Dokumentenmanagement Blog

Die elektronische Projektakte: Das Ass im Ärmel des Kundenberaters

[fa icon="calendar"] 30.06.2015 14:40:00 / by Stefan Röcker

Die elektronische Projektakte: Das Ass im Ärmel des Kundenberaters

 

Wenn ich an meine Zeit zurück als Kundenberater in Marketing- und Werbeagenturen nachdenke, ärgert es mich sehr, dass ich damals noch kein Dokumentenmanagement-System (DMS) kannte. Hätte mir damals schon ein DMS mit Projektakten zur Verfügung gestanden, wäre mir viel Zeit und Aufwand erspart geblieben. Es ist schwierig abzuschätzen, aber ich überschlage einmal ganz vorsichtig, dass alleine die Hälfte der Folgetermine, um mit dem Kunden Änderungen zu besprechen, hinfällig gewesen wären. Man hätte das alles halt wesentlich einfacher haben können... 

 

Keine Fragen bleiben offen, immer alles mit dabei.

Das komplett papierlose Büro existiert zwar auch weiterhin nur auf dem Papier, aber was früher und nicht allzu selten auch heute noch in manchen Büros an Papier produziert und angehäuft wird, ist nur noch schwer zu verstehen. Denn Papier ist in den meisten Fällen einfach unpraktikabel und ineffizient. Wenn ich früher zu einem großen Kunden gefahren bin, um ein Projekt zu besprechen, hätte ich manchmal eigentlich einen Kleintransporter gebraucht, um mich für alles zu wappnen, was möglicherweise hätte kommen können.

Neben den Aktentaschen und Aktenordnern mit Layouts, Briefingunterlagen, Korrespondenz, Besprechungsnotizen, Angeboten usw. hätte ich eigentlich auch alle E-Mails zum Projekt ausdrucken müssen. Und das alles nicht nur für das Projekt, das Thema der Besprechung sein sollte, nein auch für die fünf anderen Projekte, die gerade mit dem Kunden parallel liefen. Da das nicht möglich war, blieben oft Fragen ungeklärt, die dann umständlich im Nachhinein aufgearbeitet werden mussten und im schlechtesten Fall das Projekt unnötig verzögerten. 

Elektronische Akten hätten mich hier ganz einfach unterstützt. Denn damit hätte ich online Zugriff auf alle Informationen gehabt, die ich benötige. Und das alles auch noch schnell im Volltext durchsuchbar. Wie oft hätte es Diskussionen abgekürzt, dass diese Zusatzleistung nicht im Angebot kalkuliert ist und gesondert abgerechnet werden müsste. Oder das die Änderung im Layout ein expliziter Wunsch des Abteilungsleiters war, den er in einer E-Mail geäußert hat und nicht auf unserem Mist gewachsen ist. 

 

Zurück auf die alte Version. Mit nur einem Klick!

Apropos Layout! Ein absolutes Schmankerl wäre für mich die Versionierungsfunktion in einer elektronischen Projektakte gewesen. Über all die Jahre und Agenturen hinweg war es ein Running-Gag, dass Kunden in vielen Projekten nach x-Schleifen wieder zu einem der ersten Layouts zurückgekehrt sind. Die Agentur hatte sich ja was dabei gedacht, aber oft musste das Layout nach dem persönlichen Gusto des Auftraggebers verändert und solange hin und hergeschoben werden, bis am Ende doch wieder das zu Beginn präsentierte Design ausgewählt wurde.

Bis zu diesem Punkt zu kommen, ist aber schwierig und umständlich, wenn nur die letzten Versionen des geänderten Layouts auf Papier vorliegen. Dann heißt es Besprechung beenden, zurück in die Agentur, die alten Layouts wieder herauskramen und einen neuen Termin vereinbaren. Wobei herauskramen leider oft genug nicht so einfach war, denn der Grafiker hatte die alte Version längst überschrieben, weil der Kunde es ja schon "ultimativ" abgeschossen hatte. Also musste das Layout zeitaufwändig wieder nachgebaut werden. 

Mit der Versionierungsfunktion einer Projektakte in einem DMS wäre es während der Besprechung möglich gewesen, das alte Layout auf Knopfdruck wiederherzustellen und an Ort und Stelle zu verabschieden. Das hätte allen Zeit und damit Geld gespart.

 

Zu kleine Postfächer? Kein Problem mit virtuellen Datenräumen.

Zugegeben, extrem kleine Postfächer, die E-Mails mit mehr als 50MB nicht mehr empfangen können, werden seltener, aber immer noch gibt es Probleme mit dem Versand großer Daten per E-Mail. Zudem enstehen beim Hin- und Herschicken von Dokumenten oft so viele unterschiedliche Versionen, dass nachher keiner mehr so genau weiß, welche die richtige ist. Beides waren und sind unangenehme Probleme.

Früher hat man das Problem mit der Dateigröße gelöst, indem man irgendeinen IT-affinen Mitarbeiter damit beauftragt hat, die Datei per FTP auf einen Webserver zu legen, von dem der Kunde sie dann per Link heruntergeladen hat. Heute macht man das direkt aus der Projektakte im Dokumentenmanagement-System heraus. Mit nur einem Rechtsklick, wird über das Kontextmenü das Dokument für den Kunden in einen Datenraum gelegt, der für ihn von aussen zugänglich ist. Er kann das Dokument bearbeiten und wieder zurückspeichern, wobei natürlich eine neue Version angelegt wird. So können Dokumnete unkompliziert geteilt und gemeinsam bearbeitet werden.

 

Fazit: Mit elektronischen Projektakten sparen Sie sich und Ihren Projektpartnern Zeit und Mühe. Das sorgt für zufriedene Kunden und steigert den Gewinn!

 

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Themen: Dokumentenmanagement, Elektronische Akte




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