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Dokumentation in der Pflege: Effiziente Software für den Pflegedienst

[fa icon="calendar"] 16.07.2015 13:54:00 / by Stefan Röcker

Dokumentenmanagement-Software_fuer_Sozialstationen_und_Pflegedienste

 

Der Verwaltungsaufwand für die Dokumentation in der Pflege wird immer größer. Das gefährdet die Wirtschaftlichkeit und damit die Existenzgrundlage vieler Pflegeorganisationen. Daher ist es für die Pflegedienste zunehmend wichtiger, die Arbeitsbelastung zu reduzieren, die durch die zeitintensive Dokumentation der Pflegetätigkeiten entsteht.

Eine interessante Möglichkeit, die Zeiten für die Formalitäten zu senken, ist die automatisierte Ablage von Dokumenten und die Automation von dokumentenbasierten Prozessen. Mit der richtigen Software reduziert sich damit der Aufwand für die Verwaltungsaufgaben und es bleibt deutlich mehr Zeit für die eigentliche Aufgabe: Der Pflege der Patienten.

 

Qualitätsmanagement ist Pflicht

Zur Sicherung der hohen deutschen Pflegestandards hat der Gesetzgeber schon 2001 das Pflege-Qualitätssicherungsgesetz erlassen. Damit verpflichtet er die Pflegeorganisationen dazu, die erbrachten Leistungen und deren Qualität überprüfbar zu machen. Das Ziel ist ein transparentes System, das Rechtssicherheit herstellt und die Verbraucherrechte stärkt. Die eigenen Mitarbeiter werden in die Lage versetzt, die Qualität der Leistungen selbst zu überwachen und Fremdkontrollen durch Aufsichtsbehörden und Angehörige zu ermöglichen. Das heißt aber auch, dass alle erbrachten Leistungen lückenlos dokumentiert werden müssen.

Der durch das Qualitätsmanagement verursachte Arbeitsaufwand, ist verhältnismäßig hoch und bindet viele Ressourcen für die Verwaltung und Organisation der vielen Dokumente. Das geht teilweise soweit, dass die Wirtschaftlichkeit vieler ambulanter Pflegedienste massiv gefährdet ist, weil der Verwaltungsaufwand zu viel Zeit in Anspruch nimmt.

Die gesetzlichen Vorgaben sehen unter anderem vor, dass alle Dokumente patienten- und mitarbeiterbezogen archiviert werden müssen. Außerdem muss die Ablage zusätzlich zwischen aktiven und inaktiven Patienten und Mitarbeitern getrennt werden. Bei einer manuellen Archivierung müssen deshalb bei Ausscheiden eines Patienten oder Mitarbeiters, viele Dokumente neu archiviert und von einer Akte in eine andere umsortiert werden.

 

Automation über elektronische Dokumentenmanagement-Systeme

Während in vielen Kliniken und Krankenhäuser schon speziell auf diesen Bedarf angepasste elektronische Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) im Einsatz sind, steckt das Thema bei der ambulanten Pflege noch in den Kinderschuhen. Oft ist keine einheitliche Archivierung vorhanden oder möglich. Unterlagen werden sowohl in Papierakten, als auch elektronisch auf mehr oder weniger strukturierten Dateisystemen abgelegt. Der manuelle Aufwand diese Akten zu pflegen ist enorm. Und während der demographischen Wandel dafür sorgt, dass der Bedarf an Pflegedienstleistungen steigt, ist Personal und Zeit knapp.

Daher braucht es eine Lösung, mit der Pflegeorganisationen Ihre Verwaltungsaufgaben, vor allem in der Dokumentation der Pflegeleistungen, effizienter und kostensparend bewältigen können. Der Hersteller des Open Source Dokumentenmanagement-Systems agorum® core und sein Vertriebspartner OrgSoft haben in enger Zusammenarbeit mit der Sozialstation Raum Oberndorf gGmbH eine Lösung entwickelt, die speziell auf die Bedürfnisse von Pflegeorganisationen angepasst ist.

