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Integration statt Inselsoftware - Ihr DMS als zentrales System

[fa icon="calendar"] 29.05.2019 13:23:24 / by Jonathan Stadelmaier

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Sonne, Strand und Palmen: Urlaub auf der Insel kann so schön sein. Im Arbeitsalltag sind Insellösungen dagegen eher anstrengend und ineffektiv, statt idyllisch und erholsam. Häufig ziehen verschiedene Systeme für unterschiedliche Anforderungen eine Menge Aufwand und Kosten nach sich.

Stellen Sie sich vor, Sie stehen mitten auf einer kleinen Insel in der Südsee. Palmen, türkisfarbenes Wasser und Kokosnüsse - alles da. Dieses kleine Paradies ist Ihr Customer Relationship Management System (CRM). Statt Palmen und Kokosnüssen finden Sie hier die wichtigen Informationen über Kontaktdaten, Telefonate und E-Mails Ihrer Kunden. Sie kennen die (Strand-)Regeln und wissen genau, wo auf Ihrer Insel was zu finden ist. Das ist angenehm und übersichtlich, hier lässt es sich erst einmal aushalten. 


Bei strahlendem Sonnenschein beginnen Sie die Arbeit an Ihrem Projekt. Dabei stellen Sie fest, dass die E-Mail mit dem genauen Angebot bereits vor zwei Jahren an den Kunden geschickt wurde und deshalb schon im Archiv liegt. Ohne das Dokument wissen Sie aber nicht genau, in welchem Umfang Ihr Projekt erledigt werden muss. Ungeschickterweise liegt das Archiv nicht auf Ihrer CRM-Insel, sondern auf einer Insel nebenan. 

 

Schnittstellenchaos beim Datentransfer

Sie schauen sich um: Irgendwie müssen Sie die Information aus der Mail auf Ihre CRM-Insel bekommen, damit Sie nicht ständig nachschauen müssen. Ein Boot entdecken Sie nirgendwo, aber da das Archiv-Atoll bereits in Sichtweite ist, bauen Sie sich kurzerhand eine Brücke.

In Ihrem Arbeitsalltag basteln Sie sich wahrscheinlich keine Brücke, aber Sie sind auf eine andere Art der Verbindung angewiesen: die Softwareschnittstelle. Damit Sie Daten und Informationen zwischen zwei Systemen austauschen können, benötigen Sie viele kleine Programme, die den Austausch ermöglichen.

Das Problem mit Brücken und Schnittstellen: Beide müssen instand gehalten werden. Bei den Übergabeprogrammen zwischen Ihren Systemen müssen Sie sich zwar keine Gedanken über poröse Stützpfeiler machen, stattdessen fallen regelmäßig Update- und Wartungsaufwände an. Je mehr Schnittstellen Sie nutzen, desto mehr Zeit und Budget nimmt das in Anspruch.

Wie viel das für Ihr Unternehmen ganz konkret sein kann, können Sie hier ausrechnen

 

Andere Inseln - andere Regeln

Nachdem Sie Ihre Brücke erfolgreich errichtet und überquert haben, sind Sie auf Ihrer Nachbarinsel gelandet. Doch bevor Sie die richtigen Mail für Ihre Arbeit finden können, stellen Sie fest, das hier ganz andere Regeln herrschen: 

Die Dokumente liegen an anderer Stelle als auf Ihrer Insel, die Suche ist hinter einer anderen Funktion versteckt und überhaupt sieht alles ganz anders aus. Das macht die Suche nach Ihrem Dokument noch komplizierter. 

Am Ende werden Sie zwar fündig, aber das hat Sie viel zu lange beschäftigt. Wie viel wertvolle Arbeitszeit Ihnen die Suche nach wichtigen Informationen täglich wegfrisst, können Sie hier für Ihr Unternehmen berechnen

 

Viele Inseln - viele Probleme

Je mehr verschiedene Systeme Sie in Ihrem Unternehmen einsetzen, desto mehr Inseln werden es. Das bedeutet nicht nur eine unübersichtliche Softwarelandschaft, sondern auch steigende Lizenz- und Wartungskosten. Zusätzlich benötigen Sie für den Datenaustausch zwischen den Programmen immer mehr Schnittstellen und immer mehr Zeit für die Einarbeitung in neue Software.

Und es gibt noch ein Problem: Wenn Sie nicht genau wissen, in welchem System das wichtige Dokument liegt, irren Sie solange von Insel zu Insel, bis Sie es endlich finden. Dabei ist das Risiko groß, dass wichtige Informationen zum richtigen Zeitpunkt nicht vorliegen.

 

Flexible Module statt einzelne Inseln

Stellen Sie sich vor, Sie können alle Ihre Inseln zu einem einheitlichen Kontinent verbinden. Ohne Brückenbau und endlose Suche haben Sie alle Informationen immer in Reichweite. Auch uns war die Suche nach wichtigen Dokumenten zu anstrengend. Deshalb haben wir eine Software entwickelt, die alle anderen Inseln vereint: Mit agorum core integrieren Sie alle Softwarelösungen in ein System. 

Egal ob CRM, Mailarchiv oder Projektmanagement: Sie arbeiten effektiv und einfach, ohne ständig die Insel zu wechseln. 

Dabei müssen Sie natürlich nicht sofort mit allen Funktionen starten. Schrittweise können Sie Module zu agorum core hinzufügen. Dank Open-Source-Grundlage kommen Sie dabei jederzeit an Ihre Daten.

 

Sie wollen wissen, wie das genau aussieht und welche Möglichkeiten Sie mit agorum core haben? Dann melden Sie sich jetzt zur kostenlosen Online-Demo an und sehen Sie Ihr zentrales System live in Aktion. 

Und wer weiß? Vielleicht liegen Sie dann bald ja wirklich unter Palmen am Meer, statt im Büro Überstunden mit der Informationssuche zu sammeln...

 

 

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Themen: integration, Schnittstellen




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