Dokumentenmanagement Blog

So gelingt die digitale Transformation im Mittelstand nachhaltig (1)

[fa icon="calendar'] 23.02.2017 09:28:21 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Der Mittelstand in Europa steht in Sachen Digitalisierung weiter vor großen Herausforderung. Dass die Kernprozesse in den Unternehmen digitalisiert werden müssen, wird schon seit einiger Zeit nicht mehr in Frage gestellt. Aber wie gelingt die digitale Transformation im Mittelstand effizient, dauerhaft und zukunftsfähig?

Geschäftsführer und IT-Verantwortliche müssen eine nachhaltige Strategie erarbeiten, wie sie ihre Geschäftsprozesse digitalisieren, das Unternehmen langfristig effizient machen und dabei die Mitarbeitenden mit ins Boot holen - sie mit der eingesetzten Software unterstützen und nicht überfordern. Wie die digitale Transformation im Mittelstand zu einem nachhaltigen Erfolg wird, möchte ich in einer Blogserie beleuchten. Im ersten Teil geht es um die Datenbasis.  

 

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Besser führen mit einem DMS: Mitarbeiter motivieren leicht gemacht

[fa icon="calendar'] 22.02.2017 09:17:39 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Mitarbeiter motivieren und zum gemeinsamen Erfolg führen - eine, vielleicht sogar die Kernaufgabe einer Führungskraft. Das Ziel sind zufriedene und engagierte Mitarbeiter, die sich im Unternehmen wohl fühlen, Spaß an ihrer Arbeit haben und dementsprechend produktiv sind. Weil man Motivation nicht einfach "mit der Gießkanne verteilen" kann, sollten Sie als Chef herausfinden, wie jeder Einzelne "tickt" und was er braucht, um jeden Morgen voller Tatendrang am Arbeitsplatz zu erscheinen. Sicherlich werden die wenigsten explizit ein Dokumentenmanagement-System nennen, aber Sie werden erstaunt sein, wie gut sich Mitarbeitermotivation mit einem DMS umsetzen lässt.

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In 6 Schritten erfolgreich zu meinem Dokumentenmanagement-System (DMS)

[fa icon="calendar'] 15.02.2017 08:59:00 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement soll Spaß machen, keine zusätzliche Arbeit. Und zwar von Anfang an. Denn was nützt das beste Dokumentenmanagement-System, wenn bereits die Einführung alle Beteiligten zur Verzweiflung bringt und im Extremfall das Unternehmen lahm legt. Damit Ihnen das nicht passiert, sollten Sie auf einen gut strukturierten Einführungsprozess setzen, der aus sechs einfachen, aufeinander aufbauenden Schritten besteht.

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Die 6 interessantesten Funktionen eines Dokumentenmanagement-Systems

[fa icon="calendar'] 13.02.2017 09:32:00 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement


Der Begriff Dokumentenmanagement-System (DMS) scheint auf den ersten Blick vielleicht selbsterklärend, was sich aber alles an Möglichkeiten dahinter verbirgt, sieht man wenn man genauer hinsieht.

Denn ein DMS kann wesentlich mehr als nur Dokumente ordentlich organisieren. Aus meiner langjährigen Berufserfahrung in Unternehmen mit und ohne DMS im Einsatz, haben sich 6 Funktionen herauskristallisiert, die jedem Unternehmen einen Mehrwert bieten. Schauen Sie doch mal, wie Sie ein DMS bei Ihrer Arbeit unterstützen kann:

 


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Besser führen mit einem DMS: Unsere neue Blogserie für Führungskräfte

[fa icon="calendar'] 09.02.2017 10:00:26 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Führungskräfte sitzen oft zwischen allen Stühlen. Die Geschäftsleitung fordert mehr Umsatz bei geringeren Kosten und die Mitarbeiter wünschen sich einen Chef, der sie motiviert und dabei unterstützt, sich weiter zu entwickeln. Und natürlich müssen die Zahlen stimmen. Es gilt also, die Abteilung zu organisieren, Aufgaben zu delegieren, Entscheidungen zu treffen und dafür zu sorgen, dass jeder einzelne Mitarbeiter und das ganze Team optimal und produktiv arbeiten können. Weil ein Dokumentenmanagement-System (DMS) hierbei auf vielfältige Weise unterstützen kann, möchten wir dem Thema "Besser führen mit einem DMS" eine eigene Blogserie widmen.

