Digitale Transformation gilt schon jetzt als eins der Buzzwords des Jahres. Fakt ist, dass sich Unternehmen dem digitalen Wandel stellen müssen, um langfristig zukunftsfähig zu bleiben. Denn egal, ob sie die Digitalisierung aktiv vorantreiben oder noch an alten Strukturen festhalten, sie sind mittendrin im Transformationsprozess – ob sie wollen oder nicht. Deswegen ist genau jetzt die richtige Zeit, ein neues Dokumentenmanagement-System einzuführen.
Warum überhaupt digitale Transformation? Und was hat das mit Dokumentenmanagement zu tun?
Nahezu überall verfügbares, schnelles Internet hat unsere Realität – und damit auch unsere Erwartungshaltung – nachhaltig verändert. Informationen sollen bitte schön auf Knopfdruck verfügbar sein. Interessenten oder Kunden möchten auf alle Fragen sofort eine Antwort bekommen, nicht erst in einer Stunde, morgen oder gar übermorgen. Und im Arbeitsleben trachten alle Beteiligten danach, möglichst unabhängig zu werden von Bürozeiten, festen Arbeitsplätzen und starren Strukturen.
Um mit dieser Entwicklung Schritt zu halten bzw. sie bestmöglich für die eigene Wertschöpfung zu nutzen, sind Unternehmen unter anderem aufgefordert:
- Geschäftsprozesse digital abzubilden und sie idealerweise zu automatisieren und damit erheblich zu beschleunigen
- Wissen zentral und sofort verfügbar zu machen (Wissensmanagement)
- jedem Mitarbeiter jederzeit alle Informationen zur Verfügung zu stellen, die er für seine Arbeit braucht – übersichtlich aufbereitet und sofort nutzbar
- eine Infrastruktur für eine effiziente abteilungs- oder sogar standortübergreifende Zusammenarbeit zu schaffen
- eine einfache projekt- und kundenbezogenen Kommunikation zu ermöglichen
Was ein modernes Dokumentenmanagement-System zur Digitalisierung beitragen kann
Warum Dokumentenmanagement der effizienteste Hebel für die Digitalisierung ist, haben wir in einem anderen Blogbeitrag bereits ausführlich erörtert, deswegen möchten wir an dieser Stelle darauf konzentrieren, die wichtigsten externen und internen Zielgruppen zu beleuchten, die ein Unternehmen im Zuge der digitalen Transformation bedienen muss.
Der neue, "digitale" Kunde erwartet schnelleren und besseren Service
Stellen Sie sich mal vor, Sie sind Kunde. Keine wirkliche Herausforderung, oder? Denn natürlich sind Sie ja Kunde, wenn auch vermutlich nicht beim eigenen Unternehmen. Und als Kunde haben Sie langjährige Erfahrung mit Ihren “Lieferanten”. Sie wissen, welche technischen Möglichkeiten Unternehmen heutzutage zur Verfügung stehen und erwarten daher, dass der Sachbearbeiter am anderen Ende der Telefonleitung sofort eine Antwort auf Ihre Fragen parat hat. Dass er weiß, ob ein Produkt verfügbar ist, Spezifikationen, Anwendungsbereiche etc. erläutern kann – sprich, alles tut, um Ihnen den Service zu bieten, den Sie gerne hätten. Ist dies nicht der Fall, bekommt das Unternehmen schnell den Stempel träge, altmodisch, schlechter Geschäftspartner aufgedrückt.
Ein modernes Dokumentenmanagement-System hat alles, was ein Unternehmen braucht, um den “Kundenservice-Turbo” einzuschalten:
- Es organisiert alle wichtigen Daten übersichtlich in elektronischen Akten, z.B. Projektakten oder Kundenakten.
- Mit einer schnellen Suchfunktion finden die Mitarbeiter im Kundenservice die gewünschten Informationen, ohne sich merken zu müssen, wo sie abgelegt sind. Sie haben dabei die Auswahl zwischen der umfassenden Volltextsuche und der gezielten Suche über Parameter oder Metadaten.
- Übersichtliche, individuell konfigurierbare Dashboards für Kunden oder Projekte bieten jederzeit den vollen Überblick über E-Mails, Aufgaben, Termine und vieles mehr.
Mobil, flexibel und kreativ: Mitarbeiter wünschen sich einen zeitgemäßen Arbeitsplatz
Fragt man Mitarbeiter, wie sie sich eine zeitgemäße Arbeit mit Daten, Dokumenten und Informationen vorstellen, kommen meist sehr praxisorientierte Anforderungen: Bei Kundenterminen immer alle wichtigen Unterlagen dabei haben, ohne sie vorher aufwändig zusammenstellen und auf den Laptop packen zu müssen. Auf dem Weg ins Büro schon mal die E-Mails checken, To Do-Listen anpassen und sich mental auf den Arbeitstag vorbereiten. Schnell, einfach und sicher Daten mit Geschäftspartnern austauschen, ohne den Mailserver des Unternehmens mit riesigen Datenmengen zu belasten. Ein Dorn im Auge sind den meisten Mitarbeitern auch umständliche Routinetätigkeiten, die viel Zeit fressen, aber wenig Erfolgserlebnisse bringen, z.B. die manuelle Ablage von Dokumenten.
Ein browserbasiertes Dokumentenmanagement-System ermöglicht es dem Mitarbeiter, seinen Arbeitsplatz überall hin mitzunehmen und auf Geschäftsreise oder im Homeoffice am Laptop genauso zu arbeiten wie er es im Büro tun würde. Mit mobilen Apps kann er auch vom Smartphone und Tablet auf das DMS zugreifen, E-Mails lesen und vieles mehr.
Lieferanten, Steuerberater und andere Geschäftspartner freuen sich ebenso wie Kunden über schnelle Reaktionen und verlässliche Zusammenarbeit
Unternehmen, die ihre Daten im Griff haben, sind gern gesehene Geschäftspartner, auf die man sich verlassen kann. Lieferanten wissen, dass die Rechnungen schnell geprüft und zuverlässig beglichen werden. Der Steuerberater freut sich über gut aufbereitete Daten, die ihm die Arbeit erleichtern. Und auch alle anderen Partner bekommen genau die Informationen, die sie brauchen.
Mithilfe eines modernen Dokumentenmanagement-Systems ist es schnell und einfach möglich, externe Partner in interne Workflows und Prozesse einzubinden. Sie können beispielsweise von außen auf für sie freigegeben Bereiche im Dokumentenmanagement-System zugreifen, die Dashboards von Projekten einsehen, an denen sie mitarbeiten und vieles mehr. Die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit funktioniert reibungslos, effizient und ohne viel Aufwand.
FAZIT
Ein modernes Dokumentenmanagement-System kann heute viel mehr als noch vor einigen Jahren. Viele Funktionen und Module sind speziell auf die Anforderungen der digitalen Ära zugeschnitten – es lohnt sich daher, für eine effiziente digitale Transformation auf ein gutes DMS zu setzen.
