Dokumentenmanagement Blog

Mehr als nur E-Mails archivieren. E-Mail-Organisation mit einem DMS.

[fa icon="calendar"] 15.05.2015 09:21:36 / by Stefan Röcker

E-Mails archivieren mit einem Dokumentenmanagement-System

 

Die schriftliche Kommunikation findet im geschäftlichen Alltag zum größten Teil per E-Mail statt. Diese Datenflut muss zuverlässig organisiert werden. Das heißt aber nicht einfach nur E-Mails archivieren, sondern auch nach gesetzlichen Vorgaben abzulegen, schnell wiederzufinden und effizient in die Arbeitsabläufe des Unternehmens einzubinden. Die optimale Lösung dafür bieten moderne Dokumentenmanagement-Systeme (DMS).

Im Idealfall übernimmt das Dokumentenmanagement-System die gesamte E-Mail-Organisation automatisch. Das entlastet sowohl Ihre Mitarbeiter also auch Ihre E-Mail-Infrastruktur. Außerdem werden gesetzliche und Ihre eigenen Vorschriften erfüllt.

An Ihr Unternehmen angepasste DMS-Workflows stellen E-Mails inklusive Anhänge immer an der richtigen Stelle im Unternehmen zur Verfügung. Sie können zum Beispiel alle E-Mails Ihrer Lieferanten in Lieferantenakten archivieren, damit alle E-Mails zentral zur Verfügung stehen. Neue Mitarbeiter oder Urlaubsvertretungen arbeiten sich wesentlich schneller ein, alle Vereinbarungen sind sofort ersichtlich und auch ältere Vorgänge lassen sich sehr schnell nachvollziehen.

Automatisiert E-Mails revisionssicher archivieren

Der Gesetzgeber verpflichtet Unternehmen dazu, E-Mails revisionssicher zu archivieren. Dokumentenmanagement-Systeme erledigen dies automatisch für Sie. Das DMS importiert alle E-Mails inklusive Anhängen ins System, wo sie mittels Workflows revisionssicher, d.h. unveränderbar abgelegt werden.

 

E-Mails in automatische Prozesse integrieren

Mit einem DMS integrieren Sie E-Mails direkt in Ihre Geschäftsprozesse. Beispielsweise Support- oder Vertriebsanfragen, die über ein Formular auf der Website eingehen, können direkt einen Prozess auslösen, der alle weiteren Schritte vorgibt und dokumentiert. Oder schicken Sie Rechnungen, die per E-Mail eingegangen sind, ohne Umwege in einen Freigabeworkflow.

 
Zugriff auf ein vollständiges E-Mailarchiv

Das DMS wird einmal nach Ihren Bedürfnissen konfiguriert und legt dann alle E-Mails an den richtigen Stellen ab. Damit entsteht nach und nach ein komplettes E-Mailarchiv. Ihre gesamte elektronische geschäftliche Korrespondenz ist vor Verlust geschützt und auch nach langer Zeit finden Sie E-Mails schnell und einfach wieder.


E-Mails und Anhänge schneller finden

Alle E-Mails, die Sie ins Dokumentenmanagement-System importieren, werden inklusive Anhängen komplett indiziert und können im Volltextsuche durchsucht werden. Sie finden alle Informationen über die DMS-Suche sofort wieder.


Elektronische Akten - alle Informationen an einem Ort 

Zudem können Sie E-Mails in unterschiedlichen elektronischen Akten verlinken, die neben den E-Mails auch alle anderen Unterlagen zu einem bestimmten Thema enthalten. Damit haben Sie einen schnellen Überblick über alle Informationen, die zum Beispiel einen Kunden, einen Lieferanten oder ein Projekt betreffen.


E-Mailserver entlasten und Speicherplatz sparen

E-Mails, die im Dokumentenmanagement-System gespeichert sind können vom Mailserver entfernt werden. Der Mailserver bleibt schnell und leistungsfähig, weil insgesamt weniger Speicherplatz benötigt wird.

 

Fazit: Ein DMS bietet mehr als nur die gesetzeskonforme Archivierung

Mit einem DMS können Sie die gesetzlichen Vorgaben praktisch im Vorbeigehen erfüllen und haben dazu auch noch den Mehrwert einer umfassenden Integration in Ihre Geschäftsprozesse. 

 

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Themen: Dokumentenmanagement




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