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Prozessautomatisierung mit Dokumentenmanagement-Systemen

[fa icon="calendar"] 28.01.2016 09:16:34 / by Stefan Röcker

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Die Frage, ob man sein Unternehmen mit digitaler Prozessautomatisierung effizienter macht, stellt sich heutzutage nicht mehr, denn ohne eine solide Digitalisierungsstrategie werden die meisten Unternehmen früher oder später das Nachsehen gegenüber agileren Wettbewerbern haben. Die meistgestellte Frage lautet daher: Wie gehen wir die Digitalisierung effizient an, um produktiver und wettbewerbsfähiger zu werden?

Wenn auch Sie sich gerade in diesem Prozess befinden, sollten Sie sich mit dem Thema Dokumentenmanagement auseinandersetzen. Denn moderne Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) machen aus Ihren elektronischen Datenbeständen effizient nutzbares Wissen, sie digitalisieren die immer noch zirkulierenden Papierdokumente und automatisieren lästige Alltagsaufgaben und komplexe Geschäftsprozesse. 

 

Die Prozessautomatisierung mit einem DMS bietet massives Einsparpotential

Moderne Dokumentenmanagement-Systeme bieten wesentlich mehr als nur die Organisation und Verwaltung von Dokumenten. Ihre integrierten Workflow-Management-Systeme ermöglichen die Automatisierung von unterschiedlichsten Geschäftsprozessen und alltäglichen Routineaufgaben, die bei Ihren Mitarbeitern wertvolle Kapazitäten blockieren.

Das Leistungsportfolio von Dokumentenmanagement-Systemen reicht dabei von der automatischen Erfassung und Überprüfung der Daten aus unterschiedlichsten Belegen bis hin zur Abbildung und Automatisierung von systemübergreifenden Prozessabläufen, wie zum Beispiel ein komplett automatisierter Rechnungsdurchlauf im Zusammenspiel mit einer ERP-Software.

 

 

Automatisierte Workflows, die auch Ihr Unternehmen effizienter machen

Erfassen und Überprüfen von Daten aus Belegen

Oft sind es die kleinen Dinge, die aufsummiert viel Zeit kosten und unangenehm zu erledigen sind. Ein oft genanntes Beispiel, wenn es um Prozessautomatisierung geht,  ist die Erfassung und Überprüfung von Belegen, speziell Rechnungen. Ein Dokumentenmanagement-System kann diese lästige Routineaufgabe komplett übernehmen, es erfasst automatisch alle relevanten Daten und überprüft selbstständig, ob alle Beträge korrekt berechnet sind und alle steuerrechtlich relevanten Daten enthalten sind. Das DMS erledigt diese Aufgabe innerhalb von Sekunden und fehlerfrei - selbstverständlich auch mit allen anderen Dokumenten, die Sie erfassen und digital verarbeiten möchten. 

Sie können aber auch noch weitergehen und den Prozess weiter automatisieren. Die Absenderdaten und Bankverbindungen kann das DMS zum Beispiel mit dem CRM abgleichen und die einzelnen Positionen mit dem Lieferschein und der Bestellung im ERP-System. Ist alles korrekt, geht die Rechnung direkt zur Buchhaltung und kann ohne Skontoverlust rechtzeitig beglichen werden. Der Rechnungsbeleg wird selbständig vom DMS revisionssicher abgelegt und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist aus dem System gelöscht. 

 

Digitale Freigabeprozesse und Aufgabenworkflows

Natürlich gibt es auch Belege und andere Dokumente, die nicht bis ins Letzte automatisch bearbeitet werden können, sondern von Menschen geprüft und freigegeben werden müssen. Diese Dokumente werden über einen Freigabeworkflow im DMS digital an die Personen geleitet, die das Dokument prüfen oder auch bearbeiten sollen. Neben der Zeitersparnis - die Informationen sind sofort am Monitor verfügbar -  können digitale Workflows wesentlich besser gesteuert und überwacht werden, als wenn Dokumente per E-Mail oder gar auf Papier durch das Unternehmen wandern. Freigaben und andere Aufgaben können genau terminiert werden und der Workflow meldet Ihnen automatisch, falls eine Aufgabe Gefahr läuft, nicht rechtzeitig fertig zu werden, weil sie nicht bearbeitet wird. Es bleibt nichts liegen, auch wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter unvorhergesehen ausfällt. Die einzelnen Bearbeitungsschritte werden protokolliert und dokumentiert, so dass jederzeit ersichtlich ist, wo der Prozess aktuell steht. Nichts bleibt unerledigt und Sie haben jederzeit den Überblick, wo die einzelnen Prozesse aktuell stehen.

