Der Verwaltungsaufwand für die Dokumentation in der Pflege wird immer größer. Das gefährdet die Wirtschaftlichkeit und damit die Existenzgrundlage vieler Pflegeorganisationen. Daher ist es für die Pflegedienste zunehmend wichtiger, die Arbeitsbelastung zu reduzieren, die durch die zeitintensive Dokumentation der Pflegetätigkeiten entsteht.
Software für den Pflegedienst
Eine interessante Möglichkeit, die Zeiten für die Formalitäten zu senken, ist die automatisierte Ablage von Dokumenten und die Automation von dokumentenbasierten Prozessen. Mit der richtigen Software reduziert sich damit der Aufwand für die Verwaltungsaufgaben und es bleibt deutlich mehr Zeit für die eigentliche Aufgabe: die Patienten pflegen.
Qualitätsmanagement ist Pflicht
Zur Sicherung der hohen deutschen Pflegestandards hat der Gesetzgeber schon 2001 das Pflege-Qualitätssicherungsgesetz erlassen. Damit verpflichtet er die Pflegeorganisationen dazu, die erbrachten Leistungen und deren Qualität überprüfbar zu machen. Das Ziel ist ein transparentes System, das Rechtssicherheit herstellt und die Verbraucherrechte stärkt. Die eigenen Mitarbeiter werden in die Lage versetzt, die Qualität der Leistungen selbst zu überwachen und Fremdkontrollen durch Aufsichtsbehörden und Angehörige zu ermöglichen. Das heißt aber auch, dass alle erbrachten Leistungen lückenlos dokumentiert werden müssen.
Der durch das Qualitätsmanagement verursachte Arbeitsaufwand ist verhältnismäßig hoch und bindet viele Ressourcen für die Verwaltung und Organisation der vielen Dokumente. Das geht teilweise soweit, dass die Wirtschaftlichkeit vieler ambulanter Pflegedienste massiv gefährdet ist, weil der Verwaltungsaufwand zu viel Zeit in Anspruch nimmt.
Die gesetzlichen Vorgaben sehen unter anderem vor, dass alle Dokumente patienten- und mitarbeiterbezogen archiviert werden müssen. Außerdem muss die Ablage zusätzlich zwischen aktiven und inaktiven Patienten und Mitarbeitern getrennt werden. Bei einer manuellen Archivierung müssen deshalb bei Ausscheiden eines Patienten oder Mitarbeiters viele Dokumente neu archiviert und von einer Akte in eine andere umsortiert werden.
Automation über elektronische Dokumentenmanagementsysteme
Während in vielen Kliniken und Krankenhäuser schon speziell auf diesen Bedarf angepasste elektronische Dokumentenmanagementsysteme (DMS) im Einsatz sind, steckt das Thema bei der ambulanten Pflege noch in den Kinderschuhen. Oft ist keine einheitliche Archivierung vorhanden oder möglich. Unterlagen werden sowohl in Papierakten als auch elektronisch auf mehr oder weniger strukturierten Dateisystemen abgelegt. Der manuelle Aufwand, diese Akten zu pflegen, ist enorm. Und während der demographische Wandel dafür sorgt, dass der Bedarf an Pflegedienstleistungen steigt, sind Personal und Zeit knapp.
Daher braucht es eine Lösung, mit der Pflegeorganisationen Ihre Verwaltungsaufgaben, vor allem in der Dokumentation der Pflegeleistungen, effizienter und kostensparend bewältigen können. Der agorum-Partner OrgSoft hat sich darauf spezialisiert und betreut zahlreiche Pflegedienste bei der Digitalisierung.
