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In kürzester Zeit zum sicheren E-Mailarchiv

[fa icon="calendar"] 27.09.2017 11:08:21 / by Stefan Röcker

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E-Mails und deren Anhänge im Unternehmen sicher zu archivieren, ist eine nicht zu unterschätzende Aufgabe. Machen Sie es sich am besten so einfach wie möglich und nutzen Sie das Mailarchiv-Template von agorum® core. Sie installieren das Template einfach in agorum® core und legen sofort los. Das agorum® core Mailarchiv hilft Ihnen, die gesetzlichen Anforderungen an die E-Mail-Archivierung zu erfüllen, schützt vor Datenverlust, verhindert Manipulation, entlastet den Mailserver, macht E-Mails durchsuchbar und integriert sie in Ihre Geschäftsprozesse und elektonischen Akten. 

 

 

Installiert und sofort einsatzbereit

Das agorum® core Mailarchiv-Template stellt Ihnen ein vorkonfiguriertes E-Mailarchiv zur Verfügung, das in wenigen Schritten eingerichtet und danach sofort einsatzbereit ist. Sie benötigen dazu nur agorum® core Pro, das Modul MailAdaptor und das Mailarchiv-Template. Nach der Installation des Templates geben Sie im MailAdaptor das Sammelpostfach Ihres Mailservers an und stellen ein, in welchen Abständen die E-Mails abgeholt werden sollen. Außerdem können Sie auswählen, ob die E-Mails nach dem Abholen auf dem Server verbleiben oder gelöscht werden sollen und ob Sie die E-Mails revisionssicher - sprich unveränderbar - ablegen möchten. Der MailAdaptor holt alle E-Mails vom Mail-Server ab und das DMS ordnet Sie anhand der E-Mailadressen automatisch den Nutzern und Gruppen zu. 

 

Innerhalb von Minuten ein komplettes, revisionssicheres Mailarchiv 

Für alle Nutzer in agorum® core legt das Mailarchiv jetzt automatisch für jede E-Mailadresse Verzeichnisse an, in dem die Mails chronologisch nach Jahr und Monat sortiert werden.  Zudem sind die Verzeichnisse so geschützt, dass nur die Nutzer darauf zuzugreifen können, bei denen diese Adresse im Benutzerprofil eingetragen ist. Haben Sie Sammeladressen im Einsatz, können Sie diese einfach bei allen Benutzern eintragen, die die entsprechenden E-Mails im Archiv sehen sollen. Das war es im Prinzip schon. Mit diesen wenigen Schritten haben Sie ein komplettes und auf Wunsch revisionssicheres Mailarchiv eingerichtet und in Betrieb. 

 

Mehrwerte eines in das DMS integrierten E-Mail-Archivs

E-Mails in einem Dokumentenmanagement-System zu archivieren, bringt neben der revisionssicheren Ablage noch viele weitere Vorteile: 

  • Die E-Mails und deren Anhänge sind im Volltext und nach Metadaten - zum Beispiel nach Datum - durchsuchbar. So finden Sie alle E-Mails, für die Sie berechtigt sind, zuverlässig und schnell wieder.
  • Sie brauchen, zumindest in agorum® core, keinen eigenen E-Mail-Client mehr. So können Sie mit einem in die Bowseroberfläche integrierten Mail-Editor Mails lesen, beantworten und erstellen. Neue E-Mails sehen Sie sofort in Ihrer Mitteilungsliste. Selbstverständlich können Sie aber auch weiterhin Ihren gewohnten Mailclient - Outlook, Thunderbird,... - weiter nutzen.  
  • Die E-Mails können im DMS regelbasiert in Prozesse integriert und automatisch oder manuell in elektronischen Akten abgelegt werden. Zum Beispiel können Sie Regeln definieren, dass Sie Rechnungen, die per E-Mail eingehen, zunächst in einem automatischen Erfassungs- und Freigabeprozess verarbeiten lassen und danach in elektronischen Akten, wie zum Beispiel der Lieferantenakte, ablegen.

 

Fazit: Mit dem agorum® core Mailarchiv-Template haben Sie in kürzester Zeit ein revisionssicheres Mailarchiv und alle Möglichkeiten, Ihre E-Mail-Prozesse mit Workflows zu optimieren. 

 

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