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Digitale Unterschriftenmappe für Patent- und Rechtsanwälte

[fa icon="calendar'] 08.02.2017 14:02:08 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement

In vielen Kanzleien und Behörden kreisen auch im digitalen Zeitalter noch die klassischen Umlauf- und Unterschriftenmappen, mit denen ausgedruckte Dokumente von Schreibtisch zu Schreibtisch transportiert werden. Die darin enthaltenen Dokumente korrigieren die Rechtsanwälte von Hand und geben sie dann an Sachbearbeiter zurück, um Korrekturen durchführen zu lassen. Das braucht viel mehr Zeit und ist deutlich fehleranfälliger als die neue digitale Unterschriftenmappe von agorum® core. Damit haben Sie alle Ihre Akten jederzeit im Überblick, können sich am Monitor über den aktuellen Stand des Vorgangs informieren und finden Akten und einzelne Dokumente bequem über die Suchfunktionen des Dokumentenmanagement-Systems.

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Kopano Groupware mit Dokumentenmanagement

[fa icon="calendar'] 02.02.2017 08:59:00 / von Oliver Schulze veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Heute stelle ich Ihnen die Kopano Integration des DMS agorum® core vor. Durch die Standardschnittstelle WebDAV integriert sich agorum® core nahtlos in die Kopano DeskApp und WebApp. Dadurch ist es möglich, die gesamte Dokumentenmanagement-Struktur einsehen zu können, ohne das Groupware-System verlassen zu müssen.

 

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Keynote Univention Summit: Digitalisierung mit Dokumentenmanagement

[fa icon="calendar'] 01.02.2017 11:27:30 / von Stefan Röcker veröffentlicht in News, Dokumentenmanagement

"Digitalisierung mit DMS: Ein Universum voller Möglichkeiten" so der Titel der Keynote, die unser Geschäftsführer Oliver Schulze am Univention Summit 2017 in Bremen hielt. Er ging in seinem Vortrag darauf ein, dass Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) oft immer noch unterschätzt werden, dabei ist Dokumentenmanagement weit mehr als nur ein Datenarchiv. Ein DMS ist der zentrale Informationshub, der automatisch alle Informationen in einem Unternehmen zusammenführt und intelligent an Mensch und Maschine ausliefert. Über flexible Oberflächen und Schnittstellen stehen so immer genau die Informationen zur Verfügung, die in diesem Moment gebraucht werden. 

 

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Premiere: agorum® auf der Hannover Messe 2017

[fa icon="calendar'] 25.01.2017 14:46:00 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement, Messen und Veranstaltungen

 
agorum® nimmt in diesem Jahr erstmals als Aussteller an der Hannover Messe teil. Unser Stand wird sich vom 24. - 28. April im Open Source Park auf der HMI in Halle 8 befinden. Frei nach dem Motto, wenn der Berg nicht zum Prophet kommt, muss der Prophet zum Berg kommen, haben wir uns entschlossen, dieses Jahr auf die Weltleitmesse der Industrie nach Hannover zu gehen. Digitalisierung und Industrie 4.0 ist zwar in aller Munde, aber dies spiegelt sich interessanterweise nicht in den Besucherzahlen der IT-Messen wieder. Wohingegen die Industriemessen weiter boomen - also muss wohl die Digitalisierung zur Industrie und nicht umgekehrt. 

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Texterkennung verbessern mit dem agorum® core OCR-Tuner

[fa icon="calendar'] 18.01.2017 08:59:12 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement, DMS mit agorum core

 

Wer kennt das nicht? Ein Dokument ist im Papieroriginal schon schlecht lesbar und nachdem es durch die OCR-Engine gelaufen ist, sehen Sie gar nichts mehr. Wenn es sich dabei um eine Ausnahme handelt, ist es sicherlich am einfachsten, das Dokument schnell manuell zu erfassen. Geht es jedoch um einen regelmäßig im Unternehmen vorkommenden Dokumententyp, ist guter Rat oft teuer - es sei denn, Sie arbeiten mit der agorum® core OCR-Engine. Die hat nämlich für solche Fälle eine eingebaute "Lesebrille", den OCR-Tuner. Mit diesem einfach zu bedienenden Werkzeug können Sie mit wenigen Klicks Ihre automatische Texterkennung verbessern. 

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