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Dokumentenmanagement, der effizienteste Hebel der Digitalisierung

[fa icon="calendar"] 30.03.2016 15:35:01 / by Stefan Röcker

Dokumentenmanagement - der effizienteste Hebel der Digitalisierung


Alle Welt redet über die Digitalisierung der Lebens- und Arbeitswelt. Es ist im Bewusstsein angekommen, dass elektronische Prozesse Realität sind und die Zukunft vieler Unternehmen maßgeblich beeinflussen. Daraus entsteht in den Führungsetagen und IT-Abteilungen Unsicherheit, wohin die Reise geht. Digitalisierung ja klar! Aber wie? Und wo damit anfangen? Für die Beantwortung ebendieser Fragen will ich Ihnen in meinem Blogartikel einen Denkanstoß geben, denn der digitale Schatz liegt direkt vor Ihrer Nase! Finden Sie ihn mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS).

 

 

Verteilte Informationen sind die Schatzinseln im Unternehmen

Um den Schatz zu heben, müssen Sie auf Suche gehen, denn bisher liegt er auf vielen Schatzinseln verteilt: E-Mail- und Fileserver, lokale Festplatten und das Papieraktenarchiv im Keller. Die schwer zugänglichen Insellösungen verbergen massenhaft wertvollen Content, der verschollen bleibt, wenn Sie ihn nicht auf Knopfdruck zur Verfügung stellen. Denn viele Expeditonen brachen die Suche nach einem konkreten Dokument bereits entnervt ab, weil das stundenlange Herumirren zwischen den Server- und Papierinseln erfolglos blieb.

 

Papierbezogene Prozesse digitalisieren

Um es auf den Punkt zu bringen: Wenn Sie Ihre Daten effizient nutz- und auffindbar machen wollen, brauchen Sie eine Lösung, die alle Informationen zentral archiviert, bequem durchsuchbar macht und Geschäftsprozesse automatisiert. Die Basis hierfür sind elektronische Dokumente. Ob es sinnvoll ist, gleich den Aufwand zu betreiben, das gesamte Papierarchiv zu digitalisieren, sei dahingestellt. Das hängt unter anderem davon ab, wie wertvoll die darin gespeicherten Informationen sind und wie häufig Sie sie benötigen.

Etliche papiergebundenen Prozesse lassen sich mit einem Dokumentenmanagement-System schnell und gewinnbringend digitalisieren. Wissen Sie zum Beispiel, wie viel eine Papierrechnung kostet? Für eine Rechnung, die analog auf Papier bearbeitet wird, entstehen nach konservativen Schätzungen des BMI (Bundesministerium des Inneren) Mehrkosten von 15,00 - 20,00 Euro. Die Europäische Kommission geht sogar von 30,00 - 40,00 Euro aus. Oben drauf kommen Lagerkosten, Kosten für die manuelle Ablage und die Suche im Aktenkeller, wenn der Prüfer die Rechnung in Augenschein nehmen will. Das Einsparpotential alleine in der digitalen Rechnungsverarbeitung ist enorm. Und um das Kapitel Papier zumindest für diesen Blogartikel abzuschließen, pro Mitarbeiter werden heute immer noch durchschnittlich im Jahr rund 7.750 Seiten Papier ausgedruckt. Es ist also kein Wunder, dass sich die Einführung eines elektronischen DMS meist innerhalb weniger Monate amortisiert hat.

 

E-Mails aus Ihren Mailboxen befreien

E-Mails schlummern meistens friedlich in den Mailboxen ihrer Anwender vor sich hin. Soll eine Information aus einer E-Mail anderen zugänglich gemacht werden, wird die E-Mail erst mühsam gesucht und dann an alle möglichen Empfänger weitergeleitet. Das erzeugt kräftig Verkehr auf den Servern und im Netzwerk und verstopft immer mehr Mailboxen. Ist ein Kollege im Urlaub oder gar nicht mehr im Unternehmen, sind seine E-Mails praktisch nicht erreichbar. Besser ist es, die E-Mails im DMS in elektronischen Akten zu archivieren und den Personen zugänglich zu machen, die die Informationen daraus benötigen. Die Archivierung kann häufig auf Regeln basierend automatisch erfolgen oder manuell erledigt werden. Sie sparen sich jede Menge Speicherplatz, E-Mail-Traffic und Zeit bei der Suche nach Informationen.

 

Fileserver - machen Sie daraus mehr als das übliche Datengrab

Es ist meiner Meinung keine Übertreibung und ein treffender Vergleich, wenn ich behaupte, dass viele Fileserver einfach nur Datenfriedhöfe sind. Meist bieten zwar wenigstens die »Grabinschriften« in Form von Verzeichnisnamen und Datum des »Begräbnisses« ein wenig Orientierung, aber oft sind es namenlose Massendatengräber, von denen kein Mensch mehr so genau weiß, was sich darin alles verbirgt. Hier eine bestimmte Information zu finden, ist reine Glückssache. Das hat mit Informationsmanagement und Digitalisierung wenig zu tun, denn auch digitale Daten nutzen Ihnen nur dann etwas, wann Sie auch etwas damit anfangen können. Ein DMS macht diese Daten mit einer Volltextindexierung und Metadatensuche schnell auffindbar und damit für Sie und Ihre Mitarbeiter nutzbar.

 

Dokumentenmanagement ist aber noch weitaus mehr als nur ein Archiv

Digital ablegen, suchen und wiederfinden ist aber noch lange nicht alles, was ein DMS kann. Der in Deutschland dominierende Begriff Dokumentenmanagement trifft schon lange nicht mehr das, was ein DMS tatsächlich zu leisten im Stande ist. Aussagekräftiger ist der Begriff Informationsmanagement. Denn das, was die Menschen in Unternehmen jeden Tag an digitalen Inhalten produzieren, wird erst dann sinnvoll nutzbar, wenn:
  • Inhalte schnell verfügbar sind
  • Inhalte überall verfügbar sind
  • Zusammenhänge zwischen den Inhalten leicht erkennbar sind
  • sinnvoll mit den Inhalten gearbeitet werden kann
  • Inhalte einfach zwischen Mitarbeitern geteilt werden
  • wiederkehrende, lästige Prozesse automatisiert werden
  • die elektronische Ablage schnell und einfach geht

Warum nicht einfach anfangen?

Oft wird der Aufwand für die Einführung eines DMS total überschätzt. Mit dem richtigen DMS sind Sie innerhalb kürzester Zeit produktiv. Es lässt sich schnell und einfach installieren und konfigurieren und ist für die Mitarbeiter intuitiv verwendbar. Ein gutes DMS integriert sich nahtlos in die bestehenden Prozesse und ergänzt diese sinnvoll. Die Kosten lassen sich meist vernachlässigen, denn die vielfältigen Einsparungen führen zu einem sehr schnellen Return of Investment. Das richtige DMS, richtig eingesetzt, erspart weitaus mehr Aufwand, als es kostet.  

Wie Sie effizient zu Ihrem perfekten DMS kommen, haben wir Ihnen in diesem PDF zusammengefasst: In 6 Schritten zum richtigen DMS

 

Fazit: DMS ist der ideale Hebel für die Digitalisierung in Unternehmen. Denn die Inhalte sind bereits vorhanden, sie müssen nur sinnvoll verfügbar gemacht werden.

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Themen: Dokumentenmanagement




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