Dokumentenmanagement Blog

Arbeitet Ihre Dokumentenerfassung so schnell wie Sie?

[fa icon="calendar'] 13.07.2017 10:02:00 / von Katharina Nakarajan veröffentlicht in Dokumentenmanagement, DMS mit agorum core


Schon wieder Skonto verpasst? Wichtige Dokumente in der Hauspost verloren gegangen? Unterlagen, die auf der Suche nach dem richtigen Verantwortlichen Irrwege im Unternehmen nehmen? Einige Belege zu einem Vorgang in der digitalen Akte und andere verschollen im endlosen Aktenarchiv? Kommen Ihnen diese Szenarien bekannt vor? Sie würden viel schneller und effizienter arbeiten, wenn Ihnen Ihre internen Prozesse nicht im Wege stehen würden? Ach, wenn Sie nur könnten, wie Sie wollten… Können Sie doch! Mit einer leistungsfähigen Dokumentenerfassung und -archivierung, die Ihnen die ganze Arbeit abnimmt und Ihre komplette Eingangspost clever steuert.

 

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Get connected - Schnittstellen in agorum® core

[fa icon="calendar'] 06.07.2017 09:20:17 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement, DMS mit agorum core

Wie kommen meine Daten und Dokumente in das DMS - und wie binde ich die Daten in meine anderen Systeme ein? Unsere Antwort: am besten zeitsparend oder gleich automatisch. Vollautomatisch geht das über Schnittstellen, mit denen agorum® core mit anderen Softwareprodukten Daten austauscht. Teilautomatisch bis manuell wird es, wenn der Mensch etwas tun muss, zum Beispiel ein Dokument bearbeiten oder freigeben. Daher braucht es zwei Arten von Schnittstellen für die Kommunikation mit dem DMS. Schnittstellen zu anderen IT-Systemen und die Schnittstellen zu den Menschen, die mit agorum® core arbeiten. Dazu haben wir eine ganze Menge zu bieten. Hier eine kurze Übersicht:

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Zentral Dokumente archivieren - mit einem Dokumentenmanagement-System

[fa icon="calendar'] 08.06.2017 09:36:00 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement, DMS mit agorum core

Unternehmen haben oft das Problem, dass aufgrund der über die Jahre gewachsenen IT-Infrastruktur viele Insellösungen mit sogenannten Datensilos entstanden sind. Das heißt, dass Informationen und Dokumente auf unterschiedlichsten Systemen verteilt sind und es häufig nahezu unmöglich ist, alle Informationen zu einem Kunden oder Projekt zusammenzusuchen. E-Mails liegen auf dem Mailserver in den Accounts der Mitarbeiter, Office-Dokumente verteilt auf Fileservern und Festplatten, Angebote und Rechnungen im ERP-System und die Dokumentation des Vorgangs im CRM. Um das zu ändern, müssen Sie aber nicht zwingend die ganze IT umstellen. Es reicht meist die Einführung eines ausgereiften Dokumentenmanagement-Systems (DMS), mit dem Sie automatisch alle E-Mails und Dokumente im Unternehmen zuverlässig archivieren und schnell durchsuchbar machen. Ein solches DMS ist agorum® core.

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Texterkennung verbessern mit dem agorum® core OCR-Tuner

[fa icon="calendar'] 18.01.2017 08:59:12 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement, DMS mit agorum core

 

Wer kennt das nicht? Ein Dokument ist im Papieroriginal schon schlecht lesbar und nachdem es durch die OCR-Engine gelaufen ist, sehen Sie gar nichts mehr. Wenn es sich dabei um eine Ausnahme handelt, ist es sicherlich am einfachsten, das Dokument schnell manuell zu erfassen. Geht es jedoch um einen regelmäßig im Unternehmen vorkommenden Dokumententyp, ist guter Rat oft teuer - es sei denn, Sie arbeiten mit der agorum® core OCR-Engine. Die hat nämlich für solche Fälle eine eingebaute "Lesebrille", den OCR-Tuner. Mit diesem einfach zu bedienenden Werkzeug können Sie mit wenigen Klicks Ihre automatische Texterkennung verbessern. 

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agorum® core Dokumentenmanagement geführt testen, Zeit und Geld sparen

[fa icon="calendar'] 10.11.2016 09:09:40 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement, DMS mit agorum core

 

Wenn ich Ihnen sage, dass ein modernes Dokumentenmanagement-System (DMS) viel Zeit und Geld spart, erzähle ich Ihnen vermutlich nichts Neues. Automatisierte, sich selbst überprüfende Geschäftsprozesse und schneller abrufbare Informationen machen praktisch jedes Unternehmen wettbewerbsfähiger, nachdem es ein DMS zum Einsatz gebracht hat. Aber hier liegt auch ein Knackpunkt. Bis Sie ein vernünftig laufendes DMS haben, vergeht oft viel Zeit mit den Auswahltests unterschiedlicher Software sowie der Integration und Einführung des gewählten Produkts. Wir haben da einen Vorschlag, wie Sie diesen Aufwand auf ein Minimum reduzieren können - mit einer geführten Teststellung von agorum®.

