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Dunkelverarbeitung mit einem Dokumentenmanagement-System

[fa icon="calendar"] 17.08.2017 09:16:24 / by Katharina Nakarajan

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Um im heutigen Wirtschaftsleben nicht abgehängt zu werden, müssen Unternehmen schnell sein und dabei flexibel auf Veränderungen reagieren können. Allerdings wird dies erschwert durch Prozesse, die immer komplexer werden. Darüberhinaus nehmen die Interaktionspunkte mit Kunden und Geschäftspartnern zu. Gutes Personal kann teilweise gar nicht so schnell herangeschafft werden, wie benötigt. Erleichterung für diese Problematik verspricht der Prozess der Dunkelverarbeitung. Was darunter zu verstehen ist und was das Ganze mit Dokumentenmanagement zu tun hat, lesen Sie hier.       

Was bedeutet "Dunkelverarbeitung"?

"Dunkelverarbeitung" ist ein Begriff aus der Versicherungswirtschaft und beschreibt einen automatisierten Prozess, der ohne menschliches Zutun oder Eingreifen abläuft. Er findet unsichtbar und lautlos im Hintergrund statt. Und da ihn niemand zu Gesicht bekommt, er sozusagen "im Dunkeln" vonstattengeht, spricht man von "Dunkelverarbeitung". Die englischen Äquivalente "Black Box Processing" oder "Shadow Processing" zielen ebenfalls darauf ab, dass etwas im Verborgenen passiert.

Es geht also um die Automatisierung von Vorgängen und die damit einhergehende Arbeitserleichterung für das Individuum. Und da dies überall von Nöten ist, findet man dunkel verarbeitete Prozesse - über die Versicherungsbranche hinaus - in jeglicher Couleur. Nämlich immer dann, wenn standardisierte Aufgaben automatisiert ablaufen. 

 

Von dunklen Prozessen und hellen Momenten

Prozesse, die im "im Dunkeln" ablaufen können, gibt es zuhauf. Da wären etwa routinemäßig anfallende Tätigkeiten wie die automatische Rechnungsprüfung oder das automatische Erstellen und Versenden von Mahnungen. Aber auch Aufgaben, die nicht häufig auftreten, bei denen ein definierter Standard aber sinnvoll ist, können dunkel verarbeitet werden. Einladungen für Messen eignen sich beispielsweise wunderbar dafür, automatisiert an Kontakte verschickt zu werden. Die Einsatzmöglichkeiten von Dunkelverarbeitung erstrecken sich über alle Abteilungen in einem Unternehmen oder einer Institution. Hier nur ein paar Beispiele von ihrer Vielfalt:

  • Anlegen von E-Kundenakten im Vertrieb
  • Einbuchen von Zahlungseingängen eines Arbeitstages in der Buchhaltung
  • Auszahlungen von Schadensfällen bei Versicherungsunternehmen
  • Auszahlung von Gehältern in der Personalabteilung
  • Erfassung von Schadensmeldungen oder Vertragsänderungen im Kundenservice 
  • u.v.m.

Die Vorteile zeitaufwendige Prozesse dunkel zu verarbeiten, liegen klar auf der Hand. Durch die Automatisierung verkürzen Sie die Durchlaufzeiten Ihrer Vorgänge um ein Vielfaches und erhöhen zugleich deren Effizienz. Und da Zeit bekanntlich Geld ist, sparen Sie letztendlich Kosten ein. Durch die Entlastung Ihrer Mitarbeiter von wiederkehrenden Routineaufgaben schaffen Sie die Möglichkeit, vorhandene Ressourcen anders als bisher einzusetzen. Ihre Mitarbeiter können sich stärker auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und kreativer arbeiten. Die frei gewordenen Zeitreserven sollten eingesetzt werden, um Prozesse weiter zu optimieren oder neue Projekte zu entwickeln bzw. anzugehen. 

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Zudem erhöhen Sie ganz nebenbei auch Ihre Datenqualität, denn durch IT-gestützte Prozesse schleichen sich weniger Fehler ein. Ein Programm, welches Daten überträgt oder sie auf Korrektheit und Plausibilität prüft, arbeitet immer mit derselben Genauigkeit; es ermüdet nicht; es macht keine Abtippfehler. Außerdem sind die Möglichkeiten der Daten, die Sie digital erfassen und auch auswerten können, schier unendlich. Dies ist beim manuellen Bearbeiten allein schon vom zeitlichen Aspekt nicht leistbar. 