Dokumentenmanagement speziell für Sozialstationen und Pflegedienste
Das DMS agorum core ist hochkonfigurierbar und kann an die Anforderungen der Pflege- und Sozialstationen angepasst werden. Ein weiterer großer Vorteil ist die flexible Anbindung an die Branchensoftware, wie zum Beispiel snap von Euregon. Hier arbeiten die Hersteller Hand in Hand zusammen und können viele Referenzen aufweisen. Auszugsweise einige Beispiele von Dokumententypen der typischen Pflegeleistungen, die mit agorum core verwaltet werden können:
- ALF
- Anamneseblatt
- Bericht
- Bild
- Biografie
- Dokublatt-Beratung-IB
- Ernährungsprotokoll
- Genehmigung-Freiheitsentzug
- Medikamentenbestellung
- Medikamentenplan-Arzt
- Harninkontintenzprotokoll
- Hauswirtschaftliche Versorgung
- Insulinanpassungsplan
- Insulinprotokoll
- Lagerungsprotokoll
- Medikamentenprotokoll
- Medikamentenprotokoll für Injektionen und Infusionen
- Notiz
- Pflegeeinstufung
- Pflegeverlaufsbericht
- Sonstige Dokumentation
- Stammblatt
- Sturzprotokoll
- Überwachungsblatt
- Verlegungsbericht
Scheidet ein Patient oder Mitarbeiter aus, kann die Akte im DMS einfach auf inaktiv gesetzt werden. Die Daten bleiben archiviert und können jederzeit wieder angezeigt werden. Die Arbeitszeit für das Aussortieren und Archivieren der Akten inaktiver Patienten und Mitarbeiter entfällt komplett.
Die Erfassung der Dokumentationen für Fortbildungsstunden und Wiedervorlagetermine von befristeten Verträgen sowie Belehrungen und Betriebsarztuntersuchungen erfolgt über eine Eingabemaske bei der Ablage der Dokumente. Jeden Tag kann über das DMS eine Auswertung der fälligen Termine, aber auch der Fortbildungsstunden pro Mitarbeiter erstellt werden. Das Führen und Aktualisieren zusätzlicher Listen ist nicht mehr notwendig.
Ein nicht zu unterschätzender Effekt ist der eingesparte Platz für Aktenordner und -mappen. Da alle Dokumente elektronisch gespeichert werden, können die Aktenschränke entsorgt oder für andere Dinge verwendet werden.
Die Funktionen und Vorteile im Überblick:
- Universell nutzbar – unabhängig vom eingesetzten ERP-System
- Datenschnittstelle zu ERP-System für Kunden- und Mitarbeiterdaten (z. B. Euregon)
- Automatische Archivierung von Dokumenten. (z. B. Ausgangsrechnungen aus dem ERP-System oder die monatlichen Stundennachweise der Mitarbeiter)
- Hohe Flexibilität in der Gestaltung der Ordnerstruktur (z. B. Mitarbeiterakte mit entsprechenden Unterordnern)
- Automatische Anlage der Ordnerstrukturen mit Unterverzeichnissen
- Automatische Berechnung von Wiedervorlageterminen
- Wiedervorlageworkflows für terminabhängige Dokumente (z. B. für Betriebsarzt, Führerschein, Hygiene, Rot-Kreuz-Kurs, Arbeitsvertrag, Fortbildung mit Stundenerfassung und Auswertung)
- Individuell anpassbare Suchfunktionen
Lassen Sie sich vom Branchenspezialist beraten:
Mit dem Wissen und der Erfahrung aus zahlreichen Installationen berät Sie das Team von OrgSoft praxisnah und kompetent.
4 Kommentare
Toller Beitrag. Die Digitalisierung sollte auch im Bereich der Pflege weiter zunehmen. Die Belastung des Personals würde abnehmen, mehr Zeit für die Pflege bleiben und mehr Menschen hätten vielleicht Interesse an Pflege Jobs.
Super geschriebener und informativer Artikel :-). In diesen Blog werde ich mich noch richtig einlesen
Vielen Dank!
Für meine Eltern suche ich einen professionellen Pflegedienst. Schön zu wissen, dass auch hier einiges dokumentiert werden muss. So kann man sich auch sicher sein, dass die Eltern in guten Händen sind.