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Rechnungseingang: Digital ist besser.

[fa icon="calendar"] 15.03.2017 09:30:00 / by Stefan Röcker

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Während in vielen Unternehmen noch fieberhaft nach Strategien zur Digitalisierung gesucht wird, ist das Thema in anderen Betrieben schon ein alter Hut. Der Rechnungseingang ist ein Beispiel, bei dem es noch die ganze Bandbreite von komplett analoger bis hin zu voll digitaler Verarbeitung gibt. Die Frage, welche Vorgehensweise dabei die kosteneffizientere ist, dürfte in den meisten Fällen eine rein rhetorische sein. Lesen Sie, wieviel Sie mit einem digitalen Rechnungseingang sparen können.

 

Der Rechnungseingang in Deutschland ist immer noch extrem papierlastig und teuer

Wussten Sie, dass von 32 Milliarden Rechnungen, die in Deutschland 2014 ausgetauscht wurden, weniger als 10 Prozent elektronisch* waren?

Mich hat diese Zahl überrascht, denn das heißt, rund 29 Milliarden Rechnungen landeten per klassischer Briefpost im Rechnungseingang. Das sind bei heutigem Porto für einen Standardbrief schon alleine Kosten in Höhe von rund 20 Milliarden Euro für die Versender der Rechnungen.

Wesentlich mehr Kosten kommen auf den Empfänger zu. Für eine Rechnung, die analog bearbeitet wird, entstehen nach konservativen Schätzungen des BMI Mehrkosten von 15,00 - 20,00 Euro, die Europäische Kommission geht sogar von 30,00 - 40,00 Euro aus**. Sie können sich jetzt grob im Kopf ausrechnen, wie viel Sie Ihre Rechnungsverarbeitung ungefähr kostet, genauer geht es mit diesem Berechnungstool

 

Ein digitaler Rechnungseingang spart bares Geld

Auch wenn Sie Rechnungen weiterhin auf Papier empfangen, können Sie die Rechnungsverarbeitung sehr einfach digitalisieren und damit richtig Geld sparen. Sie scannen die Rechnungen einfach direkt nach dem Empfang ein und lassen den Rest von einem intelligenten Dokumentenmanagement-System erledigen. Wie das genau funktioniert, habe ich vor einiger Zeit schon einmal in diesem Blog beschrieben: Eingangsrechnungen bearbeiten: Wie Sie Zeit und Geld sparen!

 

Die Vorteile eines digitalen Rechnungseingangs:

  • fehlerfreie Erfassung der Rechnungsdaten
  • automatische rechnerische Kontrolle (Summen/USt)
  • automatischer Abgleich mit Lieferscheinen und Bestellungen 
  • automatische Prüfung der Stamm- und Bankdaten 
  • schnellere Verteilung der digitalen Rechnungen im eigenen Unternehmen
  • digitale Rechnungen können parallel bearbeitet und freigegeben werden
  • volle Kontrolle über den Prozess -  jederzeit wissen, wie der Bearbeitungsstand ist
  • Skontotermine und Zahlungsfristen werden sicher eingehalten
  • automatische, revisionssichere Ablage nach GoBD
  • kein kostspieliges Papierarchiv mehr nötig

 

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 *Quelle: Forum elektronische Rechnung Deutschland 
http://www.ferd-net.de/front_content.php?idcat=230&

** Quelle: Leitfaden E-Rechnung BMI
http://www.bmi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/Broschueren/2014/e-rechnung.pdf

 

Themen: Dokumentenmanagement




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