Dokumentenmanagement Blog

Einfach, schnell, clever: Ihr DMS als persönliches Organisationstool

[fa icon="calendar'] 23.03.2017 09:56:55 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Mal Hand aufs Herz, wie oft haben Sie schon bis spätabends im Büro gesessen, um vergessene oder immer wieder aufgeschobene Aufgaben doch noch termingerecht zu schaffen? Wir alle kennen das - und wünschen uns jedesmal aufs Neue einen elektronischen Assistenten, der immer im Einsatz ist und an Fristen erinnert, beim Organisieren von Aufgaben hilft, für einen besseren Überblick sorgt oder sich wichtige Informationen merkt, damit man selbst den Kopf frei hat für die aktuelle Aufgabe. So ein cleveres Organisationstool hätten Sie auch gerne, möchten aber nicht noch eine weitere Software einsetzen? Dann nutzen Sie doch einfach Ihr Dokumentenmanagementsystem, denn ein gutes DMS hat diese und weitere Organisationshilfen bereits "eingebaut". 

 

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Big Data - was bedeutet das eigentlich für mein Unternehmen?

[fa icon="calendar'] 22.03.2017 12:16:19 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Wer sich mit Digitalisierung beschäftigt, kommt an Big Data kaum vorbei. In Medienberichten geht es in diesem Zusammenhang meist um das Sammeln und Auswerten von Daten im großen Stil, um "Datenkraken" und die (Un)Sicherheit persönlicher Daten. Wer stattdessen die Fachliteratur befragt, findet jede Menge Artikel zur richtigen Big Data-Strategie für Unternehmen. Aber brauche ich als kleines oder mittelständisches Unternehmen überhaupt eine Big Data-Strategie? Ist das nicht eher ein Thema für Großkonzerne und Forschungseinrichtungen?  

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Besser führen mit einem DMS: Agile Führung macht fit für die Zukunft

[fa icon="calendar'] 16.03.2017 09:52:23 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Höher, schneller, weiter - das olympische Motto gilt auch im Geschäftsleben. In Zeiten von digitaler Transformation, Globalisierung und Co. müssen Prozesse immer schneller, einfacher und vor allem flexibler werden. Weil sich die Rahmenbedingungen ständig verändern, ist in modernen Unternehmen kein Platz mehr für starre Richtlinien und lange Entscheidungswege über viele Hierarchieebenen. Agile Führung heißt das Gebot der Stunde. Wie Führungskräfte diese neuen Anforderungen umsetzen können und welche Rolle ein modernes DMS dabei spielt, ist das Thema dieses Beitrages. 

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Rechnungseingang: Digital ist besser.

[fa icon="calendar'] 15.03.2017 09:30:00 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Während in vielen Unternehmen noch fieberhaft nach Strategien zur Digitalisierung gesucht wird, ist das Thema in anderen Betrieben schon ein alter Hut. Der Rechnungseingang ist ein Beispiel, bei dem es noch die ganze Bandbreite von komplett analoger bis hin zu voll digitaler Verarbeitung gibt. Die Frage, welche Vorgehensweise dabei die kosteneffizientere ist, dürfte in den meisten Fällen eine rein rhetorische sein. Lesen Sie, wieviel Sie mit einem digitalen Rechnungseingang sparen können.

 

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Besser führen mit einem DMS: Aufgaben und Informationen managen

[fa icon="calendar'] 09.03.2017 09:18:08 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement, Workflow

 

Als Führungskraft sind Sie verantwortlich für den Erfolg Ihrer Abteilung - und der steht und fällt mit Ihrer Fähigkeit, das Steuer in der Hand zu haben und die Richtung vorzugeben. Aufgaben und Informationen managen, heißt also die Devise. Sie brauchen den vollen Überblick über alles, was in Ihrem Bereich passiert, um die notwendigen Aufgaben sinnvoll zu delegieren, die richtigen Entscheidungen zu treffen und last but not least Ihren Mitarbeitern klares und offenes Feedback geben zu können. Wie gut, dass Ihr DMS sie dabei tatkräftig unterstützt: Ein gutes Dokumentenmanagement kann nämlich auch Arbeitsablaufplanung und Informationsaufbereitung.

