"Digitalisierung mit DMS: Ein Universum voller Möglichkeiten" so der Titel der Keynote, die unser Geschäftsführer Oliver Schulze am Univention Summit 2017 in Bremen hielt. Er ging in seinem Vortrag darauf ein, dass Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) oft immer noch unterschätzt werden, dabei ist Dokumentenmanagement weit mehr als nur ein Datenarchiv. Ein DMS ist der zentrale Informationshub, der automatisch alle Informationen in einem Unternehmen zusammenführt und intelligent an Mensch und Maschine ausliefert. Über flexible Oberflächen und Schnittstellen stehen so immer genau die Informationen zur Verfügung, die in diesem Moment gebraucht werden.
Digitalisierung mit DMS ein Universum voller Möglichkeiten
agorum® core ist das Informationsmanagement-System, das Daten aus den unterschiedlichen Systemen und Datenbanken aus der Infrastruktur eines Unternehmens - zum Beispiel ERP, CRM, Groupware, usw. - sammelt, konsolidiert und ausliefert. Und zwar genau so, dass Anwender und Systeme genau die Informationen und Werkzeuge an die Hand bekommen, die sie in diesem Augenblick benötigen, um eine Aufgabe zu bearbeiten oder einen Prozess auszuführen.
Wir haben immer das Gefühl, dass die meisten Menschen bisher noch nicht so genau wissen, welches Potential hinter einem Dokumentenmanagement-System steckt. Daher will ich diese Keynote nutzen, um ein paar Impulse zu geben, wie Sie sich und Ihren Kunden die Arbeit vereinfachen und dabei viel Zeit und Geld sparen können.
Denn wie schon gesagt, DMS ist weit mehr als Dokumente abzulegen und bei Bedarf wiederzufinden.
Viele, die sich noch nicht intensiver mit DMS beschäftigt haben, sprechen mit uns darüber, dass sie ein DMS bräuchten, um ihren chaotischen Fileserver abzulösen und die Daten strukturiert zu archivieren, so dass die Menschen die Sachen wiederfinden. Suchen und Finden ist tatsächlich ein wesentlicher Aspekt im Dokumentenmanagement, aber noch lange nicht alles!
Genauer betrachtet ist ein DMS die Grundlage zur Digitalisierung!
Wobei Dokumentenmanagement eigentlich nicht der richtige Begriff ist, um zu beschreiben, welche Möglichkeiten ein DMS bietet. Aber leider hat sich dieser Begriff aus seiner Historie heraus tief im Bewusstsein der Menschen eingegraben, nur reicht er mittlerweile einfach nicht mehr aus, um das zu beschreiben, was ein modernes DMS eigentlich leisten kann.
Wir sprächen daher lieber von Informationsmanagement, denn ein DMS ist der Informationshub, der alle Informationen im Unternehmen organisiert, das heißt: speichert, verschlagwortet, steuert und an Mensch und Maschine ausliefert, und zwar genau dann und dort, wo sie benötigt werden.
Dokumentenmanagement bietet ein Universum voller Möglichkeiten, um Informationen
- effizienter zu verwalten,
- gezielter zu steuern und
- einfacher aufzufinden.
Damit digitalisieren und automatisieren Sie viele Ihrer Geschäftprozesse und unterstützen die Anwender bei Ihrer Arbeit.
Nach den Sternen zu greifen, hört sich immer schwierig bis unmöglich an, aber in diesem Universum sind die Sterne nicht unerreichbar weit weg, sondern können wirklich vom Himmel gepflückt werden!
Denn die Grundlagen dafür sind in jedem Unternehmen bereits vorhanden!
Der gesamte Content in Form von Dokumenten, E-Mails, Zeichnungen, Grafiken und auch Papierakten.
Täglich gehen Daten auf allen Kanälen im Unternehmen ein oder werden dort produziert. Meist unstrukturiert und nicht selten dauert es sehr lange, bis eine Information den richtigen Adressaten findet. Und oft sind die Personen damit überfordert.
Viele verteilte Insellösungen machen es ihnen schwer, sich gezielt zu einem Thema zu informieren. Denn der Content liegt auf unterschiedlichsten Medien, von Papier über Fileserver bis zur Datenbank. E-Mails liegen auf dem Mailserver, Kundendaten im CRM, Aufträge im ERP, Zeichnungen auf dem Fileserver, ...
