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In 6 Schritten erfolgreich zu meinem Dokumentenmanagement-System (DMS)

[fa icon="calendar"] 15.02.2017 08:59:00 / by Stefan Röcker

In 6 Schritten erfolgreich zu meinem Dokumentenmanagement-System

Dokumentenmanagement soll Spaß machen, keine zusätzliche Arbeit. Und zwar von Anfang an. Denn was nützt das beste Dokumentenmanagement-System, wenn bereits die Einführung alle Beteiligten zur Verzweiflung bringt und im Extremfall das Unternehmen lahm legt. Damit Ihnen das nicht passiert, sollten Sie auf einen gut strukturierten Einführungsprozess setzen, der aus sechs einfachen, aufeinander aufbauenden Schritten besteht.

  1. Interview - Ihre Anforderungen an ein DMS definieren
  2. Unverbindliche Online Demo - Ihr DMS in Aktion erleben
  3. Workshop - Konkretisierung der Anforderungen
  4. Angebot - Verlässlicher Kostenrahmen
  5. Agile Umsetzung - Installation und Einrichtung
  6. Hundert-Tage-Bilanz - Finetuning und Optimierung

 

1. Interview - Ihre Anforderungen an ein DMS definieren

Um sich optimal auf Ihre Bedürfnisse einstellen zu können, sollten Sie sich mit Ihren Anbietern als Erstes darüber unterhalten, welche konkreten Anforderungen Sie an Ihr zukünftiges Dokumentenmanagement-System haben. In einem kurzen Interview sollten die Spezialisten mit Ihnen die allgemeinen Rahmenbedingungen definieren und darauf aufbauend die weiteren Schritte für Sie vorbereiten.

Typische Beispiele für Anforderungen sind:

  • Automatische Belegverarbeitung
  • Revisionssichere Ablage
  • Strukturierte Ablage, leichtes Wiederfinden von Dokumenten
  • Geschäftsprozesse automatisieren
  • Zusammenarbeit an Dokumenten

 

2. Individuelle Demo - Ihr DMS in Aktion

Lassen Sie sich in einer kostenfreien Demo, die auch online durchgeführt werden kann, Ihr Dokumentenmanagement-System in Aktion zeigen. So bekommen Sie einen ersten Eindruck, wie Ihr DMS aussehen könnte. Um eine wirkliche Entscheidungshilfe an die Hand zu bekommen, sollte die Demo auf die im Analyse-Prozess ermittelten Anforderungen an Ihr DMS zugeschnitten sein. Nur so erhalten Sie ausreichend Informationen über genau die Funktionen, die für Sie relevant sind.

So ziehen Sie den meisten Nutzen aus Ihrer Demo:

  • Laden Sie alle Personengruppen ein, die an der Entscheidung über eine DMS-Einführung beteiligt sind, also z.B. Führungskräfte, IT-Spezialisten und Anwender.
  • Lassen Sie sich das DMS sowohl aus der Anwendersicht als auch aus der eines Administrators oder IT-Verantwortlichen zeigen. So bekommen alle Beteiligten Antworten auf ihre speziellen Fragen und Sie kennen hinterher sowohl die Arbeit mit dem DMS als auch dessen Verwaltung.

 

3. Workshop - Detaillierung der Anforderungen

Sie haben die Demo erlebt und wissen nun, was Ihr Dokumentenmanagement-System alles kann. Vor allem bei komplexeren Integrationen bietet es sich jetzt an, mithilfe eines DMS-Anbieters aus Ihren Anforderungen ein Anforderungsprofil zu erstellen, mit dem Sie starten können. Ein solcher, sehr zielgerichteter Workshop dauert ca. 2-3 Tage und bietet allen Beteiligten zu überschaubaren Kosten die Chance, ihre Wünsche und Bedürfnisse ins Gesamtkonzept mit einfließen zu lassen. 

Warum ein Workshop Ihr DMS-Projekt auf jeden Fall weiterbringt
  • Basierend auf den ersten beiden Schritten können Sie das Ziel des Workshops exakt festlegen und eine ganz konkrete Agenda aufstellen.
  • Das Ergebnis des Workshops sollte eine schriftliche Ausarbeitung sein, die alle nötigen Schritte konkretisiert - also ein Pflichtenheft, mit dem Sie Ihr DMS erfolgreich einführen.
  • De Berater sollten nicht nur erfahrene DMS-Spezialisten sein, sondern auch wissen, wie ein Unternehmen „tickt“ und was Sie zum Erfolg brauchen. Als Ergebnisse des Workshops sollten Sie erhalten:

    • Eine genaue Definition der Anforderungen und Ziele
    • Konkret ausgearbeitete Userstories
    • Mock-Ups zur Visualisierung, wie die Lösungen aussehen könnten
    • Eine fundierte Kostenabschätzung
    • Eine Projektplanung mit einzelnen Blöcken und Phasenunterteilung
    • Eine grafische Darstellung der Projektplanung und Testphasen
    • Die Infrastruktur für das Projektmanagement (z.B. Backlog und Todo)

  • Stellen Sie sicher, dass Sie diese Ausarbeitung auch verwenden dürfen, falls Sie sich für ein anderes DMS entscheiden sollten.

