Passend zur Osterzeit fällt mir eine nette Analogie zwischen Ostereiern und Dokumenten ein. Nach beiden wird gerne, ausgiebig und lange gesucht. Das Suchen nach Ostereiern hat man ja noch aus Kindheitstagen als angenehme Erfahrung in Erinnerung, und es besteht eine positive Verknüpfung zwischen dem Auffinden von Ostereiern und den daraus resultierenden Glücksgefühlen.
Anders kann ich mir daher auch nicht erklären, warum Erwachsene in Unternehmen tagtäglich so gerne Dokumente suchen - womöglich wegen des Glücksgefühls, das sie erleben, wenn sie es dann endlich gefunden haben?
Jetzt mal ernsthaft: Tatsächlich ist es so, dass Menschen sehr viel Zeit mit der Suche nach Dokumenten verbringen. Wie viel? Das können Sie hier erfahren.
Da leben wir in einer hochtechnisierten Welt, mit enorm vielen technischen Möglichkeiten, und trotzdem werden auch heute noch E-Mails ausgedruckt und in Papierordner geheftet, Rechnungen in Papierform von einem Arbeitsplatz zum nächsten geschleust... Und wenn dann mal etwas gesucht wird, geht das Durchblättern von Aktenordnern los.
Die Glücksgefühle weichen dabei einem zunehmenden Frust - oder würden Sie gerne jeden Tag mehrmals nach Ostereiern suchen müssen?
Das muss nicht sein, wozu gibt es Dokumentenmanagement-Systeme?
Dokumentenmanagement-Systeme helfen, Dokumente so zu speichern und zu organisieren, dass Dokumente und auch E-Mails innerhalb von Sekunden gefunden werden können, Stichwort "papierloses Büro".
Aber Achtung: Falls Sie in Erwägung ziehen, ein DMS in Ihrem Unternehmen einzuführen, achten Sie darauf, dass dieses sich sehr leicht in den Arbeitsalltag der Benutzer einfügt. Es soll für die Benutzer kein Mehraufwand entstehen, sonst kommt zum Frust bei der Suche noch der Frust bei der Ablage hinzu. Lesen Sie hierzu auch den Artikel: "Checkliste Dokumentenmanagement - 10 Punkte, die bei der DMS Auswahl helfen"
Wie sieht es bei Ihnen aus?
Haben Sie in Ihrem Unternehmen bereits ein DMS im Einsatz? Oder wird bei Ihnen auch dann noch mühselig nach Papierdokumenten gesucht, wenn die österliche Suchbegeisterung schon lange vorbei ist? Ich freue mich auf Ihre Erfahrungen und Rückmeldungen unten im Kommentarbereich.