In jedem Unternehmen liegen daher jede Menge Informationen einfach brach und können mehr oder weniger kaum genutzt werden. Viele Daten sind praktisch unauffindbar verschüttet und daher schlicht nutzlos.
Mit einem DMS machen Sie alle diese Daten digital sichtbar.
- Scannen Sie Ihre Papierakten ein, das DMS macht sie für Sie durchsuchbar.
- Kopieren Sie Ihren Fileserver in das DMS und durchsuchen Sie Ihre Daten im Volltext.
- Binden Sie Datenbanken und Oberflächen an und verknüpfen Sie wichtige Informationen aus Ihren ERP-, Warenwirtschafts-, Produktionssteuerungs-, CRM-, E-Mail- und sonstigen Systemen mit den dazugehörigen Dokumenten.
- Reichern Sie die Dokumente mit Metadaten (Schlagworten) an.
Damit haben Sie eine solide Basis für die Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse! Alle Informationen sind elektronisch verfügbar, zuordenbar und können in digitalen Prozessen innerhalb und außerhalb des DMS automatisiert verarbeitet werden.
Ein DMS fasst alle verfügbaren Daten aus Ihren IT-Systemen im Unternehmen zentral zusammen und bereitet sie für Ihre Anwender auf, so dass ihnen immer genau die Informationen und Werkzeuge zur Verfügung stehen, die sie benötigen, um ihre Aufgabe optimal zu erfüllen.
Über flexibel konfigurierbare Oberflächen und Dashboards bekommen Ihre Anwender die Informationen optimal aufbereitet angezeigt und können die Informationen leicht überblicken. Beispiele sind Kundenakten, Personalakten, Projektmanagement, Ticketsyssteme, Workflows, …
Ein Beispiel für das Einsparpotential, das Sie mit einem DMS ausschöpfen können: Was schätzen Sie, wieviel Rechnungen 2016 elektronisch verschickt wurden?
Es waren gerade einmal rund 30%!
15,00 bis 40,00 EUR Mehrkosten entstehen durch die analoge Bearbeitung einer Eingangsrechnung. Und in der Schätzung sind noch keine Skontoverluste berücksichtigt. Nicht wenige Unternehmen finanzieren ihr DMS nur mit Einsparungen über den Rechnungsdurchlauf.
Mit einem DMS können Sie den Rechnungslauf komplett automatisieren und sparen viel Zeit und Geld. Und Rechnungen sind dabei nur ein Beispiel für Dokumente, die Sie automatisiert steuern und bearbeiten können!
- Mit einem DMS steuern Sie automatisch alle Informationen, die im Unternehmen anfallen, genau an den Punkt, wo sie gebraucht werden - in Sekundenschnelle!
- Sie haben die volle Kontrolle über alle Daten! Mit einem DMS lassen sich viele Ihrer Geschäftsprozesse digitalisieren und automatisieren, teilweise bis zu 100%.
- Beispiel Rechnungen: Im Idealfall gleicht der Workflow des DMS alle Daten selbstständig ab, gibt die Rechnung automatisch frei und erstellt für Sie die Buchungssätze.
Wie sieht es aus in Ihren Papierakten und Fileservern und denen Ihrer Kunden? Ja, archivieren ist schon auch ein wichtiges Thema, bei dem viel Zeit verschwendet wird!
Ein DMS bietet eine schnelle Volltextsuche und Metadatensuche, mit der Ihre Mitarbeiter die benötigten Informationen sehr schnell finden, statt sich stundenlang durch analoge Akten zu wühlen oder unstrukturierte Fileserver durchzuklicken. Wichtig für die Metadatensuche ist die automatische Verschlagwortung. Das DMS sollte so viele Metadaten wie möglich aus den indexierten Dokumenten automatisiert erfassen können, um es den Nutzern so einfach wie möglich zu machen.
Sparen Sie mit einem DMS die Kosten,
Das sind genau die Kosten, die durch ineffizientes Informationsmanagement unnötig verschwendet werden. Der ROI bei einem DMS ist oft innerhalb weniger Monate erreicht.
Die Digitalisierung und Automatisierung mit einem Dokumentenmanagement-System bietet nahezu unendliche Möglichkeiten...
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