 

4. Angebot - Verlässlicher Kostenrahmen

Auf Basis der vorangegangenen Schritte sollten Sie vom Anbieter einen übersichtlichen und nachvollziehbaren Kostenrahmen erhalten. Neben den Softwarekosten müssen auch alle Dienstleistungen enthalten sein, die Sie brauchen, um Ihr DMS erfolgreich einzuführen. Nur so bekommen Sie einen verlässlichen Kostenüberblick und damit eine Entscheidungsgrundlage, die Sie vor Überraschungen während der Projektdurchführung bewahrt. Sind mehrere Anbieter bei Ihnen im Rennen, ist jetzt der Zeitpunkt gekommen, sich für denjenigen zu entscheiden, der am besten zu Ihren Anforderungen passt.

Beachten Sie folgende Kriterien bei der Auswahl:

  • Ist das DMS intuitiv zu bedienen? Werden die Anwender es schnell und vollständig akzeptieren?
  • Erfüllt die Software alle Ihre Anforderungen? Können Sie mit einem guten Gefühl behaupten: „Das ist mein DMS“?
  • Ist das DMS zukunftssicher? Können damit auch zukünftige Bedürfnisse umgesetzt werden? Gibt es eine Exit-Strategie? Kommen Sie im Fall der Fälle schnell und einfach an Ihre Daten?
  • Lässt sich die Software leicht konfigurieren, einrichten und in Betrieb nehmen? Können Sie dies ggf. auch ohne die Expertenhilfe des Anbieters tun?
  • Stellt der Anbieter Ihnen einen DMS-Spezialisten zur Seite? Erhalten Sie auch nach der Einführung die Unterstützung, die Sie brauchen?

 

5. Agile Umsetzung - Installation und Einrichtung

Um effizient zum bestmöglichen Ergebnis zu kommen, hat sich in vielen Softwareprojekten die Umsetzung nach agilen Methoden bewährt. Dieses Vorgehen bietet neben einer wesentlich höheren Flexibilität und Projektdynamik den Vorteil, schon mit wenigen konkreten Vorgaben starten zu können.

In regelmäßigen Abständen präsentiert der Dienstleister seine Ergebnisse, die sofort praxisnah getestet und angepasst werden können. So wächst das Projekt Stück für Stück zu den vorab definierten Zielvorstellungen.

 

Der Prozess umfasst in der Regel die folgenden Schritte:

  • Umsetzung der Anforderungen in inkrementellen Prozessschritten 
  • Installation, Einrichtung auf dem Produktivsystem
  • Schulung für die Administration
  • Schulung der Anwender
  • Produktivstart

 

6. Hundert-Tage-Bilanz - Finetuning und Optimierung

Zirka 100 Tage nach der Einführung Ihres DMS empfehlen wir ein erstes Resümee. Gemeinsam mit Ihrem DMS-Spezialisten analysieren Sie, wie sich Ihr DMS in die Unternehmensprozesse eingefügt hat. Eine solcher Hundert-Tage-Review eignet sich auch hervorragend für ein Finetuning oder eine Erweiterung Ihres Dokumentenmanagements. Die Anwender wissen nun, was mit einem DMS alles geht und haben oft wertvolle Ideen, die Sie für die Weiterentwicklung Ihres DMS nutzen sollten.

Dabei geht es vor allem um folgende Themen:

  • In wie weit haben Sie Ihre Ziele in Bezug auf das DMS erreicht?
  • Wird es von den Benutzern voll akzeptiert?
  • Gibt es weitere Abläufe oder Arbeitsschritte, bei denen das DMS helfen kann?
  • In welchen Bereichen ist ein Finetuning sinnvoll? Wie sehen die nächsten Schritte aus?
  • Welche Abteilungen, Standorte oder Unternehmensbereiche sollten miteinbezogen werden, um das Potenzial des DMS weiter auszuschöpfen?

 

Lesen Sie zur DMS-Auswahl auch unseren Blogbeitrag: Checkliste Dokumentenmanagement - 10 Punkte, die bei der DMS Auswahl helfen

 

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Themen: Dokumentenmanagement




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