stellt Informationen proaktiv zur Verfügung. Und durch die Individualisierbarkeit sind das genau die Informationen, die Sie zu jedem beliebigen Zeitpunkt benötigen. Das neue Informationsmanagement-Modul kommt sowohl für die Open als auch die Pro Version von agorum® core. Auch bisherige Versionen können upgedatet werden, solange sie die Solr-Suchengine verwenden. 

agorum® bei der AMB 2018? Der internationalen Ausstellung für Metallbearbeitung? Nein, wir haben unser Produktsortiment nicht auf Zerspanungstechnik ausgeweitet, falls Sie das vielleicht denken. „Digital Way 2018 - Digitale Wege in der Produktion“ heißt eine Sonderschau der diesjährigen AMB. Und bei der sind wir vertreten. Denn wir alle sind auf dem „Digital Way“. Industrie 4.0 und Internet of Things verbinden Industrie und IT immer mehr. Wer im Wettbewerb mithalten will, muss seine Prozesse beschleunigen und digital automatisieren. Die Voraussetzung dafür schaffen Informationsmanagement-Systeme wie das DMS agorum® core, indem sie Geschäftsprozesse digitalisieren sowie alle Unternehmensinformationen strukturieren und dort verfügbar machen, wo sie gebraucht werden.

Wie wird mein Unternehmen eine Smart Organisation? Mit dieser Frage begann diese kleine Blogreihe zum Thema Prozess- und Workflowmanagement mit agorum® core. Unsere Antwort war natürlich: Indem Sie (unter anderem) das Template Smart Organisation nutzen. Es ging weiter mit einem Überblick über die Flexibilität dieses Tools, alles von Kunden über Projekte bis hin zu einzelnen Vorgängen und Aufgaben zu verwalten. Und letzte Woche war die Möglichkeit, Workflows einfach und schnell selbst zu gestalten, im Fokus. Das Beste jedoch soll man sich bekanntlich für den Schluss aufheben: Im Fall von Smart Organisation sind das Automatisierungsfunktionen, die Ihr Prozess- und Workflowmanagement auf die nächste Stufe heben.

SMB (Server Message Block) in Version 1.0 ist als Netzwerkprotokoll in die Tage gekommen. Gleichwohl setzen darauf nach wie vor einige Dienste und Geräte. Da ist es gerade in professionellen Umgebungen unschön, dass Microsoft bei Neuinstallationen von Windows Server 2016 oder des 1709 Builds von Windows 10 dieses Protokoll standardmäßig deaktiviert hat. Auch wir als DMS-Anbieter bekommen da immer wieder Support-Fälle. Wir sagen Ihnen daher gerne, wie Sie das Problem selbst beheben können.

Standardisierung und Automatisierung in allen Ehren, aber unser Arbeitsalltag passt oft nicht in Schablonen und Schubladen. Natürlich gibt es immer wiederkehrende Elemente in unseren Prozessen. Aber im Detail weichen die individuellen Arbeitsschritte doch von Projekt zu Projekt und von Vorgang zu Vorgang ab. Smart Organisation bietet die Flexibilität, Workflows schnell und einfach ohne Programmierkenntnisse selbst zu erstellen. Und Wiedervorlagen erlauben es, auch komplexe Vorgänge ohne großen Zeitaufwand anzulegen.

Die Digitalisierung der Arbeit macht vieles leichter. Und zugleich komplexer. Das gilt auch beim Managen von Kunden und Projekten. Die Mails sind im Mailserver, die Kundenakte im CRM, Rechnungsdaten im ERP und meine Produktionsmaschinen liefern ihre Daten in einer eigenen Oberfläche. Bei diesen anfallenden Datenmengen an unterschiedlichen Orten stellt sich schnell die Frage: Wie soll ich da den Überblick behalten? agorum® core Smart Organisation löst dieses Problem mit einem Informationszentrum, in dem unter einem frei bestimmbaren Hauptpunkt (z. B. ein Kunde, Projekt, eine Produktionsmaschine etc.) alle relevanten Informationen übersichtlich gruppiert sind. So verlieren Sie nie den Überblick und können sich ganz auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren.

Die Frage nach den Hardware-Anforderungen von agorum® core können wir leider nicht in einem Satz beantworten. Eine der Stärken des Dokumentenmanagement-Systems (DMS) ist schließlich, dass es modular aufgebaut ist. Es skaliert mit Ihren persönlichen Anforderungen. Wir können Ihnen aber eine Orientierung und Vorschläge an die Hand geben, wie Sie abhängig von Ihren Wünschen das Beste aus Ihrem DMS herausholen können.