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Digitale Transformation im Mittelstand (2) - Prozesse digitalisieren

[fa icon="calendar'] 08.03.2017 10:38:17 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement

In meinem ersten Blogbeitrag zur digitalen Transformation im Mittelstand bin ich darauf eingegangen, wie Sie Grundlagen für die Digitalisierung schaffen. Mit dieser Datenbasis können Sie jetzt arbeiten und alle im Unternehmen verfügbaren und eingehenden Informationen in elektronisch gesteuerten Prozessen nutzen. Aber Vorsicht, beherzigen Sie eine Regel bei der Planung: Passen Sie die digitalen Prozesse an Ihr Unternehmen an und nicht Ihr Unternehmen an Prozesse, wie Sie von einer Software vorgegeben werden. Dazu benötigen Sie Anwendungen, die sich flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen lassen und Menschen, die sich sowohl mit der Software als auch mit Geschäftsprozessen auskennen. 

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Besser führen mit einem DMS: Kommunikation und Zusammenarbeit fördern

[fa icon="calendar'] 01.03.2017 10:26:08 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Die richtige Kommunikation ist einer, wenn nicht der Schlüssel für erfolgreiche Führung, da sind sich alle Experten einig. Dabei geht es einerseits um einen wertschätzenden, klaren und zielführenden Kommunikationstil zwischen Führungskraft und Mitarbeitern, andererseits aber auch um die effiziente Kommunikation der Mitarbeiter untereinander. Abteilungsleiter, Gruppenleiter und Co. sind gefordert, die abteilungsinterne Kommunikation aktiv zu gestalten und in die richtigen Bahnen zu lenken. Das Ziel? Zusammenarbeit fördern und Produktivität steigern. Das Werkzeug? Ein gutes DMS mit Groupware-Funktionalitäten und Projektmanagement-Tools. 

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So gelingt die digitale Transformation im Mittelstand nachhaltig (1)

[fa icon="calendar'] 23.02.2017 09:28:21 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Der Mittelstand in Europa steht in Sachen Digitalisierung weiter vor großen Herausforderung. Dass die Kernprozesse in den Unternehmen digitalisiert werden müssen, wird schon seit einiger Zeit nicht mehr in Frage gestellt. Aber wie gelingt die digitale Transformation im Mittelstand effizient, dauerhaft und zukunftsfähig?

Geschäftsführer und IT-Verantwortliche müssen eine nachhaltige Strategie erarbeiten, wie sie ihre Geschäftsprozesse digitalisieren, das Unternehmen langfristig effizient machen und dabei die Mitarbeitenden mit ins Boot holen - sie mit der eingesetzten Software unterstützen und nicht überfordern. Wie die digitale Transformation im Mittelstand zu einem nachhaltigen Erfolg wird, möchte ich in einer Blogserie beleuchten. Im ersten Teil geht es um die Datenbasis.  

 

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Besser führen mit einem DMS: Mitarbeiter motivieren leicht gemacht

[fa icon="calendar'] 22.02.2017 09:17:39 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Mitarbeiter motivieren und zum gemeinsamen Erfolg führen - eine, vielleicht sogar die Kernaufgabe einer Führungskraft. Das Ziel sind zufriedene und engagierte Mitarbeiter, die sich im Unternehmen wohl fühlen, Spaß an ihrer Arbeit haben und dementsprechend produktiv sind. Weil man Motivation nicht einfach "mit der Gießkanne verteilen" kann, sollten Sie als Chef herausfinden, wie jeder Einzelne "tickt" und was er braucht, um jeden Morgen voller Tatendrang am Arbeitsplatz zu erscheinen. Sicherlich werden die wenigsten explizit ein Dokumentenmanagement-System nennen, aber Sie werden erstaunt sein, wie gut sich Mitarbeitermotivation mit einem DMS umsetzen lässt.

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In 6 Schritten erfolgreich zu meinem Dokumentenmanagement-System (DMS)

[fa icon="calendar'] 15.02.2017 08:59:00 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement soll Spaß machen, keine zusätzliche Arbeit. Und zwar von Anfang an. Denn was nützt das beste Dokumentenmanagement-System, wenn bereits die Einführung alle Beteiligten zur Verzweiflung bringt und im Extremfall das Unternehmen lahm legt. Damit Ihnen das nicht passiert, sollten Sie auf einen gut strukturierten Einführungsprozess setzen, der aus sechs einfachen, aufeinander aufbauenden Schritten besteht.

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