 

Dokumente automatisch ablegen, elektronische Aktenstrukturen automatisiert anlegen

Eine breites Feld für die Prozessautomatisierung bietet auch die meist ungeliebte und daher gerne vernachlässigte Ablage von Dokumenten. Ein DMS bietet vielfältige Möglichkeiten, um Sie und Ihre Kollegen von dieser Tätigkeit so weit wie möglich zu befreien.

Die Basis für die automatische Ablage bilden in einem DMS oft elektronische Akten. Das können alle denkbaren Akten sein, zum Beispiel Kundenakten, Lieferantenakten, Personalakten oder Projektakten. Sie definieren einmal die Struktur einer solchen Akte, so dass der Benutzer später nur noch z.B. auf "Kundenakte anlegen" klicken muss, damit die neue Akte über einen Workflow vollautomatisch angelegt wird. Das DMS benötigt lediglich die benötigten Metadaten, wie beispielsweise Lieferantenname, Adressdaten und Bankverbindung.

Dabei sollten Sie so wenig wie möglich selbst machen müssen. Legen Sie eine Lieferantenakte neu an, weil Sie das erste Mal eine Rechnung von diesem neuen Lieferanten bekommen haben, holt sich das DMS die Daten einfach selbstständig aus der Rechnung heraus. Oder bei einem neuen Mitarbeiter aus dem Arbeitsvertrag. Fehlende Daten ergänzen Sie bequem über ein praktisches Eingabeformular. 

Zukünftige Rechnungen des Lieferanten archiviert das System von nun an automatisch in der entsprechenden Lieferantenakte. Aber auch alle E-Mails, die den Lieferanten betreffen, können automatisiert in seiner Akte archiviert werden. Anhand der Absender- oder Empfängeradresse identifiziert das DMS die ein- und ausgehenden E-Mails und speichert sie an der richtigen Stelle ab. Sie müssen nichts weiter dazu tun.

Bei Dokumenten, die manuell in das DMS gespeichert werden, bekommen Sie ebenfalls Unterstützung. Statt sich suchend durch einen Verzeichnisbaum zu klicken, wählen sie einfach den Kundennamen und die Art des Dokumentes, z.B. "Vertrag" aus und das DMS legt das Dokument automatisch am richtigen Platz ab. Die Dokumententypen können Sie dabei individuell für Ihre Bedürfnisse definieren. 

Die Digitalisierung Ihrer Akten spart nicht nur Zeit und schont die Nerven, sondern führt auch zu einheitlichen und vollständigen elektronischen Akten, die lückenlos alle relevanten Informationen enthalten. 

 

Vertrags- und Wiedervorlageworkflows

Wie im vorherigen Abschnitt beschrieben, können auch Verträge automatisch in elektronischen Akten abgelegt werden. Aber ein DMS kann noch wesentlich mehr. Handelt es sich um einen Vertrag, der regelmäßig überprüft und gegebenfalls rechtzeitig gekündigt werden soll, kann ein automatischer Wiedervorlageworkflow sehr hilfreich sein. Er erinnert rechtzeitig vor der Kündigungsfrist daran, den Vertrag zu überprüfen. Soll der Vertrag weiterlaufen, wird die Begutachtung vom Mitarbeiter einfach bestätigt und der Workflow läuft weiter und erinnert zum nächsten festgelegten Zeitpunkt an die erneute Prüfung des Vertrags.

Das funktioniert selbstverständlich nicht nur mit Verträgen, sondern auch mit allen anderen Dokumenten, die Sie sich auf Wiedervorlage setzen möchten. So verpassen Sie keine Fristen mehr und haben stets die günstigsten Konditionen in Ihren Verträgen. 

 

Dokumente effizient lenken - Alle Informationen immer am richtigen Platz

Prozessautomatisiserung ist natürlich auch dann hilfreich, wenn immer die aktuellsten Informationen schnell zur Verfügung stehen müssen. Beispielsweise in der Fertigung. Oft unterliegen Fertigungsunterlagen, wie CAD/CAM-Dateien noch kurzfristigen Änderungen. Wenn dann der Ablauf nicht optimal funktioniert, kommt der Prozess ins Stocken oder es wird sogar das falsche Teil hergestellt und damit unnötig Ausschuss produziert. Werden diese Prozesse zentral über Workflows gesteuert, sind die richtigen Unterlagen zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle.

  

Fazit

Ich hoffe, anhand der wenigen Beispiele können Sie erahnen, welches Potenzial hinter einem Dokumentenmanagement-System steckt. Ein DMS ist die ideale Grundlage, um die Digitalisierung und Prozessautomatisierung im Unternehmen voranzutreiben.

 

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Themen: Dokumentenmanagement, Workflow




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