Dokumentenmanagement Blog

Dokumente scannen und archivieren

[fa icon="calendar"] 21.04.2016 09:38:50 / by Stefan Röcker

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Wenn wir die Menschen, die auf uns zukommen fragen, weshalb sie ein Dokumentenmanagement-System suchen, kommt sehr häufig die Antwort, dass sie einfach ihr Papier loswerden möchten. Sie wollen bestehende und neu hinzukommende Dokumente scannen und archivieren, um das Papier wegwerfen zu können und ihre Dokumente durchsuchbar zu machen. Nichts einfacher als das, mit dem Dokumentenmanagement-System (DMS) agorum® core helfen wir Ihnen sich von Ihrem Papier zu befreien, egal ob Sie hunderte oder hunderte Millionen Dokumente scannen möchten. 

 

Dokumente scannen, archivieren und im Volltext durchsuchbar machen

Einen Scanner an agorum® core anzubinden ist sehr einfach, da das System über ein DMS-Laufwerk verfügt. Das heißt, Sie können es ganz einfach wie ein Netzlaufwerk mounten und einfach direkt vom Scanner aus in ein Verzeichnis im Dokumentenmanagement-System hinein scannen. Über diese Funktion verfügt heutzutage praktisch jeder handelsübliche Scanner, Sie brauchen keine zusätzliche Software oder Schnittstelle. 

Möchten Sie Ihre Dokumente einfach digital ablegen und im Volltext durchsuchen können, benötigen Sie neben agorum® core Pro lediglich noch eine Texterfassungssoftware (OCR). Die wird mit den meisten Scannern mitgeliefert oder Sie können aber auch das OCR-Modul von agorum® core hinzukaufen. Die durchsuchbaren Dateien werden dann einfach in dem Verzeichnis im DMS gespeichert, dass Sie an Ihrem Scanner ausgewählt haben und von agorum® core indexiert. Die Dokumente können nun bequem über die Volltextsuche durchsucht und vor allem schnell gefunden werden.

 

Automatisch regelbasiert archivieren 

Bei vielen wiederkehrenden Dokumenten, die häufiger verarbeitet werden, ist es effizienter, die Ablage zu strukturieren und zu automatisieren. Dafür gibt es das agorum® core DocForm-Modul, mit dem Sie die gescannten Dokumente regelbasiert archivieren und in automatischen Geschäftsprozessen verarbeiten können. Sie geben in einer einmaligen Konfiguration vor, welche Metadaten aus dem Dokumententyp erfasst werden sollen und wie mit dem Dokument verfahren werden soll. Anhand dieser Metadaten, z.B. "Rechnung" und "Lieferantenname" kann agorum® core die Eingangsrechnung automatisch in der Lieferantenakten beispielsweise im Verzeichnis Rechnungen revisionssicher archivieren und die Rechnung an einen automatischen Prüfungs- und Freigabeworkflow schicken. Das Scannen und Archivieren erfolgt vollautomatisch, Sie müssen lediglich das Papier in den Scanner legen und die Scantaste drücken. 

 

OCR-Clusterlösung zur Erfassung sehr vieler Dokumente

Beim massenhaften Scannen, Erfassen und Archivieren von sehr vielen Dokumenten ist meist die automatische Texterfassung der Flaschenhals. Daher bietet agorum® core die Möglichkeit die OCR zu clustern, so dass beliebig viele OCR-Server parallel die Textinhalte aus den Dokumenten erfassen können. Die Last wird automatisch verteilt und die Verarbeitung der Dokumente erfolgt so schnell, wie die Hardware es ermöglicht. Ein nicht zu unterschätzender Zusatznutzen ist dabei die Ausfallsicherheit. Fällt ein OCR-Server aus, steht nicht der ganze Prozess still, da die anderen Clustereinheiten ungestört weiterarbeiten können.

 

Dokumente scannen und archivieren lassen

Wenn Ihnen der Aufwand zu groß ist, ihr Aktenarchiv zu digitalisieren oder Sie regelmäßig sehr viele Dokumente zu erfassen haben, bietet einer unserer Partner dies auch als Dienstleistung an. Die IMR-GmbH scannt und archiviert die Dokumente für Sie und stellt Sie Ihnen nach Ihren Bedürfnissen zur Verfügung.

 

Möchten auch Sie Ihr Papier loswerden? Vereinbaren Sie einfach eine unverbindliche Online-Demo und lassen Sie sich zeigen, wie wir Sie von Ihren Papierakten befreien:

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Themen: Dokumentenmanagement, agorum core im Alltag




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