Dokumentenmanagement Blog

E-Mail-Suche: So finden Sie Ihre Mails schneller!

[fa icon="calendar'] 24.02.2016 13:46:58 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement, agorum core im Alltag, Elektronische Akte

Die Suche nach E-Mails kostete mich früher ganz schön viel Nerven. Ich kann mich daran erinnern, dass ich vor einigen Jahren in einer Agentur einen ganzen Tag lang damit beschäftigt war, eine alte E-Mail zu suchen. Niemand wusste mehr genau, wann und an wen die E-Mail geschickt worden war, klar war nur, dass sie wichtige Informationen enthielt, die dringend benötigt wurden. Aber auch wenn ich in einem Telefonat mal schnell auf eine E-Mail aus der letzten Woche zurückgreifen wollte, scheiterte die Suche oft an der schieren Flut an E-Mails, die im Posteingang schlummerten. Seit ich mit agorum® core arbeite, ist das vorbei. Die E-Mail-Suche ist innerhalb von Sekunden erledigt. 

 

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Die digitale Personalakte: ins DMS integriert für maximale Effizienz

[fa icon="calendar'] 23.02.2016 10:00:55 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement, Elektronische Akte

 

Die digitale Personalakte ist auf dem Vormarsch. Aus gutem Grund, denn sie bündelt alle wichtigen Informationen zu einem Mitarbeiter übersichtlich und sicher an einem Ort. Unternehmen, die ihre Personalakten elektronisch führen möchten, müssen dafür aber nicht zwingend eine eigene Software anschaffen. Im Gegenteil: Wer ein Dokumentenmanagement-System verwendet, kann eine Reihe attraktiver Synergieeffekte nutzen und erleichtert der Personalabteilung die tägliche Personalverwaltung. Das schafft Freiräume für die Betreuung der Mitarbeiter oder die Personalentwicklung. Und davon profitiert letztendlich vor allem das Unternehmen selbst.

 

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Die elektronische Projektakte: Das Ass im Ärmel des Kundenberaters

[fa icon="calendar'] 30.06.2015 14:40:00 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement, Elektronische Akte

 

Wenn ich an meine Zeit zurück als Kundenberater in Marketing- und Werbeagenturen nachdenke, ärgert es mich sehr, dass ich damals noch kein Dokumentenmanagement-System (DMS) kannte. Hätte mir damals schon ein DMS mit Projektakten zur Verfügung gestanden, wäre mir viel Zeit und Aufwand erspart geblieben. Es ist schwierig abzuschätzen, aber ich überschlage einmal ganz vorsichtig, dass alleine die Hälfte der Folgetermine, um mit dem Kunden Änderungen zu besprechen, hinfällig gewesen wären. Man hätte das alles halt wesentlich einfacher haben können... 

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E-Akte schlägt Aktenordner: Jetzt ein digitales Archiv einführen.

[fa icon="calendar'] 01.04.2015 13:57:00 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement, Elektronische Akte

Keine Frage, das herkömmliche Papierarchiv ist ein Auslaufmodell. Es braucht viel Platz und die Mitarbeiter suchen oft ewig nach bestimmten Dokumenten. Spätestens bei der Aufbewahrung digital erstellter Dokumente stoßen Aktenordner endgültig an ihre Grenzen. Für elektronische Dokumente gelten nämlich die gleichen Bestimmungen und Aufbewahrungsfristen wie für Papierdokumente, aber einfaches Ausdrucken und Abheften genügt dem Gesetzgeber nicht. Ein Dilemma, dessen Lösung eigentlich auf der Hand liegt. Trotzdem zögern immer noch viele Unternehmen, auf ein digitales Archiv umzusteigen. Sieben Gründe, warum Sie die Einführung der E-Akte nicht auf die lange Bank schieben sollten.

 

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Elektronische Akten - Dokumente sauber ablegen und finden

[fa icon="calendar'] 27.02.2015 10:17:00 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement, Elektronische Akte


Eigenlich sollte man denken, der gute alte Aktenordner hat mittlerweile ausgedient, die Realität sieht aber vielerorts immer noch anders aus. Berge von Papier und stapelweise Ordner nehmen in Büros Unmengen an Platz weg und belegen in den Kellern der Unternehmen wertvollen Raum. Wer sich da nicht ganz genau auskennt, hat kaum eine Chance jemals irgendetwas zu finden. Vielleicht ging Ihnen das auch schon einmal so, wenn Sie ein wichtiges Dokument in einem Papierordner des urlaubenden Kollegen gesucht haben?

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