Dokumentenmanagement Blog

Schneller Dokumente ablegen mit dem agorum® core Smart Assistant

[fa icon="calendar"] 07.07.2016 09:53:15 / by Stefan Röcker

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Dokumente ablegen und suchen - das macht jeder von uns jeden Tag, ganz automatisch. Bei jeder Datei, die neu angelegt oder einfach nur abgelegt werden muss, wird nachgedacht, wo sie hingehört. Dann fängt die Klickerei durch den Verzeichnisbaum im Windows-Explorer, Apple-Finder oder Linux-Fileexplorer an, um den richtigen Ordner zu finden. Je strukturierter diese Verzeichnisbäume sind, umso schneller findet man sich zurecht.

 

So eine Struktur kann schnell sehr weit in die Tiefe gehen. Es ist keine Seltenheit, sich durch 10-15 Ebenen durchklicken zu müssen, bis man am Ziel ist. Außer dass mit dieser Vorgehensweise unnötig viel Zeit verbraucht wird, ist diese Art der Suche auch noch äußerst lästig. Und was lästig ist, versuchen die meisten Menschen zu umgehen. Was zur Folge hat, dass auf den meisten Servern und Laufwerken früher oder später ein "kreativer Wildwuchs" entsteht, weil die Mitarbeiter sich nicht an die Vorgaben halten, sondern anfangen, nach ihrem eigenen Gutdünken Ordner anzulegen.


Alle Dokumente in einem Verzeichnis speichern oder per Drag & Drop in den Smart Assistant ziehen.

Wie wäre es, wenn Sie sich zum Speichern Ihrer Dokumente nie mehr durch einen Verzeichnisbaum klicken müssten, sondern Sie alle Dokumente nur noch in ein einziges Verzeichnis speichern könnten? Hört sich gut an, oder? Dann sollten Sie sich mal unseren agorum® core Smart Assistant anschauen:

 

agorum core Smart Assistant


Speichern Sie alle Ihre Dokumente zukünftig nur noch in einem einzigen Verzeichnis. Die Dateien erscheinen dann sofort im Aktionsfenster Ihres Smart Assistants. Alternativ können Sie Dokumente, beispielsweise E-Mails oder E-Mail-Anhänge, auch einfach per Drag & Drop in das Aktionsfenster ziehen. Die dritte Möglichkeit: Sie ziehen die abzulegenden Objekte auf eine individuell auf Ihrem Desktop platzierbare Dropfläche. Sie landen dann standardmäßig ebenfalls im Smart Assistant. 

agorum core Smart Assistent Aktionsfenster

 

Die Suche nach dem richtigen Speicherort ist kinderleicht. Suchanfragen, die Sie regelmäßig ausführen, können Sie sich als Favoriten speichern. Mit einem Klick sind Sie sofort in der richtigen elektronischen Akte und können Ihr Dokument ganz einfach per Drag & Drop in das richtige Verzeichnis ziehen. 

 

agorum core Smart Assistent Suchfunktion


Das Suchformular ist individuell an Ihre Bedürfnisse und Gegebenheiten anpassbar. 
Suchen Sie einfach und schnell nach

  • Kunden- , Lieferanten- und Projektakten.
  • dem Status eines Projektes.
  • Dokumententypen, wie Rechnungen, Angeboten, Verträgen, Bildern, ... .
  • oder ganz einfach im Volltext über alle Dokumente und Verzeichnisse in einem bestimmten Bereich oder im ganzen Dokumentenmanagement-System.

Der agorum® core Smart Assistant ist in jeglicher Hinsicht sehr flexibel auf Ihre Bedürfnisse anpassbar. Sie können nicht nur schnell und einfach beliebige Dokumente am richtigen Ort ablegen, sondern auch viele alltägliche Büroabläufe optimieren. Einzelheiten dazu finden Sie in den folgenden Blogbeiträgen:

 

Möchten Sie im Detail erfahren, was Sie alles mit dem agorum® core Smart Assistant machen können? Dann vereinbaren Sie gleich einen Termin für eine unverbindliche Online-Demo mit einem unserer Kundenberater.

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Themen: Dokumentenmanagement, agorum core im Alltag, Smart Assistant




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