Dokumentenmanagement Blog

Kopano Groupware mit Dokumentenmanagement

[fa icon="calendar"] 02.02.2017 08:59:00 / by Oliver Schulze

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Heute stelle ich Ihnen die Kopano Integration des DMS agorum® core vor. Durch die Standardschnittstelle WebDAV integriert sich agorum® core nahtlos in die Kopano DeskApp und WebApp. Dadurch ist es möglich, die gesamte Dokumentenmanagement-Struktur einsehen zu können, ohne das Groupware-System verlassen zu müssen.

 

Das Dokumentenmanagement ist leicht einzurichten

Einstellungen Dokumentenmanagement agorum® core in Kopano integriert

Verbunden wird agorum® core über WebDAV. Dabei kann entweder ein technischer Benutzer verwendet, oder die Kopano-Zugangsdaten durchgereicht werden. Die Rechte der jeweiligen Benutzer bei der Anzeige von Dokumenten werden hierbei berücksichtigt. 

Unter den Einstellungen ist es möglich zu definieren, was die Benutzer der Kopano DeskApp oder WebApp für Möglichkeiten mit dem DMS haben:

  • Anhängen von Dokumenten aus dem DMS an eine E-Mail
  • Anhänge aus E-Mails direkt ins DMS speichern
  • E-Mails direkt im DMS archivieren

 

Dokumente aus dem DMS direkt an eine E-Mail anhängen

Dokumente anhängen aus dem DMS direkt von der Groupware Kopano aus

Beim Schreiben einer E-Mail können Anhänge direkt aus dem DMS ausgewählt und der E-Mail angehangen werden.

 

E-Mails im DMS archivieren

E-Mails archivieren ins Dokumentenmanagement direkt aus der WebApp von Kopano

E-Mails können mit einem Rechts-Klick direkt aus der Kopano DeskApp oder WebApp ins DMS abgelegt werden. Dabei öffnet sich die Auswahl der DMS-Akten:

 

E-Mails archivieren direkt aus Kopano in agorum® core

Die E-Mails werden dann in elektronischer Original-Form (eml) archiviert und stehen im DMS in der jeweiligen Akte zur Verfügung. So hat jeder Zugriff auf die gespeicherte E-Mail, der auch Zugriff auf die Akte besitzt. Kein Weiterleiten und somit Kopieren der E-Mail mehr notwendig.

 

Fazit

Durch die Integration von agorum® core, steht der Communication- & Sharing-Plattform Kopano ein leistungsstarkes Dokumentenmanagement zur Seite. Sie können dabei von den Stärken beider Systeme profitieren. Und die Benutzer werden es lieben, die notwendigen Informationen genau dort zu erhalten, wo sie sich gerade aufhalten. Selbst, wenn sie unterwegs

 

 

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Schauen Sie sich auch unseren Blogbeitrag an: Dokumentenmanagement im UCS (Univention Corporate Server). Über den AppCenter im UCS können Sie übrigens beide Lösungen sehr einfach zu Testzwecken installieren und ausprobieren. 

 

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Themen: Dokumentenmanagement




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