Dokumentenmanagement Blog

Workflows - Arbeit im Fluss!

[fa icon="calendar"] 02.07.2015 11:00:00 / by Stefan Röcker

Workflows - Arbeit im Fluss

 

17 Millionen Menschen in Deutschland arbeiten täglich an einem Büroarbeitsplatz und damit wohl zu 99,9% am PC. Dabei wird das Potenzial, das unsere Rechner besitzen, nur in den wenigsten Fällen voll ausgenutzt. Eine Binsenweisheit verlautet ja, dass der Computer, vor dem man sitzt, grundsätzlich dumm ist und nur das tut, was man ihm sagt. Und je nachdem, wie man es sagt, macht er es gut oder weniger gut.

 

Wie Workflows den Arbeitsalltag erleichtern

Mit intelligenter Software kann man die Rechner aber dazu bringen, vieles im Hintergrund so zu organisieren, dass es einem das (Arbeits-)Leben erleichtert und wesentlich effizienter macht. Das Zauberwort dafür lautet: Dokumentenmanagement mit Workflows!

Was ist ein Workflow eigentlich? Wikipedia meint dazu:

"Ein Arbeitsfluss (englisch: workflow) ist eine inhaltlich abgeschlossene, zeitlich und sachlogisch zusammenhängende Folge von Funktionen, die zur Bearbeitung eines betriebswirtschaftlich relevanten Objektes notwendig sind und deren Funktionsübergänge von einem Informationssystem gesteuert werden."

So ein "Informationssystem" ist zum Beispiel unser Open Source Dokumentenmanagement-System agorum® core. Damit automatisieren wir verschiedenste Prozesse wie z.B. die Rechnungsbearbeitung, die Digitalisierung von Papierpost und deren Durchlauf durch das Unternehmen oder die Anlage von Verzeichnissen in einer elektronischen Kundenakte.

Der Vorteil liegt auf der Hand: Ein per Dokumentenmanagement-System organisierter Workflow verursacht weniger Fehler als ein Mensch und vor allem vergisst er nichts! "Nichts vergessen" ist dabei in mehrfacher Hinsicht gemeint. Ein Workflow vergisst keine Termine, vergisst keine Informationen, die einmal eigegeben wurden, er vergisst keine Urlaubszeiten und er merkt sogar, wenn eine Aufgabe liegen bleibt, weil der entsprechende Kollege krank ist. 

 

Beispiel Rechungsfreigabe

Wie das funktioniert? Nehmen wir als Beispiel die in jedem Unternehmen typische Situation einer Rechnungsfreigabe. Um es etwas komplizierter zu machen, verwenden wir eine Lieferantenrechnung mit mehreren Posten, die von verschiedenen Mitarbeitern bestellt und von daher auch von jedem einzelnen geprüft werden müssen. Die Rechnung wird eingescannt, mit dem agorum® DocForm-Modul digitalisiert und in den Rechungsprüfungs-Workflow geleitet. Der Workflow erkennt an den erfassten Bestellnummern die bestellende Abteilung und meldet dieser, dass eine Rechnung eingegangen ist. Jeder kann sich nun den Rechnungsworkflow auf den Bildschirm holen, die Rechnung prüfen und gegebenenfalls freigeben.

So geht nie wieder eine Rechnung in einem Papierstapel unter und wird vergessen, denn der Workflow hat auch das Zahlungsziel bzw. die Skontofrist erfasst (sollte Ihr Unternehmen die Geschäftspolitik verfolgen, dass Rechnungen grundsätzlich erst einmal drei Monate liegen bleiben, liese sich natürlich auch das einstellen). Wenn nun ein Mitarbeiter krank, im Urlaub oder einfach schludrig ist und die Rechnung deswegen liegen bleibt, schlägt der Workflow ab einem bestimmten Zeitpunkt Alarm und benachrichtigt über eine Mitteilung beispielsweise den Vorgesetzten, der dann entweder den Kollegen zurechtweisen kann oder im Krankheitsfall selbst die Rechnung prüft.

Workflow zur Rechnungsfreigabe in agorum® <i>core</i>

 

Mit einem automatischen Workflow bleibt nichts liegen, was termingerecht erledigt werden muss. Nichts kann übersehen oder vergessen werden. Die oben beschriebene Rechnungsfreigabe ist aber nur ein Beispiel für einen Workflow, es gibt noch viele andere Möglichkeiten, Dokumente, Informationen und Aufgaben mit einem Workflow effizient durch das Unternehmen zu schleusen.

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Themen: Dokumentenmanagement, Workflow




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