Dokumentenmanagement Blog

Elektronischer Posteingang - perfekt organisiert mit agorum® core

[fa icon="calendar"] 11.10.2017 09:10:00 / by Stefan Röcker

elektronischer-posteingang-perfekt-organisiert-mit-agorum-core.jpg

 
Unterschiedlichste digitale und analoge Informationskanäle machen das Arbeitsleben  nicht unbedingt einfacher. Rechnungen und Verträge kommen häufig noch per klassischer Briefpost, die allgemeine geschäftliche Korrespondenz läuft meist über E-Mail ab, größere Dokumente und Dateien werden per Dropbox & Co verteilt und die Kommunikation im Projektteam läuft über einen internen Messenger oder womöglich sogar über einen externen Dienst wie Whatsapp ab. Das Ergebnis: Ständig muss zwischen unterschiedlichen Programmen, Geräten oder Medien gewechselt werden und es gibt keine zentrale Stelle, an der die Informationen strukturiert und ohne Medienbrüche zusammenkommen. Dass es besser geht, zeigt das Open Source Dokumentenmanagement-System agorum® core.

 

Ein zentraler elektronischer Posteingang für alle Kanäle

Um Ihnen den Wechsel zwischen den unterschiedlichen Oberflächen und Geräten zu ersparen, bündelt agorum® core alle Kanäle in einem Nachrichtenstream – der sogenannten Mitteilungsliste. Hier bekommen Sie ohne Medienbruch alle neuen Nachrichten und Dokumente angezeigt, die für Sie relevant sind, beispielsweise:

  • Eingegangene und in der Poststelle eingescannte Papierpost.
  • Ihre persönlichen E-Mails und alle E-Mails aus Ihren Projekten oder Bereichen.
  • Alle neuen und geänderten Dokumente aus Ihren Projekten, von externen Dienstleistern und aus Ihrer Abteilung.
  • Zu erledigende Aufgaben und Freigabeworkflows.
  • Nachrichten aus Ihrem Unternehmen, Ihrer Abteilung oder Ihrem Team.

Mitteilungslisten im agorum® core Dashboard

 

Papierpost einscannen und digital verteilen

Um Dokumente, die noch klassisch per Briefpost im Unternehmen eingehen, elektronisch weiterverarbeiten zu können, werden die Unterlagen mit einem handelsüblichen Scanner einfach in ein Verzeichnis in agorum® core gescannt. Dieses Verzeichnis wird vom Dokumentenmanagement-System überwacht. Sobald eine gescannte Datei eingegangen ist, wird sie von einem Texterfassungsprogramm (OCR) komplett erfasst und kann über einen Workflow automatisch weiterverarbeitet werden. Zum Beispiel erkennt der Workflow im einfachsten Fall anhand der Empfängeradresse, für wen das Dokument bestimmt ist, und leitet die Datei in den elektronischen Posteingang dieser Person oder einer Abteilung weiter. Es können aber auch wesentlich komplexere Prozesse automatisiert werden, zum Beispiel ist es möglich, Dokumente automatisch in elektronischen Akten abzulegen oder die gesamte Rechnungsverarbeitung darüber automatisch zu bewerkstelligen. Dazu lesen Sie bitte auch unseren Blogbeitrag: Eingangsrechnungen bearbeiten: Wie Sie Zeit und Geld sparen!

Die Vorteile sind klar, die Eingangspost kann ohne Verzögerung sofort automatisch verteilt werden, auch an mehrere Personen gleichzeitig. So muss niemand warten, bis die anderen fertig sind, das Dokument kann unverzüglich parallel gelesen, bearbeitet und abgelegt werden. Zudem sind die digitalisierten Dokumente sofort im Volltext durchsuchbar, das vereinfacht das Wiederfinden ungemein! Aus einem langsamen und umständlich analogen wird so ganz einfach ein komfortabler elektronischer Posteingang.

Wie viel Sie mit der schnelleren Suche nach Dokumenten einsparen, können Sie sich im Übrigen hier berechnen lassen: Berechnungstool Suche.

 

E-Mails direkt bearbeiten und automatisch in elektronischen Akten archivieren

Auch E-Mails können direkt aus der Mitteilungsliste in agorum® core betrachtet, bearbeitet und abgelegt werden. agorum® core verfügt dazu über einen integrierten E-Mail-Client, mit dem E-Mails direkt gelesen und beantwortet werden können. Die Ablage der E-Mails in die elektronischen Akten erfolgt manuell oder auch vollautomatisch. Beispielsweise können alle E-Mails eines Kunden an seiner E-Mail-Adresse erkannt und automatisch in seiner elektronischen Kundenakte archiviert werden.

 

E-Mail-Editor-in-agorum-core.png

 

Dokumente direkt aus dem DMS heraus teilen und empfangen

Auch das beliebte Teilen von Dokumenten kann direkt aus dem Dokumentenmanagement heraus ohne Umwege über Dropbox und Co. geschehen. Um ein Dokument einer externen Person zur Verfügung zu stellen, wird es einfach über einen Klick auf die rechte Maustaste für einen Download freigeben und der entsprechende Link per E-Mail verschickt. Ebenso einfach kann ein Upload-Link erstellt werden, über den zum Beispiel Kunden oder Lieferanten Dateien sicher in das Dokumentenmanagement-System hochladen können. So sind die Daten nicht nur in Sicherheit, es ist auch sicher, dass immer mit dem richtigen Dokument gearbeitet wird. Neue oder geänderte Dokumente werden immer sofort in der Mitteilungsliste angezeigt und können sofort bearbeitet werden.

 

Dokument zum Download bereitstellen

 

Chatten direkt an einer Akte oder einem Dokument

Last, but not least vervollständigt ein interner Messenger den elektronischen Posteingang von agorum® core. Damit kann direkt an Akten, Dokumenten, Projekten oder E-Mails über einen Stream miteinander kommuniziert werden, wie Sie es beispielsweise aus Facebook kennen. Der integrierte HTML-Editor erlaubt das Formatieren der Texte und es können auch Bilder mit in die Notizen eingefügt werden. Die Notizen werden direkt in der Mitteilungsliste angezeigt und können direkt von dort aus beantwortet werden.

Notizstream an einem Dokument

 

Fazit:

Das Dokumentenmanagement-System agorum® core verwaltet Ihren elektronischen Posteingang und vereint zentral alle Informationskanäle. 

 

Live erleben, wie auch Sie Ihren Posteingang in den Griff bekommen:

Ihr DMS live erleben

Themen: Dokumentenmanagement, agorum core im Alltag, Workflow




Kommentare

Wir freuen uns auf Ihr Feedback!