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Digitale Unterschriftenmappe für Patent- und Rechtsanwälte

[fa icon="calendar"] 08.02.2017 14:02:08 / by Stefan Röcker

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In vielen Kanzleien und Behörden kreisen auch im digitalen Zeitalter noch die klassischen Umlauf- und Unterschriftenmappen, mit denen ausgedruckte Dokumente von Schreibtisch zu Schreibtisch transportiert werden. Die darin enthaltenen Dokumente korrigieren die Rechtsanwälte von Hand und geben sie dann an Sachbearbeiter zurück, um Korrekturen durchführen zu lassen. Das braucht viel mehr Zeit und ist deutlich fehleranfälliger als die neue digitale Unterschriftenmappe von agorum® core. Damit haben Sie alle Ihre Akten jederzeit im Überblick, können sich am Monitor über den aktuellen Stand des Vorgangs informieren und finden Akten und einzelne Dokumente bequem über die Suchfunktionen des Dokumentenmanagement-Systems.

 

Alle Mappen im Überblick 

Anstatt sich durch den Stapel auf Ihrem Schreibtisch wühlen zu müssen, haben Sie mit den digitalen Unterschriftenmappen alle laufenden Vorgänge im Überblick. Sie sehen, welche Mappen neu angelegt wurden, welche bearbeitet werden müssen und welche Mappen welche Person in Bearbeitung hat. So können keine Akten mehr verloren gehen und Sie sind immer darüber informiert, in welchem Status sich die Vorgänge befinden.

Alle Mappen und Dokumente sind im Volltext durchsuchbar: Statt sich durch die Akten und Dokumente zu wühlen, geben Sie einfach einen Suchbegriff oder eine Vorgangsnummer ein und haben innerhalb von Sekunden die richtige Akte und die richtigen Dokumente auf dem Bildschirm.  Alle Benutzeroberflächen in agorum® core lassen sich übrigens, wie Sie gleich auch noch sehen werden, an die jeweilige Benutzergruppe flexibel anpassen. 

Digitale Unterschriftenmappe - mit agorum® core alle Vorgänge im Überblick

 

Dokumentenvorschau und Bearbeitung für Sachbearbeiter

Alle in einer Akte befindlichen Dokumente sehen Sie direkt in der Mappenansicht. Ein markiertes Dokument wird auf der rechten Seite als Vorschau angezeigt. Ein Doppelklick öffnet das Dokument, um es zu bearbeiten.

In dieser Beispielkonfiguration haben Sie in der oberen Zeile die Möglichkeit, die Mappe einem Vorgesetzten zur Unterschrift vorzulegen - d.h. zur Freigabe, die Mappe sich selbst zuzuweisen, die Priorität des Vorgangs festzulegen oder bei Bedarf die Mappe zu schließen - sozusagen ad acta zu legen. 

Ansicht einer geöffneten Mappe mit Dokumentenvorschau

 

Mappenübersicht für den Anwalt

Die Oberfläche für den Anwalt zeigt die ihm vorgelegten Mappen nach Priorität aufgelistet an, so dass er immer eine Übersicht hat, welche Vorgänge aktuell bei ihm liegen. Wenn gewünscht, können Anwälte auch die Mappen der Kollegen und der Sachbearbeiter aufrufen, um sich über den Stand in den einzelnen Fällen zu informieren.  

Übersicht über die Mappen für Rechtsanwälte

 

Akte zur Freigabe an Anwalt geben

Fertiggestellte Vorgänge leiten Sachbearbeiter in unserem Beispiel an den zuständigen Anwalt weiter, indem Sie in der Akte links oben die Funktion "Mappe als unterschriftsreif markieren" auswählen. Die Akte wandert in der Ansicht des Sachbearbeiters in den Bereich "Mappen in Bearbeitung beim Anwalt" (siehe auch ersten Screenshot).

Mappe zur Unterschrift vorlegen

 

Akten freigeben und korrigieren 

Beim Anwalt erscheinen Akten, die neu in der Liste sind, in gelb markiert. Sie haben so immer den Überblick, welche Vorgänge zu bearbeiten sind und mit welcher Priorität sie erledigt werden sollen. Mit einem Klick auf die Akte öffnet er die Mappe mit den Dokumenten.

Neue Mappen werden markiert

 

Je nachdem, wie Sie in Ihrer Kanzlei arbeiten, können die Anwälte entweder die Dokumente selbst direkt in Ihrem Textverarbeitungsprogramm bearbeiten oder, wie in diesem Beispiel, sich PDF-Dokumente anzeigen lassen. In dieser Kanzlei versehen Anwälte die PDF-Dokumente mit Kommentaren und geben sie dann zurück an die Mitarbeiter, die dann die Korrekturen in den Dokumenten vornehmen.

Mappe mit PDF-Vorschau

 

Korrigierte Dokumente markieren Sie über das Kontextmenü. So wissen Sachbearbeiter sofort, welche Dokumente sie sich vornehmen müssen. 

Korrigierte Dokumente markieren

 

Zusätzlich können Sie den Sachbearbeitern einen Kommentar hinterlassen, was zu beachten ist.

Korrekturkommentare eingeben

 

 Die korrigierten Dokumente werden farbig deutlich markiert.

Zu korrigierende Dokumente sind sofort ersichtlich

 

Bei Sachbearbeitern erscheint die neue Mappe in der Übersicht wieder farbig markiert und kann entsprechend ihrer Priorität korrigiert werden.

Übersicht für Sachbearbeiter

 

Welche Dokumente korrigiert werden sollen, sehen Sachbearbeiter sofort an der farbigen Markierung.

Zu korrigierendes Dokument in der Vorschau

 

Mappe zum Versand freigeben 

Ist nach der nächsten Korrekturschleife alles in Ordnung, kann die Mappe vom Anwalt zum Versand freigegeben und nach Vollzug geschlossen werden.

Mappe freigeben

 

Alle Vorgänge in der Kanzlei im Überblick

Mit den elektronischen Unterschriftenmappen von agorum® core haben Sie die Vorgänge in Ihrer Kanzlei perfekt im Griff. Keine Mappe kann mehr in einem Stapel verschwinden, Dokumente gehen nicht mehr verloren und die langwierige Suche nach Informationen in einem Papierarchiv entfällt komplett. Durch die Digitalisierung der Vorgänge verlieren Sie keine Zeit mehr und haben alle Prozesse unter Kontrolle. Versäumte Termine oder verschwundene Dokumente gehören damit der Vergangenheit an. 

 

Möchten Sie sich die digitale Unterschriftenmappe einmal vorführen lassen? Zögern Sie nicht und vereinbaren Sie einen unverbindlichen Demo-Termin!

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Themen: Dokumentenmanagement




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