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Projektmanagement mit dem Dokumentenmanagement-System agorum® core

[fa icon="calendar"] 14.04.2016 09:14:51 / by Stefan Röcker

Projektmanagement mit dem Dokumentenmanagement-System agorum® core

Initiieren, Planen, Steuern, Kontrollieren und Abschließen von Projekten, das sind die wesentlichen Bestandteile im Projektmanagement. Um diese Schritte sauber hinzubekommen, braucht es viel Informationsaustausch, vor allem, wenn die Projektbeteiligten räumlich und zeitlich voneinander getrennt sind. Wie oft bei Projekten schon über das richtige Werkzeug dafür diskutiert wurde, will ich gar nicht wissen. Aber eins weiß ich, spätestens seit der Einführung des agorum® core Dashboards sind diese Diskussionen bei Anwendern unseres Dokumentenmanagement-Systems vorbei. Sie fragen weshalb? Das erläutere ich Ihnen gerne in meinem Blogbeitrag.

 

Projekt initiieren

Um ein Projekt zu initiieren, müssen Sie zunächst alle verfügbaren Informationen gesammelt zur Verfügung stellen. Dazu legen Sie in agorum® core einfach eine elektronische Projektakte an. Diese Projektakten werden meist nach einer bewährten festgelegten Struktur automatisch angelegt und dann individuell um die zusätzlich benötigten Verzeichnisse erweitert. Die elektronische Akte hat den großen Vorteil, dass alle Informationen zentral abgelegt werden. Alle berechtigten Projektbeteiligten greifen über den browserbasierten Smart Assistant auf die Dokumente zu, öffnen diese mit einem Doppelklick, bearbeiten Sie und speichern sie wieder ab. Völlig ohne manuelles Ein- und Ausschecken - auch über das Internet. Dabei werden für jedes Dokument Versionen angelegt, so dass jederzeit auf ältere Ausarbeitungen eines Dokuments zurückgegriffen werden kann. Das Verschicken von Dokumenten per E-Mail entfällt und damit auch die unkontrollierbare Vermehrung des Dokuments, mit Bezeichnungen wie  "projektplan_xy_finale_version3b.xls", entfällt. 

Projektakte in agorum® core

 

Über neue und neu bearbeitete Dokumente in der Projektakte informiert agorum® core die Beteiligten mittels internem Messenger. Sie sind immer auf dem aktuellsten Stand, welche Dokumente bearbeitet wurden oder neu hinzukamen. Über den Messenger findet auch die Kommunikation in Ihrem Projektteam statt. Sie können Chats direkt an einem bzw. über ein Dokument führen oder im allgemeinen Projektstream. 

Messenger und Mittelungsstream in agorum® core

 

Projekt planen

Alles, was Sie für das Projekt benötigen, liegt in der elektronischen Projektakte. Die allgemeine Abstimmung und die konkrete Ausarbeitung einzelner Dokumente können nun über den internen Messenger stattfinden. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, über einen integrierten HTML-Editor Protokolle, To-Do-Listen, Projektpläne, Notizen und alles andere zu führen, was Sie für Ihr Projekt brauchen.  

Integrierter HTML-Editor

 

Projekt ausführen

Konkrete Aufgaben und Meilensteine definieren Sie über einen Aufgaben-Workflow. Hier können Sie genau festlegen, wer wann was zu tun hat. Diese Workflows können Sie an eine Person oder Gruppe adressieren, genau terminieren und bei Ablauf einer Deadline eskalieren lassen. Ist zum Beispiel ein Mitarbeiter krank und kann eine ihm zugewiesene Aufgabe nicht bearbeiten, wird nach Ablauf einer festgelegten Zeit eine Person oder eine Gruppe informiert, dass hier ein Workflow nicht bearbeitet wird.

Diese Workflows können auch ad hoc ausgeführt werden. Wenn Sie zum Beispiel möchten, dass ein fertiges Dokument vom gesamten Projektteam zur Kenntnis genommen werden soll und jeder dies auch bestätigen soll, lösen Sie diesen Workflow einfach über das Kontextmenü mit der rechten Maustaste aus. 

Aufgabe per Workflow zuteilen

 

Projekt überwachen

Zur Projektüberwachung steht Ihnen in agorum® core ein Projekt-Dashboard zur Verfügung. Das Dashboard lässt sich individuell auf Ihre Projekte und Bedürfnisse anpassen. Mit dem Projekt-Dashboard haben Sie das Projektmanagement voll im Griff. Alle notwendigen Informationen stehen Ihnen übersichtlich geordnet zur Verfügung. Zum Beispiel alle laufenden Workflows, To-Do's, Dokumente und der Messenger-Stream. Alles was Sie brauchen, sehen Sie auf einen Blick.

Sie können auch Aktionsbuttons hinterlegen, um zum Beispiel eine neue E-Mail zu schreiben, eine neue Aufgabe zu starten, die komplette Projektakte anzeigen zu lassen und neue Mitarbeiter ins Team aufzunehmen.

agorum® core Projektdashboard

 

Projekt abschließen

Integriertes Projektmanagement mit agorum® core hilft Ihnen dabei, Ihre Projekte zum Erfolg zu führen. Alle relevanten Informationen sind zentral gespeichert und schnell für alle beteiligten Personen im Zugriff. Die Projektdokumentation übernimmt das Dokumentenmanagement nahezu automatisch, da alle Änderungen an Dokumenten und die Workflowaktivitäten protokolliert und archiviert werden. Die Kommunikation im Projekt erfolgt ebenfalls integriert und wird mit dem Projekt archiviert.

 

Fazit:
Integriertes Projektmanagement mit agorum® core macht vieles einfacher!

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Themen: Dokumentenmanagement, agorum core im Alltag, Dashboard, Workflow




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