 

Dokumentenmanagement speziell für Sozialstationen und Pflegedienste

agorum® core Pro Sozialwirtschaft ist eine auf Pflegedienste und Sozialstationen optimierte Version des Open Source Dokumentenmanagement-Systems agorum® core. Der dafür konfigurierte agorum® core Ablage- und Suchasssistent bietet eine intuitive Oberfläche zur übersichtlichen Darstellung der gesamten Dokumentation. Über die komfortable Suche stehen Unterlagen innerhalb von Sekunden zur Verfügung, wenn sie gebraucht werden. Dokumente zu einem Patienten oder Mitarbeiter können mit wenigen Klicks schnell abgelegt werden und sind noch schneller wieder aufgerufen. Auszugsweise weitere Beispiele von Dokumententypen der typischen Pflegeleistungen, die mit agorum® core Pro Sozialwirtschaft verwaltet werden können:

  • ALF
  • Anamneseblatt
  • Bericht
  • Bild
  • Biografie
  • Dokublatt-Beratung-IB
  • Ernährungsprotokoll
  • Genehmigung-Freiheitsentzug
  • Medikamentenbestellung
  • Medikamentenplan-Arzt
  • Harninkontintenzprotokoll
  • Hauswirtschaftliche Versorgung
  • Insulinanpassungsplan
  • Insulinprotokoll
  • Lagerungsprotokoll
  • Medikamentenprotokoll
  • Medikamentenprotokoll für Injektionen und Infusionen
  • Notiz
  • Pflegeeinstufung
  • Pflegeverlaufsbericht
  • Sonstige Dokumentation
  • Stammblatt
  • Sturzprotokoll
  • Überwachungsblatt
  • Verlegungsbericht

Scheidet ein Patient oder Mitarbeiter aus, kann die Akte im DMS einfach auf inaktiv gesetzt werden. Die Daten bleiben archiviert und können jederzeit wieder angezeigt werden. Die Arbeitszeit für das Aussortieren und Archivieren der Akten inaktiver Patienten und Mitarbeiter entfällt komplett.

Die Erfassung der Dokumentationen für Fortbildungsstunden und Wiedervorlagetermine von befristeten Verträgen, sowie Belehrungen und Betriebsarztuntersuchungen, erfolgt über eine Eingabemaske bei der Ablage der Dokumente. Jeden Tag kann über das DMS eine Auswertung der fälligen Termine aber auch der Fortbildungsstunden pro Mitarbeiter erstellt werden. Das Führen und Aktualisieren zusätzlicher Listen ist nicht mehr notwendig.

Ein nicht zu unterschätzender Effekt ist der eingesparte Platz für Aktenordner- und mappen. Da alle Dokumente elektronisch gespeicherte werden, können die Aktenschränke entsorgt werden oder für andere Dinge verwendet werden.

Die Funktionen und Vorteile von agorum® core Pro Sozialwirtschaft im Überblick:

  • Universell nutzbar - unabhängig vom eingesetzten ERP-System
  • Datenschnittstelle zu ERP-System für Kunden- und Mitarbeiterdaten (z.B. Euregon)
  • Automatische Archivierung von Dokumenten. (Z.B. Ausgangsrechnungen aus dem ERP-System oder die monatlichen Stundennachweise der Mitarbeiter)
  • Hohe Flexibilität in der Gestaltung der Ordnerstruktur: (Z.B. Mitarbeiterakte mit entsprechenden Unterordnern)
  • Automatische Anlage der Ordnerstrukturen mit Unterverzeichnissen
  • Automatische Berechnung von Wiedervorlageterminen
  • Wiedervorlageworkflows für terminabhängige Dokumenten (z.B. für Betriebsarzt, Führerschein, Hygiene, Rot-Kreuz-Kurs, Arbeitsvertrag, Fortbildung mit Stundenerfassung und Auswertung)
  • Individuell anpassbare Suchfunktionen

 

Ihr Ansprechparter OrgSoft: www.sosta-dms.de

 

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Themen: Dokumentenmanagement




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