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Papierlose Rechnungsverarbeitung mit agorum® core und Sage 50 Extra

[fa icon="calendar"] 10.08.2016 12:38:45 / by Stefan Röcker

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Die papierlose Rechnungsverarbeitung ist heute kein Zukunftsszenario mehr, sondern in vielen Unternehmen bereits voll integriert. Die Vorteile der digitalen Verarbeitung von Eingangsrechnungen liegen auf der Hand: Der elektronische Prozess ist schneller, einfacher und verursacht erheblich weniger Kosten als die manuelle Bearbeitung von Rechnungen. Der agorum®-Partner NOVISTA aus Biel/Bienne in der Schweiz, hat eine Schnittstelle zwischen dem Open Source Dokumentenmanagement-System (DMS) agorum® core und dem ERP-System Sage 50 entwickelt, mit dem die automatische Rechnungsverarbeitung auch für kleinere und mittlere Unternehmen in der Schweiz wirtschaftlich äußerst attraktiv ist. Lesen Sie, wie Sie auch Ihre Eingangsrechnungen schon bald effizienter verarbeiten. 

Digitaler Workflow zur Rechnungsverarbeitung

Der komplette Prozess Ihrer Kreditorenbuchhaltung kann mit dem von NOVISTA bereitgestellten Workflow zur Belegverarbeitung durchgehend digitalisiert und automatisiert werden. Alle Rechnungen werden automatisch erfasst, verbucht und gesetzeskonform archiviert. Die abgelegten Dokumente stehen allen berechtigten Personen sofort elektronisch zur Verfügung und lassen sich einfach über die Suchfunktionen des DMS sehr schnell wiederfinden. In der Oberfläche von Sage 50 Extra sind die Belege direkt als PDF/A ersichtlich.

 

Automatisiert Scannen - Erfassen - Freigeben - Buchen - Archivieren - Wiederfinden 

Der Workflow von NOVISTA bildet den kompletten Prozess Ihrer Rechnungsverarbeitung ab. Physisch auf Papier eingegangene Rechnungen werden zunächst eingescannt, bevor Sie weiterverarbeitet werden können, während bereits elektronisch vorliegende Rechnungen direkt erfasst werden können. agorum® core erkennt alle aus einem Beleg benötigten Informationen und speichert sie als Metadaten mit dem Dokument ab. Bei Rechnungen mit dem Schweizer Einzahlungsschein ESR wird die ESR-Referenznummer ebenfalls als Metadatum übernommen und als Zahlungsinformation mit abgespeichert.

Nach dem Erfassen gehen die Rechnungen zunächst in einen Freigabeworkflow. Als zuständiger Mitarbeiter erhalten Sie die Rechnungen direkt auf den Bildschirm und können die Rechnungen freigeben oder beanstanden - und bei Bedarf sofort kontieren. Den Rechnungstotalbetrag können Sie dabei in mehrere Positionen mit verschiedenen Gegenkonten splitten. Die Kreditorenpersonenkonten, Gegenkonten, Sammelkonten und Steuerschlüssel aus Sage 50 Extra sind im DMS hinterlegt und können über ein Auswahlmenü mit Suchfunktion sehr schnell aufgerufen werden.

 

Rechnungsfreigabe-Workflow in agorum® core

 

Als besonderer Service merkt sich das DMS die Kontierungen jeder Rechnung und schlägt sie für die nächste Rechnung gleichen Typs wieder vor. Sie können den Vorschlag einfach mit einem Klick bestätigen oder die Kontierung verändern. So müssen Sie sich nicht jedes Mal den Kopf zerbrechen, wie diese Rechnung zu kontieren ist. Auf der Rechnung selbst wird im PDF/A ein Kontierungsstempel angebracht, damit sofort ersichtlich ist, dass die Rechnung freigegeben und gebucht ist. 

 

Buchung der Rechnung in agorum® core

 

Wie der gesamte Prozess, lässt sich auch der Freigabeworkflow flexibel an die Bedürfnisse in Ihrem Unternehmen anpassen. Wenn Sie beispielsweise mit dem Vieraugen-Prinzip arbeiten, müssen immer mindestens zwei Personen die Rechnung freigeben. Sie können aber auch Obergrenzen festlegen, bis wohin eine Person Rechnungen alleine freigeben darf und ab wann das Vieraugen-Prinzip greifen soll. Nach der Freigabe wird für jede Rechnung ein Offener Posten (OP) mit den dazugehörigen Buchungen automatisch in Sage 50 Extra erstellt und die Rechnung kann von der Buchhaltung angewiesen werden.

 

Die Buchung aus agorum® core in Sage 50 extra und Vorschau der Rechnung aus dem DMS

 

Die Rechnung selbst wird selbstständig gesetzeskonform im Dokumentenmangement-System archiviert und kann jederzeit schnell wiedergefunden werden. Sie suchen in agorum® core entweder allgemein über die Volltextsuche in allen Dokumenten oder gezielt nach einem bestimmten Metadatum, wie einer Rechnungsnummer oder einem bestimmten Zeitraum. Außerdem können Sie sich die elektronische Rechnung auch direkt aus der Sage 50 Extra Finanzbuchhaltung anzeigen lassen.

 

Die Vorteile der automatischen Rechnungsverarbeitungslösung im Überblick:

  • End-to-end Lösung für die elektronische Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen (papierbasierte und elektronische)
  • Eliminierung von repetitiven und zeitaufwändigen Tätigkeiten bei der Rechnungsverarbeitung
  • Abnahme von Fehlern durch die Minimierung der manuellen Dateneingabe
  • Beschleunigung der Rechnungsfreigabe
  • Nahtlose Integration in Sage 50 Extra Finanzbuchhaltung. Weitere folgen in Kürze
  • Signifikante Platzeinsparungen, da die Rechnungen nicht mehr in Papierform abgelegt werden müssen.
  • Kurze Einführungszeit durch schnelle Implementation und einfache Bedienbarkeit

 

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