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agorum® core im Alltag: Dokumente erstellen ganz einfach gemacht

[fa icon="calendar'] 26.07.2016 08:50:00 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement, DMS mit agorum core, agorum core im Alltag, Smart Assistant

 

Unser Hauptantrieb ist es, Ihnen das Arbeitsleben zu vereinfachen, deshalb entwickeln wir immer wieder neue Ideen, wie wir Ihnen lästige Schritte abnehmen können. In diesem Blogartikel möchte ich Ihnen kurz darstellen, wie wir Ihnen bei einer ganz alltäglichen Aufgabe einige unliebsame Details ersparen können.

Stellen Sie sich bitte einfach einmal vor, Sie müssten für einen Kunden einen Bericht über ein laufendes Projekt erstellen, wofür Sie eine Wordvorlage verwenden möchten. Dazu würden Sie jetzt Word öffnen und in den zuletzt verwendeten Dateien schauen, ob sich dort noch der Bericht von letzter Woche befindet. Aber wie so oft, haben Sie leider Pech, die Datei ist nicht mehr in der Liste, also bleibt nur der lange Weg durch die Verzeichnisse.

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Die ideale ERP/DMS-Kombination: agorum® core und Odoo eng gekoppelt

[fa icon="calendar'] 21.07.2016 09:20:55 / von Stefan Röcker veröffentlicht in News, Dokumentenmanagement, DMS mit agorum core

 

Mit der engen Verknüpfung von agorum® core und Odoo digitalisieren und automatisieren Sie viele Routineprozesse, z.B. in der Buchhaltung oder der Unternehmensorganisation. Im ERP-System erzeugte Objekte und Dokumente, wie Adressdaten, Angebote, Lieferscheine und Rechnungen, werden über Workflows strukturiert in elektronischen Akten im Dokumentenmanagement-System (DMS) abgelegt, systematisch bearbeitet und revisionssicher archiviert. Umgekehrt liefert das DMS automatisch aus Dokumenten erfasste Daten an das ERP-System, die dort direkt einem Vorgang zugeordnet werden. Sind die vom DMS erfassten Daten buchungsrelevant, werden sie mit Buchungsvorschlägen versehen, die Sie nur noch bestätigen oder anpassen müssen. Das macht den Umgang mit Dokumenten wesentlich effizienter, einfacher und kostengünstiger. 

 

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Schneller Dokumente ablegen mit dem agorum® core Smart Assistant

[fa icon="calendar'] 07.07.2016 09:53:15 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement, DMS mit agorum core, Smart Assistant

 

Dokumente ablegen und suchen - das macht jeder von uns jeden Tag, ganz automatisch. Bei jeder Datei, die neu angelegt oder einfach nur abgelegt werden muss, wird nachgedacht, wo sie hingehört. Dann fängt die Klickerei durch den Verzeichnisbaum im Windows-Explorer, Apple-Finder oder Linux-Fileexplorer an, um den richtigen Ordner zu finden. Je strukturierter diese Verzeichnisbäume sind, umso schneller findet man sich zurecht.

 

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agorum® core und Microsoft Office: Dokumentenmanagement im Büroalltag

[fa icon="calendar'] 10.12.2015 09:13:37 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in DMS mit agorum core, Smart Assistant

 

Die Standardsoftware Microsoft Office trägt in vielen Unternehmen dazu bei,  alltägliche Büroaufgaben effizient zu erledigen. Mit dem Open Source Dokumentenmanagement-System agorum® core lassen sich Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Co. nochmal deutlich beschleunigen. Wie das geht, möchte ich in diesem Beitrag erläutern.

 

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Vom Betriebssystem unabhängig - das DMS für alle Fälle: agorum® core

[fa icon="calendar'] 28.10.2015 14:56:38 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement, DMS mit agorum core

In den seltensten Fällen arbeiten heute noch restlos alle Mitarbeiter eines Unternehmens mit dem gleichen Betriebssystem auf den Rechnern. Häufig gibt es einen bunten Mix aus Windows-, Mac- und Linux-Betriebssystemen unterschiedlichster Versionen. Da wird es zum Problem, wenn das Dokumentenmanagement-System (DMS) nicht in der Lage ist mitzuhalten. agorum® core unterstützt Windows, Mac und Linux als Client-Betriebssysteme und ist abwärts kompatibel bis Windows XP.

 

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