Achten Sie beim Definieren der Prozesse, die dunkel verarbeitet werden sollen, darauf, Ihre Mitarbeiter von Anfang an miteinzubeziehen. Durch die tägliche Arbeit wissen sie am besten, wo Optimierungspotenziale schlummern. Schaffen Sie auch regelmäßige Austauschmöglichkeiten für die Mitarbeiter, die die gleichen oder ähnlichen Aufgaben erledigen. Sammeln Sie Best-Practice-Lösungen für bisherige, aber auch für zukünftige Kunden- oder Bearbeitungsprobleme. So bündeln Sie das individuelle Wissen von Einzelnen, aktiv für alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen und erlauben eine stetige Verbesserung Ihrer Vorgänge. 

Die Beschleunigung Ihrer Bearbeitungszeiten sowie die genau auf den Kunden abgestimmten Informationen werden sich schon nach kurzer Zeit in Ihrer Kundenzufriedenheit wiederspiegeln. Außerdem können Sie ebenso gut zielgruppengenaue Marketingmaßnahmen automatisieren. Viele Kundenprobleme eignen sich ferner dazu, bestehende Prozesse zu hinterfragen und durch Workflows zu optimieren. Somit kommen Sie Reklamationen proaktiv zuvor und tun all Ihren Kunden etwas Gutes. Und: Sie werden zum Löser von Problemen, bevor diese bei Ihren Kunden auftreten. 

 

Prozessautomatisierung mit Dokumentenmanagement

Automatisierung und Digitalisierung sind nicht nur in aller Munde, sondern auch ein wirksames Mittel, wenn es darum geht, Prozesse so zu gestalten, dass sie möglichst effizient, produktiv und für die Zukunft gewappnet sind. Und da die Nachfrage bekanntlich auch das Angebot regelt, findet man am Markt unzählige Softwarelösungen, die sich dieses Problems annehmen. 

Im Einsatz bewährt haben sich Dokumentenmanagement-Systeme (DMS). Entstanden sind diese Systeme aus dem Antrieb heraus, Dokumente gezielt zu verwalten und zu steuern. Heute können sie allerdings schon wesentlich mehr als das. Vereinfacht dargestellt liefern sie jedem Mitarbeiter im Unternehmen die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort in der richtigen Form und im richtigen Kontext. Dazu strukturieren sie Daten, verarbeiten diese weiter und werten sie aus. 

Ein DMS liest alle Dokumente in Ihrer Datenbank inklusive ihrer Metadaten aus - angefangen bei Ihren E-Mails über Vertragsunterlagen bis hin zu CAD-Zeichnungen. Anhand der erfassten Metadaten können die Dokumente sofort nach unterschiedlichsten Kriterien durchsucht bzw. gefiltert werden. Das System überprüft auch die Inhalte Ihrer Dokumente automatisch und reichert sie mit Zusatzinformationen an. Hierzu ein kleines Beispiel: Stellen Sie sich eine Rechnung vor. Beim Auslesen wird erkannt, dass die entsprechende Projektnummer nicht darauf angegeben wurde. Um diese Rechnung richtig zu zuordnen, fordert das DMS einen entsprechenden Mitarbeiter zur Eingabe der Nummer auf. Dieser tut wie ihm geheißen und der Workflow geht weiter; die Rechnung landet in der Buchhaltung. Hier wird eine weitere Zusatzinformation angereichert, nämlich das Metadatum "Rechnung offen", welches nach der vollzogenen Buchung automatisch in "Rechnung bezahlt" geändert wird. 

Doch dem nicht genug. Auch das Abspeichern nimmt Ihnen Ihr DMS ab - entsprechend der gesetzlichen Vorgaben und im richtigen Ordner - und verlinkt es auch selbstständig an relevanten Stellen. Über Schnittstellen werden die Daten zudem an Ihre bestehenden Drittprogramme wie ERP, CRM, etc. übertragen. Wiedervorlagefunktionen erinnern Sie automatisch daran, Verträge vor Ablaufristen zu verlängern oder zu kündigen, neue Kundentermine zu vereinbaren oder zu einem ausstehenden Angebot nachzuhaken. Ihre komplette Eingangspost steuert das DMS von selbst; weist sie Mitarbeitern oder Workflows zu. 

Sie sehen, ein DMS nimmt Ihnen durch automatisierte Vorgänge ziemlich viel Arbeit ab. So arbeiten Sie unternehmensweit effizient und produktiv. Das spart am Ende nicht nur Zeit, sondern vor allem auch Geld.

 

Fazit: Dunkelverarbeitung mit DMS ist effizient und kinderleicht. 

 

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Themen: Dokumentenmanagement




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