Dokumentenmanagement Blog

Die ideale ERP/DMS-Kombination: agorum® core und Odoo eng gekoppelt

[fa icon="calendar"] 21.07.2016 09:20:55 / by Stefan Röcker

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Mit der engen Verknüpfung von agorum® core und Odoo digitalisieren und automatisieren Sie viele Routineprozesse, z.B. in der Buchhaltung oder der Unternehmensorganisation. Im ERP-System erzeugte Objekte und Dokumente, wie Adressdaten, Angebote, Lieferscheine und Rechnungen, werden über Workflows strukturiert in elektronischen Akten im Dokumentenmanagement-System (DMS) abgelegt, systematisch bearbeitet und revisionssicher archiviert. Umgekehrt liefert das DMS automatisch aus Dokumenten erfasste Daten an das ERP-System, die dort direkt einem Vorgang zugeordnet werden. Sind die vom DMS erfassten Daten buchungsrelevant, werden sie mit Buchungsvorschlägen versehen, die Sie nur noch bestätigen oder anpassen müssen. Das macht den Umgang mit Dokumenten wesentlich effizienter, einfacher und kostengünstiger. 

 

 

Enge, praxisorientierte Verzahnung von ERP und DMS 

Im Rahmen eines groß angelegten Kundenprojektes integrierte die agorum® Software GmbH ihr Open Source Dokumentenmanagement-System agorum® core noch tiefer in das ebenfalls als Open Source Software erhältliche ERP-System Odoo. Gemeinsam mit dem Odoo Goldpartner brain-tec entstand eine umfassende Schnittstelle, die es Ihnen ermöglicht, Geschäftsprozesse in Buchhaltung, Vertrieb und Verwaltung zu automatisieren und effizienter zu gestalten.

Dokumente und andere Objekte, wie beispielsweise Adressdaten, tauschen die beiden Systeme barrierefrei miteinander aus und ordnen sie selbstständig den dafür vorgesehenen elektronischen Akten, Workflows und Vorgängen zu. Anhand einiger Beispiele möchte ich Ihnen eine Vorstellung geben, was mit dieser Integration alles möglich ist.

 

Im Odoo erzeugte Daten lösen automatisch Workflows in agorum® core aus

Egal was Sie in Odoo anlegen, auf Wunsch wird dadurch eine Aktion in agorum® core ausgelöst. Erstellen Sie zum Beispiel einen neuen Kunden oder Lieferanten, wird dadurch automatisch eine elektronische Kunden- oder Lieferantenakte im Dokumentenmanagement-System angelegt. Erstellen Sie ein Angebot, einen Lieferschein oder eine Rechnung im ERP-System, wird diese automatisiert im richtigen Verzeichnis in der richtigen Akte im DMS abgelegt. Sie müssen nichts weiter tun - manuelle Tätigkeiten wie die Anlage von Aktenverzeichnissen oder die Ablage von Dokumenten entfallen komplett.

Im DMS sind die Daten geordnet abgelegt, so dass Ihnen alle relevanten Daten zu einem Vorgang übersichtlich in einer Akte zur Verfügung stehen. Umfangreiche Such- und Filterfunktionen lassen Sie jede gewünschte Information schnell finden. Suchen Sie einfach nach Stichworten im Volltext, nach einer konkreten Belegnummer oder zum Beispiel nach allen Angeboten, die in dieser Woche erstellt worden sind und einen bestimmten Angebotswert überschreiten. Die Information steht Ihnen innerhalb weniger Sekunden zur Verfügung. 

Über die im DMS integrierte Workflow-Engine definieren Sie für jedes Objekt in Odoo oder agorum® core Geschäftsprozesse, die ausgelöst werden, sobald das Objekt bestimmte Kriterien erfüllt. Denkbar wäre zum Beispiel, dass bei Bestellungen, die einen bestimmten Wert überschreiten, unterschiedliche Personen oder Gruppen informiert werden. Oder Rechnungen, die Sie freigegeben haben, werden automatisch auf revisionssicher gestellt. Hier sind Ihrer Fantasie keine Grenzen gesetzt. 

 

agorum® core übergibt strukturiert erfasste Daten an Odoo

Eingangsbelege und -dokumente erfassen Sie mit agorum® core genau, archivieren sie automatisch an der richtigen Stelle und übergeben die Metadaten strukturiert an Odoo - egal, ob die Daten elektronisch oder auf Papier in Ihrem Unternehmen eingegangen sind. Papierdokumente werden einfach eingescannt und selbstständig per OCR erfasst, bevor agorum® core DocForm die gewünschten Metadaten ausliest und an das ERP-System übergibt. Bei durchsuchbaren elektronischen Dokumenten - z.B. E-Mails, PDF-, Office-, ZUGFeRD- oder Textdokumenten - entfällt der Scanprozess und die Erfassung kann sofort erfolgen.

So können zum Beispiel vordefinierte Metadaten aus Eingangsrechnungen positionsgenau an Odoo übergeben werden. Odoo übernimmt diese Daten und macht daraus Vorschläge für die Verbuchung, die Sie einfach übernehmen oder bearbeiten können. Bevor die Daten übergeben werden, können Sie die Rechnung natürlich über einen intgrierten Freigabeworkflow an die beteiligten Mitarbeiter leiten und freigeben lassen. Sobald die notwendigen Freigaben erteilt sind, werden die Daten an das ERP-System übermittelt. Einfacher und effizienter können Sie Rechnungen kaum verarbeiten.

 

Queue gewährt reibungslose Kommunikation

Der Datenaustausch zwischen Odoo und agorum® core erfolgt jeweils über eine Queue. Alle Daten und Metadaten, die übermittelt werden sollen, werden in dieser "Warteschlange" gesammelt und in regelmäßigen Abständen gegenseitig abgefragt. Damit ist gewährleistet, dass auch Verbindungsabbrüche keinerlei Probleme verursachen. Selbst wenn ein System partiell nicht erreichbar ist, gehen keine Daten verloren und es kann auf beiden Seiten weitergearbeitet werden. 

 

Optimales Zusammenspiel gewährleistet reibungslose Prozesse

Die enge Verknüpfung zwischen dem Dokumentenmanagement-System agorum® core und dem ERP-System Odoo ermöglicht Ihnen die nahtlose Übergabe aller relevanten Daten zwischen den beiden Systemen. Nach Bedarf reagiert das jeweilig andere System sofort auf Änderungen einzelner Objekte. Damit automatisieren und beschleunigen Sie viele manuelle Standardprozesse und verfügen schnell über alle relevanten Informationen. 

 

Gerne erklären wir Ihnen in einer Livedemo, wie Sie die agorum® core/Odoo-Schnittstelle in Ihrem Unternehmen einsetzen können:

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Themen: News, Dokumentenmanagement, agorum core im Alltag




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