Dokumentenmanagement Blog

Schlank, flexibel, zielgenau - die Vorteile agiler Softwareprojekte

[fa icon="calendar"] 28.11.2016 09:49:56 / by Stefan Röcker

Schlank, flexibel, zielgenau die Vorteile agiler Softwareprojekte

Vor einiger Zeit begannen wir bei agorum®, die ersten Projekte mit unseren eigenen agilen Methoden umzusetzen - und machen damit nur gute Erfahrungen. Die Projekte laufen schlanker durch, die Ergebnisse erfüllen die Anforderungen optimal und die Kosten für unsere Endkunden sind niedriger als bei unflexiblen Methoden à la Wasserfall, die auf starren Pflichtenheften beruhen. Wie wir dabei vorgehen und wie Sie davon profitieren können, möchte ich Ihnen im Folgenden kurz beschreiben.

Dokumentenmanagement-Systeme (DMS), insbesondere agorum® core, sind eine Antwort auf die komplexen Anforderungen, die uns die Digitalisierung und die damit verbundene Informationsflut bringen. Ein DMS organisiert alle Informationen im Unternehmen, indem es

 

Das optimal an das Unternehmen angepasste Dokumentenmanagment-System

Da die Prozesse und Strukturen jedes Unternehmens unterschiedlich aufgebaut sind, gibt es auch keine ein-hundertprozentige Out-Of-The-Box-Lösung für ein DMS. Jede Installation ist eine auf das Unternehmen angepasste Lösung, die sich an den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen orientiert. Je besser dies gelingt, umso effizienter ist das Ergebnis und umso produktiver ist das Unternehmen. Um dieses Ziel zu erreichen, braucht es eine flexibel und wirtschaftlich anpassbare Software wie agorum® core und einen reibungsarmen, möglichst schlanken Prozess der genau zu dem Ergebnis führt, das sich der Auftraggeber wünscht.
 
In vielen unserer Projekte ändern sich die Anforderungen während der Projektphase. Teilweise waren zum Start bestimmte Details noch nicht bekannt oder im Verlauf des Projekts wurden weitere Personen aus unterschiedlichen Abteilungen hinzugezogen, die eine andere Sichtweise mitbringen. Oft ist es auch so, dass erst im Laufe des Projektes weitere Verbesserungspotenziale erkannt werden, die sich mit dem Einsatz von agorum® core ergeben. In einem klassischen Projekt mit einem aufwändig bis ins Detail ausgearbeiteten Pflichtenheft würde jetzt meist strikt weiter nach Plan vorgegangen und die neuen Erkenntnisse in nachgelagerte Change-Requests gepackt. Diese Vorgehensweise bringt oft Sand ins Getriebe des Projektes, weil auf allen Seiten Unzufriedenheit ensteht und sie damit Nerven, Zeit und Geld kostet - und nicht selten sogar das Projekt gefährdet.

 

Agile Methoden sind schneller, flexibler und kostengünstiger

Um effizienter zum bestmöglichen Ergebnis zu kommen, hat sich die Umsetzung nach agilen Methoden bewährt. Dieses Vorgehen bietet neben einer wesentlich höheren Flexibilität und Projektdynamik den Vorteil, schon mit wenigen konkreten Vorgaben starten zu können. In regelmäßigen Abständen präsentieren wir dem Kunden Ergebnisse, die sofort praxisnah getestet und angepasst werden können. So wächst das Projekt Stück für Stück zu den vorab definierten Zielvorstellungen.
 
Auf die geänderten Anforderungen oder ein nicht konkret ausformuliertes Ziel kann mit dieser agilen Methodik sehr flexibel reagiert werden. Anhand von Prototypen definieren wir im Dialog mit dem Projektteam die nächsten Schritte. Dieses Vorgehen gewährt dem Kunden frühe Einblicke in den Entwicklungsprozess, ein korrigierendes Eingreifen bereits in dieser frühen Phase ist nicht nur möglich, sondern sogar gewünscht.
 
Dadurch erreichen wir, dass das finale DMS genau den Leistungsumfang hat, der sich erst nach und nach in den Projektphasen ergeben hat. An dieser Stelle liegt der Vorteil gegenüber der klassischen Wasserfallmethode auf der Hand, in der im schlimmsten Fall etwas umgesetzt wird, was zwar definiert war, aber nicht mehr die Vorstellungen trifft und dadurch einen Change Request nach dem anderen nach sich zieht.
 
Mit dieser agilen Methode hält der Kunde während des gesamten Projektverlaufs die Fäden in der Hand, um am Ende das bestmögliche Ergebnis zu erhalten. Neben der offensichtlichen Flexibilität ist diese Methodik erfahrungsgemäß höchst effizient, was zu entsprechend niedrigen Projektkosten führt.

 

Beispielhafter Aufbau eines Kundenprojekts

So könnte ein Projektaufbau beispielsweise aussehen: 

Start-Workshop

Ziel des Workshops ist es, den Kunden genau zu verstehen, Ziele zu definieren und zu umreißen, was das DMS genau können muss. Es werden Key User, Ansprechpartner, Projektleiter und ein Koordinator beim Kunden definiert.
 
Ergebnisse des Workshops:
  • Genaue Definition der Anforderungen/Ziele
  • Userstories
  • Mock-Ups
  • Kostenabschätzung
  • Projektplanung mit einzelnen Blöcken und Phasenunterteilung.
  • Grafische Darstellung der Projektplanung und Testphasen.
  • Infrastruktur für Projektmanagment (z.B. Backlog und Todo)

Das Releasemanagement erfolgt auf Basis einer dreifstufigen Systemarchitektur (Entwicklung, Test und Produktion)
  • Entwicklungssystem bei agorum®
  • Testsystem beim Kunden, das z.B. in einer virtuellen Umgebung aufgesetzt wird
  • Produktivsystem beim Kunden

Entsprechend der Ergebnisse und Definitionen aus den einzelnen Phasen werden die nächsten Schritte umgesetzt
  • Entwicklung erfolgt in Docker-Containern bei agorum®, dadurch entsteht hohe Flexibilität in Statusbesprechungen - bei Bedarf können mehrere unterschiedliche Systemstände präsentiert werden
  • Die jeweiligen Zwischenergebnisse werden inkrementell innerhalb der regelmäßigen Termine gemeinsam abgestimmt, wodurch im Projektverlauf mehrere Testinstallationen entstehen können
  • Die Testinstallationen werden in der Testumgebung installiert
  • Der Kunde testet, ob die Umsetzung seinen Vorstellungen entspricht
  • Änderungswünsche werden zeitnah eingepflegt, so dass die Anpassungen im Optimalfall bereits in der nächsten Testversion enthalten sind
  • Das Ziel ist eine finale Testversion (Release Candidate)

Die finale Testversion wird im Rahmen eines User Acceptance Tests (UAT) zur Verfügung gestellt
  • Selbstverständlich sind auch innerhalb des UAT noch Anpassungen möglich, womit dann der bereits oben beschriebene Zyklus erneut durchlaufen wird

Nach erfolgreichem UAT in der Testumgebung erfolgt die Installation in Ihrer Produktivumgebung
  • In der Produktivumgebung erfolgt die finale Abnahme des Systems
  • "Mein DMS." geht live

 

Fazit: Mit unseren agilen Methoden und agorum® core erreichen wir schneller und kostengünstiger genau das Ergebnis, das sich unsere Kunden wünschen.

 

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Themen: Dokumentenmanagement, Agil arbeiten




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